Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Согласно статье 66 ТК РФ‚ она имеет установленную форму и является обязательной для всех работающих граждан. Одно из ключевых правил ведения этого документа гласит: сведения вносятся в трудовую книжку исключительно по месту основной работы. В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно вносить записи‚ что делать при работе по совместительству‚ и как эти правила трансформируются в 2026 году с учетом электронных трудовых книжек (ЭТК).
Что такое основное место работы?
Основным местом работы считается та организация или тот работодатель‚ где сотрудник выполняет трудовые функции в течение полного рабочего времени‚ и где хранится его трудовая книжка. Именно этот работодатель несет ответственность за ведение‚ хранение и своевременное внесение всех записей в документ.
Если работник трудится у нескольких работодателей‚ выбрать основное место работы можно только у одного из них. У остальных работодателей он будет числиться как совместитель.
Работа по совместительству: как внести запись?
Часто возникает вопрос: если сотрудник подрабатывает в другой компании‚ кто должен фиксировать этот факт? Ответ однозначен — работодатель по основному месту работы.
Однако здесь есть важные нюансы:
- Внесение записи — это право‚ а не обязанность. Сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по желанию работника. Если сотрудник не хочет фиксировать совместительство‚ работодатель по основному месту не имеет права вносить эту запись по своей инициативе.
- Основание для внесения. Чтобы кадровик на основной работе сделал запись‚ работник должен предоставить подтверждающий документ. Обычно это заверенная копия приказа о приеме на работу по совместительству или справка от работодателя-совместителя.
Когда лучше вносить запись о совместительстве?
По общему правилу‚ как работодателю‚ так и самому работнику целесообразно вносить записи в трудовую книжку о работе по совместительству уже после того‚ как сотрудник уволится с работы по совместительству. Это позволяет зафиксировать полный период работы и причину увольнения. Однако закон не запрещает внести запись и в момент приема на работу совместителем.
Перевод совместителя на основное место работы
На практике встречаются ситуации‚ когда работник увольняется с основного места работы‚ и его подработка становится главным местом трудоустройства. Как быть в этом случае?
Утрата первостепенного рабочего места не является автоматическим основанием для изменения статуса в текущей организации. Если сотрудник до даты приема на основную работу отказался от трудоустройства у первоначального работодателя‚ у того отсутствуют основания для внесения записи о приеме.
В таком случае работа по совместительству становится основным местом работы. Сделать запись в трудовой книжке о переводе с внешнего совместительства на основное место работы можно в рамках текущей организации. Для этого необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору‚ издать приказ и внести соответствующую запись в трудовую книжку.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году: новые реалии
С 1 января 2020 года в России введен новый формат — электронная трудовая книжка. К 2026 году процесс цифровизации кадрового учета достиг нового уровня.
Что такое ЭТК?
Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности работника‚ которые хранятся в электронной базе Социального фонда России (СФР). Наличие ЭТК значительно уменьшает риски повреждения‚ утери или фальсификации документа.
Кто выбирает формат книжки?
Другие работники (те‚ у кого стаж начался до 2021 года) вправе выбрать способ ведения трудовой книжки: электронная или бумажная (ст. 66‚ 66.1 ТК РФ). Можно вести оба формата одновременно.
Для сотрудников‚ принятых на работу впервые в 2026 году
Если сотрудник устраивается на работу впервые (ранее не работал по трудовому договору‚ ТК не оформлялась)‚ трудовая книжка открывается исключительно в электронной форме. Бумажный вариант таким работникам уже не оформляется.
Обязанности работодателя в 2026 году
На всех лиц‚ работающих по трудовым договорам‚ работодатели обязаны подавать в СФР Сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1). В этом отчете фиксируются все кадровые изменения: прием‚ перевод‚ увольнение. Если работа выполняется на совместительских условиях‚ в ЕФС-1 обязательно фиксируется это условие.
Краткий алгоритм действий для кадровика
- Прием на основную работу: Внести запись о приеме в бумажную трудовую книжку (если она ведется) и отправить сведения в СФР по форме ЕФС-1.
- Прием по совместительству: Не вносить запись в трудовую книжку до получения заявления от работника и подтверждающих документов от работодателя-совместителя.
- Оформление совместительства как основной работы: Оформить дополнительное соглашение‚ издать приказ и внести запись в бумажную ТК (при ее наличии)‚ а также подать обновленные сведения в СФР.
Правило «сведения вносятся в трудовую книжку по месту основной работы» остается фундаментальным как для бумажной‚ так и для электронной формы документа. Работодатель по основному месту обязан вести учет стажа‚ а по желанию работника — вносить сведения о совместительстве на основании подтверждающих документов. В 2026 году важно учитывать требования ТК РФ в части ведения ЭТК и своевременной подачи отчетности в СФР‚ чтобы избежать штрафов и обеспечить сохранность трудового стажа сотрудников.