Запись в трудовой книжке – это не просто фиксация факта приёма или увольнения, а юридически значимое действие, которое должно выполняться строго в соответствии с нормативными актами. Основанием для внесения записи служит документ, подтверждающий наступление соответствующего трудового отношения или его изменение. Ниже подробно рассмотрены требования к основанию записи, порядок его оформления и типичные примеры.
Нормативная база
Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (ст. 66, 66.1) и Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 69), запись в трудовую книжку должна производиться:
- в точном соответствии с формулировками действующего законодательства;
- с обязательной ссылкой на статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона;
- с указанием даты и номера документа, послужившего основанием для записи.
Эти положения подтверждаются материалами из сети (данные актуальны на 03:26:12):
«Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующую статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона.»
Что считается основанием записи?
Основанием для внесения записи в трудовую книжку может быть любой документ, который:
- издан работодателем в соответствии с внутренними нормативными актами;
- имеет юридическую силу (приказ, распоряжение, соглашение, договор и т.д.);
- подтверждает факт наступления трудового отношения или его изменения (приём, перевод, увольнение, переименование организации, совместительство и др.).
Наиболее типичные основания:
- Трудовой договор – основной документ при приёме на работу (см. примеры из сети: «Основание для записи трудовой договор»).
- Приказ (распоряжение) о приёме на работу – обязателен при оформлении записи в графе 4.
- Соглашение о переводе на другую постоянную работу – основание для записи о переводе.
- Приказ об увольнении – основание для записи о прекращении трудового договора.
- Приказ о переименовании организации – основание для внесения изменения наименования работодателя в графе 3.
- Приказ о приёме на работу по совместительству – основание для записи о совместительстве (см. фрагмент: «В качестве основания для внесения записи в графе 4 того же раздела укажите реквизиты приказов о приеме на основную работу и на работу по совместительству»).
- Иное решение работодателя (например, протокол собрания учредителей, если оно предусмотрено уставом) – допустимо, если прямо предусмотрено законодательством.
Как оформить основание в графе 4 трудовой книжки
Графа 4 раздела «Сведения о работе» предназначена именно для указания основания записи. Правила заполнения:
- Указывается наименование документа (приказ, распоряжение, трудовой договор, соглашение и т.д.).
- После наименования – дата документа (в формате ДД.ММ;ГГГГ, например, ).
- Через пробел – номер документа (например, № 123).
- При необходимости можно добавить краткое описание (например, «о приёме на работу», «о переводе», «о переименовании»).
Пример записи о приёме на работу:
Приказ № 123 о приёме на работу
Пример записи о совместительстве:
Приказ № 45 о приёме на работу по совместительству
Пример записи о переименовании организации:
Приказ № 7 о переименовании организации (новое наименование – ООО «НоваТех»)
Важно: если в трудовой книжке уже есть запись о работе по совместительству, внесённая ранее по основному месту работы, то после увольнения с основного места нужно указать полное и сокращённое наименование организации (см. фрагмент из сети).
Особенности заполнения при различных ситуациях
Приём на работу (основное место)
Основание – трудовой договор и/или приказ о приёме. В графе 4 указываются реквизиты приказа (дата, номер). Если оформляется электронная трудовая книжка, данные вводятся в соответствующее поле системы.
Работа по совместительству
Для каждой записи о совместительстве необходимо указать:
- наименование организации, где выполняется работа по совместительству;
- дату и номер приказа о приёме на совместительство;
- в графе 3 – сведения о работе (должность, отдел).
Если совместительство оформляется в той же организации, где работает сотрудник по основному месту, то в графе 4 указывается приказ о приёме на работу по совместительству, а в графе 3 – должность совместителя.
Перевод на другую постоянную работу
Основание – соглашение о переводе или приказ о переводе. В графе 4 пишут, например: «Соглашение о переводе от № 5».
Увольнение
Основание – приказ об увольнении. В графе 4 указывают: «Приказ об увольнении от № 202». В графе 3 – причина увольнения (по соглашению сторон, по инициативе работника и т.д.) с ссылкой на соответствующую статью ТК РФ.
Переименование организации
Если меняется наименование работодателя, в графе 3 делается запись: «Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)», а в графе 4 – основание переименования: «Приказ (распоряжение) работодателя от … № …».
Электронная трудовая книжка
В ЕФРСД (Единый фонд данных о трудовой деятельности) основание указывается в поле «Основание записи». Формат аналогичен бумажному варианту: тип документа, дата, номер. Система автоматически проверяет наличие ссылки на нормативный акт (ст. ТК РФ).
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие ссылки на нормативный акт – всегда указывайте статью ТК РФ (например, «ст. 66 ТК РФ») или иной закон, если основание иное.
- Неправильный формат даты – используйте только арабские цифры, DD.MM.YYYY (двузначный день и месяц, четырёхзначный год).
- Сокращение наименования документа без расшифровки – лучше писать полностью: «Приказ о приёме на работу», а не просто «Приказ».
- Отсутствие номера документа – номер обязателен; если документ без номера (например, внутреннее распоряжение), указывают «без номера» и дату.
- Смешивание оснований – в одной записи указывайте только одно основание (приказ о приёме, соглашение о переводе и т.д.). Если нужно отразить несколько событий, делайте отдельные записи.
Основание записи в трудовой книжке – ключевой элемент, придающий записи юридическую силу и обеспечивающий её соответствие требованиям трудового законодательства. Правильное указание документа, его даты, номера и ссылки на соответствующую статью ТК РФ позволяет избежать споров при проверках государственными органами и защищает права как работника, так и работодателя.
Соблюдая изложенные выше правила и используя приведённые примеры, специалисты по кадрам и бухгалтеры смогут оформлять трудовые книжки точно и без ошибок, независимо от того, ведётся ли учёт в бумажном или электронном виде.
Информация, использованная в статье, актуальна на 03:26:12 ().