Дата актуализации: 23 мая 2026 г. ( 16:12:28)

Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовой стаж и профессиональную деятельность работника. Несмотря на постепенный переход к электронным форматам, бумажные трудовые книжки продолжают использоваться, а правильное внесение записей в них регулируется нормативными актами Минтруда России и локальными инструкциями организаций.

Кто делает записи в трудовую книжку

• Кадровая служба (отдел кадров) – основной исполнитель, ответственный за ведение и хранение трудовых книжек.
• Руководитель подразделения – может ставить подпись и печать при приёме, переводе или увольнении сотрудника.
• Индивидуальный предприниматель (ИП) – при отсутствии отдельного кадрового отдела делает записи самостоятельно и заверяет их своей подписью.
• Уполномоченное лицо по электронной трудовой книжке (ЭТК) – вносит данные в личный кабинет работника на портале «Работа в России» или в корпоративную систему.

Основные правила заполнения трудовых книжек (2026 год)

1. Записи делаются разборчивым почерком чёрной или синей пастой; карандаш не допускается.
2. Каждая запись получает последовательный номер в графе № 1.
3. В графе № 2 указывается дата внесения записи (день, месяц, год).
4. Графа № 3 содержит текст записи (приём, перевод, увольнение, награждение и т.д.).
5. Запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации (при наличии).
6. При обнаружении ошибки запись признаётся недействительной и оформляется исправление согласно инструкции (см. раздел «Исправление ошибок»).

Типы записей, которые делают в трудовой книжке

Запись о приёме на работу

Согласно инструкции Минтруда, запись о приёме делается в день приёма сотрудника на работу. Пример оформления (2026 г.):

– Принят на работу в ООО «Ромашка» на должность менеджера по продажам (приказ № 45 от ).

Запись о переводе (внутри организации или в другое подразделение)

При переводе указываются:

• дата перевода;
• новое структурное подразделение;
• новая должность (или сохранение прежней при изменении места работы).

Пример:

– Переведён из отдела продаж в отдел маркетинга на должность старшего специалиста (приказ № 112 от ).

Запись об увольнении

Увольнение оформляется в день прекращения трудового договора. Указываются:

• дата увольнения;
• основание (по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штата и т.д.);
• номер и дата приказа об увольнении.

Пример:

– Уволен по собственному желанию (приказ № 205 от ).

Запись о награждении

Награждение (почётные грамоты, благодарности, премии) вносится в раздел «Сведения о награждении». Правила такие же, как и для раздела «Сведения о работе».

Запись о совместительстве и вахтовом методе работы

Совместительство фиксируется отдельной записью с указанием места основной работы и места совместительства. Вахтовый метод отражается как обычный приём/увольнение, но с пометкой «вахтовым методом» в графе № 3.

Запись о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 2021 г. работодатели обязаны сдавать сведения в ПФР по форме СЗВ‑ТД. При переходе на ЭТК в бумажной книжке делается запись:

– Сведения о трудовой деятельности переданы в электронный вид (форма СЗВ‑ТД за август 2026 г.).

Особенности заполнения в 2026 году

В 2026 г. актуализированы следующие положения:

• Обязательное указание номера приказа о кадровом перемещении (если такой приказ издан).
• При отсутствии приказа (например, при приёме по гражданско‑правовому договору) запись делается с пометкой «без приказа».
• Уточнён порядок внесения исправлений: недействительная запись перечёркивается одной чертой, сверху пишется «Недействительно», а ниже – новая запись с новым номером.
• Разрешено использовать факсимиле подписи при условии, что оно заверено печатью организации и согласовано внутренним нормативным актом.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК ведётся в личном кабинете работника на портале «Работа в России». Задачи кадровой службы:

1. Вносить сведения о приёме, переводе, увольнении, награждении.
2. Подтверждать достоверность данных электронной подписью УКЭП.
3. Ежеквартально передавать сведения в ПФР по форме СЗВ‑ТД.

Преимущества ЭТК:

• Минимизация риска потери или повреждения документа.
• Быстрый доступ к выписке о стаже для работника и ПФР.
• Снижение трудозатрат на ведение бумажных книжек.

Исправление ошибок в трудовой книжке

Если обнаружена неверная запись:

1. Ошибочную запись признать недействительной (одной чертой + надпись «Недействительно»).
2. Внести новую запись с последующим номером.
3. Указать дату исправления и подпись ответственного лица.
4. При необходимости поставить печать организации.

Пример исправления:

– Запись за номером 3 недействительна.
– Уволен по инициативе работодателя (приказ № 210 от ).

Печать и подписи: где ставить

• На ьном листе – печать организации при выдаче книжки.
• При каждом кадровом перемещении – оттиском печати заверяются все внесённые за период записи.
• При увольнении – печать ставится после последней записи о работе, подтверждая завершение трудовой деятельности в данной организации.

Правильное ведение трудовых книжек – это не только соблюдение законодательства, но и гарантия защиты прав работника при подтверждении стажа, получении пенсии и социальных выплат. В 2026 году акцент сделан на точность, своевременность внесения данных и взаимодействие с электронными формами. Кадровым специалистам рекомендуется:

• Регулярно обновлять знания по приказам Минтруда и локальным нормативным актам.
• Выполнять пробную запись в черновике перед внесением в официальный документ.
• При переходе на ЭТК не забывать о дублировании сведений в бумажном виде до полного прекращения использования бумажных книжек.

Следуя этим рекомендациям, организация обеспечит корректность и законопослушность ведения трудовых книжек, а работники получат надёжный документ, подтверждающий их трудовой путь.