Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника․ Именно в нем документально фиксируются все важнейшие изменения в профессиональной жизни человека: прием на работу, переводы, увольнения и награждения․ Заполнение трудовых книжек строго регулируется законодательством, в частности статьей 66 ТК РФ, а также актуальным приказом Минтруда России от № 320н, который подробно раскрывает нюансы внесения сведений и исправления ошибок․

Чтобы правильно читать или заполнять этот документ, необходимо четко понимать, где какие части в трудовой книжке находятся и за что они отвечают․

Классическая бумажная трудовая книжка состоит из нескольких логических и физических разделов․ Каждый из них несет свою специфическую функцию․

ьный лист (Сведения о работнике)

Это самая первая часть документа․ Здесь содержится персональная информация о владельце:

• Фамилия, имя, отчество (согласно паспорту);
• Дата рождения;
• Уровень образования, специальность;
• Профессия;
• Дата заполнения трудовой книжки;
• Подпись работника и подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек;
• Печать организации (если применимо)․

Важно: Если персональные данные меняются (например, при смене фамилии), старые данные зачеркиваются, а новые записываются рядом․ Ссылка на документ-основание (свидетельство о браке и т․д․) дается на внутренней стороне обложки․

Раздел «Сведения о работе»

Это самая объемная и значимая часть трудовой книжки․ Она состоит из граф, в которые вносится информация о трудовом пути сотрудника:

1. Графа 1 — порядковый номер записи;
2. Графа 2 — дата события (принятия, перевода, увольнения);
3. Графа 3, наименование организации-работодателя (указывается в соответствии с учредительными документами, также вносится сокращенное наименование при наличии)․ Заполнение этой части трудовой начинается именно с графы 3․ Ниже указывается сама запись о приеме, переводе или увольнении с указанием должности и структурного подразделения;
4. Графа 4 — ссылка на документ, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение, их дата и номер)․

В этот раздел вносятся сведения о выполняемой работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении, а также основания прекращения трудового договора․

Раздел «Сведения о награждениях»

В этой части отражаются сведения о награждениях за успехи в работе: государственные награды, почетные грамоты, звания и другие знаки отличия․ Структура граф здесь полностью аналогична разделу «Сведения о работе»․ Важно: записи о обычных премиях, предусмотренных системой оплаты труда, в этот раздел не вносятся․

Вкладыш в трудовую книжку

Если разделы «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» заканчиваются, вшивается вкладыш․ Он является продолжением трудовой книжки и без нее недействителен․ На ьном листе самой трудовой книжки ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается его серия и номер․

Правила оформления дат и учета бланков

Существуют строгие правила заполнения документа, которые необходимо соблюдать:

• Формат дат: записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся исключительно арабскими цифрами․ Число и месяц указываются двузначными цифрами, а год — четырехзначными (согласно п․ 3 Порядка)․ Например, если работник был принят на работу 20 мая 2025 года, запись в трудовой книжке будет выглядеть так: ․
• Хранение бланков: бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности․ Они выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, исключительно по его заявке․
• Учет движения: в специальной книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее указываются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также выданные новые․

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и переходный период

С 2021 года в России начался масштабный переход на электронные трудовые книжки․ С 1 января 2026 года переходный период по внедрению ЭТК завершается․ Это означает, что трудовой стаж граждан теперь в первую очередь формируется и хранится в электронном виде․

Как посмотреть сведения ЭТК?

Просмотреть сведения электронной трудовой книжки застрахованные лица могут несколькими способами:

• В личном кабинете на портале Госуслуг;
• Через соответствующие официальные приложения для смартфонов;
• При необходимости сведения электронной трудовой книжки могут быть предоставлены в виде бумажной выписки․

Сохраняется ли бумажная версия?

Традиционные бумажные трудовые книжки сохраняются, если они уже заведены и работник не написал заявление об отказе от ведения бумажной книжки․ Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено для тех, кто сохранил бумажный формат․

Однако стоит учитывать: с 2021 года при приеме на работу специалистов по кадрам обязали формировать только электронные трудовые книжки для тех, кто устраивается впервые․ Работнику, принятому на первую в его жизни работу, бумажная трудовая книжка более не оформляется․ После заполнения (если она еще ведется) трудовая книжка остается в отделе кадров компании-работодателя, и в случае необходимости он должен ее актуализировать․

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

С помощью трудовой книжки можно подтвердить опыт работы, а также стаж для пенсии или социальных выплат․ Если трудовая книжка утеряна или испорчена, отчаиваться не стоит․

Подтвердить стаж для начисления пенсии можно с помощью альтернативных документов: справок от работодателей, выписок из архивов, сведений из Пенсионного фонда (которые теперь аккумулируются в Социальном фонде России), а также данных электронной трудовой книжки․

Знание структуры и правил заполнения трудовой книжки необходимо как работникам, так и специалистам по кадрам․ Бумажный документ имеет четкое разделение на ьный лист, сведения о работе и сведения о награждениях․ В то же время цифровизация меняет подход к учету стажа: электронная трудовая книжка становится основным источником информации, а бумажная постепенно переходит в разряд архивных, хотя и остается на руках у тех, кто решил ее сохранить․