Обновлено: 22 мая 2026 года
Самое главное помнить: Запись об образовании в трудовой книжке должна основываться исключительно на подлинных, надлежаще заверенных документах (аттестат, диплом, свидетельство и т.д.). Не допускается внесение информации на основании устных заявлений или неофициальных документов.
Основные правила заполнения графы «Образование» в трудовой книжке
Юридическая основа
Согласно действующему законодательству Российской Федерации, в частности:
- Закону об образовании в РФ;
- Правилам ведения и хранения трудовых книжек;
- Постановлению Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»;
- Приказу Минобрнауки России от 13 февраля 2014 г. № 115 «Об утверждении Порядка заполнения, учета и выдачи трудовых книжек».
Запись об образовании вносится на основании следующих документов:
- Диплома о высшем образовании;
- Аттестата о среднем общем образовании;
- Свидетельства о начальном профессиональном образовании;
- Удостоверения о повышении квалификации;
- Свидетельства о профессиональной переподготовке;
- Иных документов, подтверждающих полученное образование.
Важно! Если сотрудник предъявляет копию документа, она должна быть нотариально заверена или заверена работодателем с указанием «Копия верна», даты и подписи ответственного лица.
Уровни профессионального образования в РФ
Современная система образования в России включает следующие уровни профессионального образования:
- Среднее профессиональное образование (СПО):
- Программы подготовки квалифицированных рабочих, служащих (ППКРС);
- Программы подготовки специалистов среднего звена (ППССЗ).
- Высшее образование:
- Бакалавриат;
- Специалитет;
- Магистратура;
- Подготовка кадров высшей квалификации (аспирантура, ординатура и др.).
- Дополнительное профессиональное образование:
- Повышение квалификации;
- Профессиональная переподготовка.
Как правильно указать образование в трудовой книжке
Формат записи
Запись об образовании вносится в раздел «Сведения о работе» в виде:
Образование — [уровень и направление подготовки]
Примеры правильных записей:
- Образование высшее бакалавриат, направление «Экономика»
- Образование высшее специалитет, специальность «Юриспруденция»
- Образование среднее профессиональное, специальность «Слесарь-ремонтник»
- Образование среднее общее
Запись уровня образования
Если в документе об образовании указан конкретный уровень (например, «бакалавриат» или «магистратура»), он должен быть отражен в трудовой книжке:
| Уровень образования в документе | Как указать в трудовой книжке |
|---|---|
| Диплом бакалавра по направлению «Менеджмент» | Образование высшее бакалавриат, направление «Менеджмент» |
| Диплом магистра по направлению «Финансы и кредит» | Образование высшее магистратура, направление «Финансы и кредит» |
| Диплом специалиста по специальности «Лечебное дело» (выдан до 2011 года) | Образование высшее |
| Аттестат о среднем общем образовании | Образование среднее общее |
| Диплом о среднем профессиональном образовании по специальности «Повар» | Образование среднее профессиональное, специальность «Повар» |
Запись профессии и специальности
В строке «Профессия, специальность» указывается:
- Конкретная профессия или специальность, полученная по диплому;
- Направление подготовки (для высшего образования);
- Квалификация (если указана в документе).
Примеры:
- Профессия, специальность бухгалтер
- Профессия, специальность инженер-электрик
- Профессия, специальность медицинская сестра
- Профессия, специальность повар 4 разряда
Обратите внимание! Если сотрудник имеет несколько дипломов, в трудовой книжке указывается высшее образование (если есть), а затем — дополнительное профессиональное образование (переподготовка, повышение квалификации);
Обучение в ПТУ, СПТУ и техникуме: что указывать?
История вопроса
В советское время профессионально-технические училища (ПТУ) преобразовывались в средние профессионально-технические училища (СПТУ), которые давали:
- Среднее общее образование (аттестат);
- Среднее профессиональное образование (диплом с присвоением квалификации).
Согласно Постановлению ЦК КПСС и Совета Министров СССР от 2 апреля 1969 г;, к 1984 году большинство ПТУ стали средними (СПТУ).
Современная трактовка
В настоящее время:
- ПТУ (профессионально-техническое училище), учреждение начального профессионального образования;
- СПТУ (среднее профессионально-техническое училище), учреждение среднего профессионального образования, дающее одновременно среднее общее и профессиональное образование;
- Техникум, учреждение среднего профессионального образования;
- Колледж — учреждение среднего профессионального образования (чаще всего приравнивается к техникуму).
Как правильно указать в трудовой книжке:
- Если выдан аттестат о среднем общем образовании и диплом с присвоением квалификации → Образование среднее профессиональное, специальность [название]
- Если выдан только свидетельство о присвоении квалификации → Профессия, специальность [название]
- Если выдан только аттестат о среднем общем образовании → Образование среднее общее
Пример: Работник окончил СПТУ в 1980 году, получил аттестат и диплом слесаря 4 разряда.
В трудовой книжке должно быть указано:
Образование среднее профессиональное, специальность слесарь 4 разряда
Профессия, специальность слесарь 4 разряда
Входит ли учеба в трудовой стаж?
Общий трудовой стаж
Согласно Закону РФ от 12 февраля 1993 г. № 4468-I «О пенсионном обеспечении лиц, проходивших военную службу, службу в органах внутренних дел…» и Федеральному закону от 28 декабря 2013 г. № 400-ФЗ «О страховых пенсиях»:
- Периоды обучения в ПТУ, техникуме, колледже, ВУЗе НЕ включаются в страховой стаж для начисления пенсии;
- Однако, периоды обучения до 1 января 2002 года учитывались при исчислении общего трудового стажа для оценки пенсионных прав;
- Страховой стаж (необходимый для назначения пенсии) формируется только из периодов трудовой деятельности, за которые уплачивались страховые взносы.
