Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника на протяжении всего его профессионального пути. С 2023 года введены новые формы и правила её ведения, а с 2026 года требования к заполнению стали ещё строже и детализированнее. Одним из ключевых элементов любой записи в трудовой книжке является основание для внесения записи. Именно от правильного указания этого основания зависит законность и юридическая значимость всей записи. В этой статье мы подробно разберём, какие документы могут служить основанием для заполнения трудовой книжки, как правильно их указывать и какие ошибки нельзя допускать.

Что такое «основание для записи» в трудовой книжке?

Основание для записи — это официальный документ, на основании которого кадровый работник вносит сведения в трудовую книжку. Это не просто формальность: именно этот элемент обеспечивает юридическую обоснованность всех изменений в трудовом стаже работника. Без правильного основания запись может быть признана недействительной, что повлечёт за собой серьёзные последствия для работника (например, при оформлении пенсии) и для работодателя (штрафы, проверки, судебные иски).

Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек, утверждённому приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н (в ред. от 2025–2026 гг.), основание для записи должно быть:

• официальным документом;
• подписанным уполномоченным лицом;
• иметь дату и номер (если применимо);
• соответствовать формулировкам Трудового кодекса РФ или иных федеральных законов.

Основания для записи в трудовой книжке: подробный перечень

В зависимости от типа события (приём, перевод, увольнение, изменение ФИО и т.д.) основанием для записи служат разные документы. Ниже — полный список с пояснениями.

Приём на работу

Основание: трудовой договор (ст. 67 ТК РФ).

• В графу 4 («Основание») вносится: «Трудовой договор № ___ от «___» __________ 20__ г.».
• Если трудовой договор заключён в устной форме (для краткосрочных работ), то основанием служит приказ о приёме на работу (форма № Т-1).

Перевод на другую работу

Основание: приказ (распоряжение) работодателя или согласие работника в письменной форме (ст. 72, 72.1 ТК РФ).

• В графу 4 указывается: «Приказ № ___ от «___» __________ 20__ г.».
• Если перевод связан с изменением должности — указывается приказ о переводе.
• Если перевод по инициативе работника, прилагается его заявление, но основанием остаётся приказ работодателя.

Увольнение

Основание: приказ об увольнении (форма № Т-8 или Т-8а) или решение суда (если увольнение произошло по решению суда).

• Формулировка в графе 4 должна точно соответствовать статье Трудового кодекса РФ. Например:
• «Уволен по собственному желанию в соответствии с пунктом 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
• Если увольнение по инициативе работодателя: «Уволен по пункту 5 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
• При увольнении по приговору суда: «Уволен на основании приговора суда от «___» __________ 20__ г.».

Изменение фамилии, имени, отчества

Основание: официальные документы, подтверждающие смену ФИО.

• Свидетельство о браке (при замужестве);
• Свидетельство о расторжении брака (при возврате девичьей фамилии);
• Свидетельство об изменении имени/отчества (по решению ЗАГСа);
• Паспорт с новыми данными (в качестве подтверждения).

В графе 4 указывается: «На основании свидетельства о заключении брака № ___ от «___» __________ 20__ г.».

Получение образования, квалификации, специальности

Основание: документ об образовании (диплом, аттестат, свидетельство о прохождении курсов и т.д.).

• Запись вносится только при поступлении на работу, требующую специальных знаний или подготовки (например, врач, учитель, бухгалтер).
• В графу 4 вносится: «На основании диплома о высшем образовании № ___ от «___» __________ 20__ г.».

Работа по совместительству

Основание: копия приказа о приёме на работу по совместительству или справка с места основной работы.

• Запись о совместительстве вносится в трудовую книжку только по письменному заявлению работника.
• Основание: «На основании копии приказа № ___ от «___» __________ 20__ г. о приёме на работу по совместительству».

Награждение, поощрение

Основание: приказ о поощрении (форма № Т-11) или грамота, благодарность с печатью организации.

• Запись вносится в специальный раздел трудовой книжки (развороты 8–14).
• Основание: «На основании приказа № ___ от «___» __________ 20__ г.».

Вахтовый метод работы

Важно: запись о вахтовом методе работы в трудовую книжку не вносится. Это не является основанием для отдельной записи. Однако при увольнении или приёме на работу, если работа велась по вахтовому методу, это указывается в приказе и трудовом договоре, но не в трудовой книжке как отдельная запись.

