Трудовая книжка – один из ключевых документов, фиксирующих трудовую деятельность работника. Правильное заполнение и своевременное внесение сведений в неё регулируется Трудовым кодексом РФ, нормативными актами Министерства труда и соцзащиты, а также внутренними локальными нормативными актами работодателя. Ниже рассматриваются все основания, по которым в трудовую книжку вносятся записи.
В соответствии с п. 9 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утв. 320н), в трудовую книжку вносятся сведения о:
- личных данных работника;
- образования и его изменениях;
- выполняемой работе;
- переводах на другую постоянную работу;
- награждениях за трудовые заслуги;
- основаниях прекращения трудового договора;
- увольнении работника;
- иных обстоятельствах, требующих фиксации (например, переход на электронный формат).
Все эти сведения вносятся не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа, распоряжения или иного решения работодателя, являющегося основанием для записи.
Приказ (распоряжение) работодателя
Записи вносятся на основании официального приказа, распоряжения или иного решения работодателя. Приказ должен содержать:
- номер и дату;
- мотивированное обоснование;
- перечень сведений, подлежащих внесению;
- подпись уполномоченного лица.
Если приказ содержит несколько пунктов (например, перевод и премирование), каждое из них фиксируется отдельным пунктом в книжке.
Награждения и премирование
Награждения (почетные грамоты, ордена, медали, благодарности) вносятся в соответствии с п. 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек. При этом:
- наименование ордена/грамоты;
- дата его присвоения;
- причина награждения (за какие заслуги);
- номер приказа о награждении.
Переводы и изменения условий труда
Перевод работника на другую постоянную должность или изменение условий труда оформляется отдельным приказом. В книжку вносятся:
- дата перевода;
- новая должность и подразделение;
- изменения в должностных обязанностях;
- изменения в условии труда (рабочее время, ставка и т.п.).
Увольнение
Запись об увольнении вносится в день увольнения. В неё включаются:
- дата увольнения;
- причина увольнения (по статье ТК РФ);
- номер и дата приказа об увольнении;
- сведения о расчёте (оклад, премирование, компенсации).
Исправление ошибок и дополнения сведений
Если в книжке допущена неточность, её необходимо исправить в соответствии с Правилами исправления записей (п. 30 Порядка). Существует три допустимых способа:
- Добавление актуальной информации – ввод новой записи рядом с прежней, без её удаления.
- Зачеркивание и подпись – старую запись зачеркивают, ставят подпись уполномоченного лица и вносят исправленные данные.
- Печать новой страницы – при необходимости вставки целой новой страницы (допускается только в бумажных версиях).
Важно: при исправлении не удаляют уже существующие записи, а лишь дополняют их или делают их более точными.
Порядок внесения сведений
Для обеспечения юридической корректности записи вносятся в строгом порядке:
- в хронологическом порядке (сначала самая ранняя запись);
- в пределах 5 рабочих дней со дня издания приказа;
- с указанием даты, номера приказа и подписи ответственного лица.
Пример оформления записи:
Номер приказа: 156-р Сведения: Перевод на должность «Старший аналитик» с . Подпись: ______________________
Электронная трудовая книжка
С в РФ действует электронный формат трудовой книжки, который заполняется через сервис Госуслуг. Основные особенности:
- мгновенная передача данных между работодателем и контролирующими органами;
- отсутствие необходимости в бумажных носителях;
- автоматическое ведение хронологии записей;
- возможность подтверждения наличия ЭТК через личный кабинет.
С в электронную трудовую книжку вносятся сведения о некоторых гражданско‑правовых договорах (ГПХ), что расширяет её функциональность.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли вносить запись о награждении почетной грамотой?
Да. Постановление МОСТ № 16‑о от 16 октября 2023 г. предписывает фиксировать в книжке все виды наград, включая почетные грамоты, если они выданы в связи с трудовыми заслугами.
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки у работника?
Подтверждением служит выписка из личного кабинета на портале Госуслуг, где отображается номер и статус ЭТК, а также подтверждающий документ от работодателя.
С какого года впервые оформляется электронная трудовая книжка?
С все новые сотрудники оформляются в электронном виде. Для уже работающих работников переход на ЭТК производится по их желанию и в соответствии с внутренними регламентами.
Внедрение правильных оснований для внесения сведений в трудовую книжку позволяет:
- соблюдать требования Трудового кодекса и нормативных актов;
- обеспечить достоверность и актуальность информации о работнике;
- избежать спорных ситуаций при проверках трудовой инспекции;
- упростить процесс оформления переводов, премирований и увольнений;
- перейти на электронный формат без потери юридической силы записей.
Тимely и корректное оформление трудовых книжек – залог прозрачности трудовых отношений и защиты прав как работодателя, так и работника.