Важно! Даже если в трудовой книжке сделана запись об обучении (например, «Учеба в ПТУ с 1985 по 1987 год»), эти периоды не учитываются при расчете пенсии.
Стаж для больничных листов
Периоды обучения не включаются в страховой стаж для оплаты больничных листов и иных пособий.
Частые ошибки и как их избежать
Неправильное указание уровня образования
Ошибка: Указание просто «высшее образование» без уточнения уровня (бакалавриат, специалитет, магистратура).
Последствие: Возможны проблемы при прохождении аттестации, конкурса на замещение должностей, при поступлении в аспирантуру.
Решение: Уточняйте уровень образования в соответствии с документом.
Указание несуществующих уровней
Ошибка: Указание «незаконченное высшее» или «высшее профессиональное».
Последствие: Несоответствие требованиям должностных инструкций.
Решение: Используйте только официальные уровни, утвержденные законодательством.
Неправильное указание профессии
Ошибка: Указание слишком общей профессии (например, «инженер») без указания специализации.
Последствие: Затруднения при трудоустройстве, так как работодателю сложно понять квалификацию соискателя.
Решение: Указывайте конкретную специальность (например, «инженер-электрик», «инженер-строитель»).
Указание нескольких образований в одной строке
Ошибка: Запись «Образование высшее, среднее профессиональное» в одной строке.
Последствие: Несоответствие требованиям к заполнению трудовых книжек.
Решение: Указывайте высшее образование в графе «Образование», а среднее профессиональное — в графе «Профессия, специальность».
Примеры заполнения трудовой книжки
Пример 1. Выпускник бакалавриата
Документы: Диплом бакалавра по направлению «Управление персоналом», выданный в 2020 году.
Запись в трудовой книжке:
Образование высшее бакалавриат, направление «Управление персоналом»
Профессия, специальность бакалавр по направлению «Управление персоналом»
Пример 2. Выпускник специалитета (выдан до 2011 года)
Документы: Диплом специалиста по специальности «Лечебное дело», выданный в 2005 году.
Запись в трудовой книжке:
Образование высшее
Профессия, специальность врач-лечебник
Пример 3. Выпускник СПТУ
Документы: Аттестат о среднем общем образовании и диплом слесаря 5 разряда, выданные в 1985 году.
Запись в трудовой книжке:
Образование среднее профессиональное, специальность слесарь 5 разряда
Профессия, специальность слесарь 5 разряда
Пример 4. Выпускник техникума
Документы: Диплом о среднем профессиональном образовании по специальности «Повар», выданный в 2022 году.
Запись в трудовой книжке:
Образование среднее профессиональное, специальность повар
Профессия, специальность повар 4 разряда
Что делать, если образование не указано или указано неверно?
Ошибки в уже существующей записи
Если в трудовой книжке уже сделана неверная запись об образовании, необходимо:
- Получить дубликат документа об образовании (если оригинал утерян);
- Обратиться к работодателю с заявлением о внесении исправлений;
- Работодатель на основании подлинного документа вносит корректирующую запись;
- Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.
Пример заявления:
Директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
от Петрова Петра Петровича
Заявление
Прошу внести исправление в трудовую книжку. В графе «Образование» указана неверная запись: «высшее профессиональное». На основании диплома бакалавра по направлению «Экономика», выданного в 2020 году, прошу изменить запись на: «Образование высшее бакалавриат, направление «Экономика».
______________ /Петров П.П./
Отсутствие записи об образовании
Если в трудовой книжке отсутствует запись об образовании, работник может:
- Предъявить подлинный документ об образовании работодателю;
- Работодатель на основании документа вносит соответствующую запись;
- Запись заверяется в установленном порядке.
Ответственность за неправильное заполнение
Неправильное указание образования в трудовой книжке может повлечь:
- Административную ответственность для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ);
- Имущественную ответственность работодателя перед работником в случае причинения ущерба;
- Проблемы при трудоустройстве (несоответствие требованиям должностных инструкций);
- Отказ в назначении пенсии или иных социальных выплат.
Полезные советы
Проверяйте документы перед внесением записи
- Убедитесь, что документ подлинный и не поддельный;
- Проверьте наличие всех необходимых реквизитов (печать, подпись, серия и номер);
- Сверьте данные с паспортом работника.
Храните копии документов
Рекомендуется:
- Сохранять копии документов об образовании в личном деле работника;
- Сверять записи в трудовой книжке с копиями;
- Регулярно обновлять информацию при получении новых документов (переподготовка, повышение квалификации).
Используйте официальные бланки
Записи должны вноситься:
- Четким, разборчивым почерком;
- Чернилами черного, синего или фиолетового цвета;
- Без помарок и исправлений;
- С обязательным заверением подписью ответственного лица и печатью организации (если есть).
Важно! Записи в трудовую книжку вносятся только при приеме на работу или при изменении образования. Вносить записи в процессе работы по другим основаниям (например, при переводе на другую должность) не допускается.
Правильное указание образования в трудовой книжке — это не только требование закона, но и залог успешного трудоустройства, прохождения аттестации и начисления пенсии. Следуя приведенным рекомендациям, вы сможете избежать ошибок и обеспечить корректность записей в документе.
Помните:
- Все записи основываются на подлинных документах;
- Уровни образования указываются в соответствии с действующим законодательством;
- Периоды обучения не включаются в страховой стаж;
- При возникновении сомнений обращайтесь к нормативным актам или квалифицированным специалистам.
Следите за изменениями в законодательстве и своевременно обновляйте записи в трудовой книжке — это поможет избежать проблем в будущем.
Если у вас остались вопросы по заполнению трудовой книжки, обратитесь к кадровой службе вашей организации или к юристу по трудовому праву.