Как правильно указывать основание в трудовой книжке?

Правила заполнения графы 4 («Основание») строго регламентированы:

1. Точность формулировок — все формулировки должны точно соответствовать тексту Трудового кодекса РФ или иных федеральных законов. Нельзя использовать разговорные или упрощённые выражения (например, «уволен по соглашению сторон», правильно: «по соглашению сторон в соответствии с пунктом 1 части первой статьи 77 ТК РФ»).
2. Указание даты и номера документа — без этого запись считается неполной и может быть признана недействительной.
3. Использование печати и подписи, приказы и другие документы, служащие основанием, должны быть подписаны руководителем и скреплены печатью организации (если она есть).
4. Срок внесения записи — запись должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней с даты издания приказа (согласно Инструкции № 69);

Примеры правильного заполнения графы 4:

• Приём на работу: «На основании трудового договора № 12/2026 от г.»
• Увольнение по собственному желанию: «Уволен по собственному желанию в соответствии с пунктом 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»
• Изменение фамилии: «На основании свидетельства о заключении брака № 1456 от г.»
• Перевод на другую должность: «Переведён на должность главного бухгалтера на основании приказа № 45 от г.»

Что нельзя использовать в качестве основания?

Ни в коем случае не допускается использовать в качестве основания:

• устные распоряжения;
• электронные письма без подписи;
• самодельные бланки без печати;
• копии документов без заверения;
• заявления работника без приказа работодателя (кроме случаев, прямо предусмотренных законом, например, при увольнении по собственному желанию — но и здесь основанием остаётся приказ).

Даже если работник написал заявление об увольнении, основанием для записи в трудовой книжке остаётся приказ, а не заявление.

Особенности заполнения трудовой книжки нового образца (с 2023 г.)

С 1 января 2023 года введён новый бланк трудовой книжки (утверждён приказом Минтруда № 320н). Его особенности:

• 14 разворотов для сведений о работе (вместо 12 в старом образце);
• 7 разворотов для награждений;
• улучшенная защита от подделок (водяные знаки, микротекст);
• все записи вносятся только чернилами чёрного цвета (карандаш, синие чернила, запрещены);
• записи не допускается делать с помарками, зачёркиваниями, исправлениями, при ошибке оформляется дубликат.

Что делать при ошибке в основании?

Если в трудовой книжке допущена ошибка в основании (например, указан неверный номер приказа или неверная статья ТК РФ), то:

1. Запись не зачёркивается и не исправляется!
2. Вносится новая запись с правильным основанием, с пометкой: «Запись № ___ признаётся недействительной».
3. Новая запись оформляется на основании документа, подтверждающего исправление — например, приказа об исправлении ошибки.
4. Все действия оформляются в журнале учёта трудовых книжек (форма № Т-2).

Электронная трудовая книжка: основание тоже важно!

С 2020 года работники могут выбрать электронный формат трудовой книжки. В этом случае:

• Все основания для записей также должны быть подтверждены документами;
• Работодатель передаёт информацию в Пенсионный фонд РФ через электронный документооборот;
• Основание указывается в электронном приказе, который автоматически синхронизируется с Единой информационной системой ПФР.

Таким образом, даже при переходе на электронный формат основание остаётся обязательным элементом — просто оно теперь хранится в цифровом виде.

Основание для заполнения трудовой книжки — это не просто «бумажка», которую нужно указать для галочки. Это юридическое доказательство, подтверждающее легитимность всех записей в трудовом стаже работника. Ошибка в основании может привести к:

• отказу в назначении пенсии;
• признанию трудового стажа неполным;
• штрафам для работодателя (до 50 000 рублей по ст. 5.27 КоАП РФ);
• дисквалификации руководителя;
• судебным разбирательствам.

Важно помнить: каждый документ, на основании которого вноситься запись, должен быть оформлен в строгом соответствии с законом. Кадровик — не просто «бумажник», а ответственный за правовую чистоту трудовых отношений. Правильное указание основания — это залог надёжности, прозрачности и защиты прав работника.

Следите за обновлениями: с 2026 года Минтруд может ввести дополнительные требования к электронным основаниям (например, электронная подпись работодателя обязательна). Всегда проверяйте актуальные версии приказов на официальном сайте Минтруда России: https://trud.gov.ru.

Помните: точность в деталях — основа профессионализма!