В соответствии с действующим Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и нормативными актами, касающимися ведения трудовых книжек, каждый факт записи в книжке работника должен быть обоснован конкретным документом‑основанием. Ни одна запись не может быть сделана без указания такого основания – иначе она считается недействительной.

Что считается «основанием» для записи?

В ТК РФ основанием для внесения сведений в трудовую книжку называется официальный документ, на основании которого происходит событие, требующее фиксации. К таким документам относятся:

• Приказ (распоряжение) работодателя о приёме на работу;
• Трудовой договор;
• Решение учредительного органа о назначении на должность;
• Приказ о переводе, об увольнении, о награждении, о премировании;
• Опровергающие документы (оправдательный приговор, постановление о прекращении уголовного дела и т.п.).

Каждое из этих документов содержит реквизиты, которые необходимо отразить в соответствующей графе трудовой книжки.

Примеры типовых оснований

1. Приказ о приёме на работу – указывается дата, номер и наименование приказа, а также подпись руководителя.
2. Трудовой договор – в графе «Основание» указывается «Трудовой договор № 123 от ».
3. Решение учредительного органа – в графе «Основание» записывается «Решение Учредительного органа № 45 от о назначении на должность директора».
4. Приказ об увольнении – указывается дата, номер и основание увольнения (например, «по статье 81 ТК РФ»).

Как правильно оформить запись в графе «Основание»

Согласно практике кадровых специалистов, в графе 4 (или аналогичной) указываются реквизиты документа, на основании которого произошло событие. Формат записи должен строго соответствовать требованиям ТК РФ:

• Наименование документа (приказ, договор, решение и т.д.);
• Номер документа;
• Дата издания документа;
• Если требуется, ссылка на конкретную статью ТК РФ или иной нормативный акт.

Пример оформления:

Основание: Приказ № 15 от «О приёме на работу Иванова И.И. на должность менеджера отдела продаж».

Особенности внесения записей по разным типам оснований

Приём на работу

Запись в графе 1 ставится порядковый номер, в графе 2 – дата приема, в графе 4 – реквизиты приказа (номер, дата). Пример:

001
Приказ № 07 от «О приёме на работу Петровой П.П. на должность бухгалтера».

Перевод, изменение должности, повышение

При изменении условий труда в графе «Основание» указывается соответствующий приказ о переводе или повышении. Пример:

Основание: Приказ № 33 от «О переводе Сидорова С.С. с должности инженера в отдел разработки на должность ведущего инженера».

Увольнение

Для записи об увольнении в графе «Основание» указывается приказ об увольнении, а также дата фактического прекращения трудовых отношений. Пример:

Основание: Приказ № 56 от «Об увольнении Кузнецова К.К. по статье 81 ТК РФ с ».

Награждения и премирование

Записи о премиях, наградах и благодарностях вносятся в отдельный раздел «Сведения о награждении». Основанием служит приказ о награждении, где указываются наименование ордена, медали, сумма премии и дата их предоставления.

Ошибки, которых нельзя допускать

При заполнении трудовой книжки часто встречаются типичные ошибки, которые могут привести к признанию записи недействительной:

• Отсутствие указания полного названия документа‑основания.
• Неуказание номера и даты документа.
• Смешивание разных оснований в одной записи (например, одновременно указывая договор и приказ);
• Несоответствие формулировок требованиям ТК РФ (использование разговорного стиля вместо официальных формулировок).

Эксперты отмечают, что в графе «Основание» можно одновременно указывать несколько документов, если они оба регламентируют одно и то же событие. Однако каждый документ должен быть оформлен отдельным пунктом, чтобы избежать недоразумений.

Как внести пропущенную запись без ошибок

Если в трудовой книжке пропущена запись, её можно добавить позже, но только после тщательного соблюдения процедуры:

1. Определить документ‑основание, на котором должна быть основана запись.
2. Сформировать текст записи, строго соответствующий требованиям ТК РФ.
3. Указать дату, с которой начинает действовать соответствующее событие.
4. Внести запись в соответствующую графу, подписав её личной подписью работника (если требуется).
5. При необходимости оформить дубликат трудовой книжки.

Пример записи, если пропустили нужную запись:

Основание: Приказ № 21 от «О назначении Иванова И.И. на должность руководителя отдела». 
Дата начала действия: .

Краткое резюме

Все записи в трудовую книжку вносятся на основании официальных документов, которые регламентируют соответствующее событие в трудовых отношениях. Правильное оформление основания включает указание полного названия документа, его номера, даты и, при необходимости, ссылки на конкретные статьи ТК РФ. Ошибки в формулировках могут привести к признанию записи недействительной, поэтому каждый документ следует фиксировать строго согласно установленным нормам.

Соблюдение этих правил гарантирует юридическую корректность трудовой документации и защищает как работодателя, так и работника от возможных споров в будущем.