С переходом на электронную трудовую книжку (ЭТК) многие вопросы, связанные с оформлением увольнения, получили более простую и прозрачную форму. Однако формальности остаются, и работодатель обязан предоставить сотруднику ряд документов, которые подтверждают его трудовую деятельность и расчеты. Ниже подробно разберём, какие именно сведения выдаются при увольнении, как их оформлять и какие сроки соблюдаются.

• Электронный документ «ЕФС‑1» – запись о приёме и увольнении в системе электронного учёта. По решению Минтруда (письмо № 14‑6/ООГ‑2661) выписка из ЕФС‑1 при увольнении не требуется, так как сама запись в системе является официальным подтверждением.
• Справка по форме СТД‑Р – обязательна при увольнении и содержит сведения о всех местах работы, должностях, датах начала и окончания трудового договора. Выдаётся по заявлению сотрудника либо автоматически при увольнении.
• Приказ об увольнении – документ, оформляемый работодателем в соответствии с § 11 Закона от  N 27‑ФЗ. Он содержит дату увольнения, причину и подписи руководителя.
• Расчётный лист с расшифровкой выплат – включает в себя зарплату, надбавки, удержания, налоговые вычеты и т.д. Работник имеет право получить копию в день расторжения договора.
• Справка о доходах за последние 2 года (для расчёта больничного и других пособий) – выдаётся работодателем в день увольнения.
• Справка о пенсионных взносах – подтверждает, что все взносы были уплачены в соответствии с законодательством.
• Справка о начисленных и уплаченных НДФЛ – необходима для корректного расчёта налогов;
• Справка о начисленных и уплаченных страховых взносах – подтверждает, что работодатель выполнил все обязательства по социальному страхованию.

Порядок выдачи документов

1. Подготовка документов – работодателю необходимо собрать все сведения в электронном виде и подготовить печатные копии, если работник предпочитает бумажный формат.
2. Сроки – согласно п. 5 ст. 11 Закона от  N 27‑ФЗ, запись в ЕФС‑1 должна быть сделана не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении. Аналогично, справка СТД‑Р и остальные документы выдаются в тот же день.
3. Форма выдачи – документы могут быть выданы в электронном виде (через портал «Госуслуги» или корпоративный портал) либо в бумажном виде по запросу сотрудника.
4. Подтверждение получения – работник подписывает акт приёмки документов (если выдаётся в бумажном виде) или подтверждает получение в системе.

Что делать работодателю, если работник не получил все документы

• Проверить, что все обязательные записи внесены в ЕФС‑1 и СТД‑Р.
• Убедиться, что справки о доходах, НДФЛ и пенсионных взносах сформированы корректно.
• Если работник просит бумажные копии, оформить их в соответствии с требованиями ФЗ «О трудовой книжке».
• В случае отсутствия каких‑либо документов – немедленно подготовить их и выдать сотруднику.

Часто задаваемые вопросы

• Нужна ли выписка из бумажной трудовой книжки при увольнении, если я работал только в ЭТК? – Нет, согласно Минтруда, выписка из бумажной трудовой книжки не требуется; Вместо неё выдаётся справка СТД‑Р.
• Можно ли получить справку СТД‑Р в электронном виде? – Да, справка может быть выдана в электронном формате через портал «Госуслуги» или корпоративный портал.
• Что делать, если работник не вернул электронную трудовую книжку? – В ЭТК нет физической книги, поэтому возврат не требуеться. Работодатель обязан лишь передать все электронные сведения сотруднику.
• Какие сроки выдачи справки о доходах? – Справка о доходах за последние 2 года должна быть выдана в день расторжения договора.

Пример списка документов при увольнении (2026 год)

• Приказ об увольнении
• Справка СТД‑Р (электронная/бумажная)
• Расчётный лист с расшифровкой выплат
• Справка о доходах за последние 2 года
• Справка о пенсионных взносах
• Справка о начисленных и уплаченных НДФЛ
• Справка о начисленных и уплаченных страховых взносах
• Справка о начисленных и уплаченных налогах на имущество (если применимо)

Переход на электронную трудовую книжку не избавляет от обязательств работодателя, но упрощает процесс хранения и передачи сведений. При увольнении сотрудник имеет право получить:

• электронный документ «ЕФС‑1» (запись в системе);
• справку по форме СТД‑Р;
• приказ об увольнении;
• расчётный лист и справки о доходах, НДФЛ, пенсионных и страховых взносах.

Соблюдение сроков (не позднее следующего рабочего дня после приказа) и правильное оформление документов обеспечит законность увольнения и защиту прав обеих сторон.