В трудовую книжку вносятся сведения, которые подтверждают факт трудовых отношений между работником и работодателем. Какие именно события и документы могут стать основанием для такой записи, разбираем подробнее.
Основания для внесения сведений
Внести запись в трудовую книжку можно по следующим основаниям:
- Приём на работу – заключение трудового договора, предоставление копий паспорта и иных документов, подтверждающих личность.
- Изменение условий труда – изменение места работы, должности, tariffной ставки, режима рабочего времени.
- Отпуск, увольнение, перевод – оформление отпусков, увольнения по собственному желанию, сокращению, переводов между подразделениями.
- Воинская служба по контракту – в соответствии с постановлением Рострада от 2021 г., сведения о прохождении военной службы по контракту вносятся в трудовую книжку.
- Изменения в личных данных – смена фамилии, имени, отчества, даты рождения, места жительства.
- Служебные документы – приказы, приказы о повышении квалификации, благодарности, премиях.
Электронный формат трудовой книжки
С 10 июня 2021 г. в Украине началось переводение бумажных документов в электронный формат, в т.ч. и трудовых книжек. Это упрощает процесс внесения и обновления сведений, а также позволяет быстро проверять информацию.
На официальном сайте ПФУ (Пенсионного фонда Украины) указано, что для граждан Украины доступен уникальный электронный сервис, позволяющий без очередей и личного присутствия в офисе вносить сведения в трудовую книжку.
Как оформить запись в электронной форме?
- Войдите в личный кабинет на портале ПФУ.
- Выберите раздел «Трудовая книжка».
- Заполните форму данными, подтверждающими основание записи (трудовой договор, приказ об увольнении и т.д.).
- Подтвердите ввод сведений электронной подписью или иным способом, предусмотренным системой.
- Получите подтверждение о внесении записи.
Что требуется для подтверждения основания записи?
Для того чтобы запись была признана законной, необходимо приложить к ней оригинальный или заверенный копией документ, подтверждающий факт:
- Трудового договора (или его копии).
- Приказа о приёме на работу или об увольнении.
- Справки о прохождении военной службы по контракту (в случае, если речь идёт о военной службе).
- Документов, подтверждающих изменение личных данных (например, акт изменения фамилии).
Почему это важно?
Записи в трудовой книжке используются для расчёта пенсии, компенсаций, подтверждения трудового стажа и других выплат. Поэтому их точность и полнота имеют решающее значение как для работника, так и для работодателя.
Если вы планируете внести сведения о военной службе по контракту, обратите внимание на официальные рекомендации Рострада, где указано, что такие сведения обязательны к внесению в трудовую книжку.
Краткое резюме
Основания для внесения записи в трудовую книжку включают:
- Приём на работу.
- Изменение условий труда.
- Отпуск, увольнение, перевод.
- Воинскую службу по контракту.
- Изменения в личных данных.
- Прочие служебные документы.
С 2021 г. процесс оформления записей стал более удобным благодаря электронному формату, однако для подтверждения записи всегда необходимо приложить соответствующий документ.