Обновлено: 23 мая 2026 года

Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В большинстве случаев она хранится у работодателя, но в некоторых ситуациях законодательство предусматривает выдачу ее на руки сотруднику. Рассмотрим основные случаи:

При увольнении работника

Это главный и обязательный случай выдачи трудовой книжки на руки:

• В день увольнения (последний рабочий день) работодатель обязан выдать трудовую книжку с внесенной записью об увольнении;
• Если работник в этот день отсутствует на работе, работодатель направляет ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дает согласие на отправку документа по почте;
• Если работник не явился за трудовой книжкой в течение 3 рабочих дней после увольнения, работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости ее получения;
• Если работник не обратился за трудовой книжкой в течение года после увольнения, работодатель имеет право выслать ее по почте с уведомлением о вручении.

При отказе от ведения бумажной трудовой книжки в пользу электронной

Сотрудники, которые были трудоустроены до 1 января 2021 года, могли выбрать способ ведения трудовой книжки:

• Продолжать вести бумажную трудовую книжку;
• Или перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК) и получить бумажную на руки.

Для этого необходимо:

1. Написать письменное заявление в свободной форме;
2. Подать заявление работодателю;
3. Работодатель делает соответствующую запись в трудовой книжке об отказе от ее ведения;
4. Трудовая книжка выдается на руки сотруднику под подпись.

При приеме на работу впервые

Если гражданин устраивается на работу впервые и ранее не имел трудовой книжки:

• Работодатель оформляет трудовую книжку на нового сотрудника;
• В некоторых случаях (по желанию работника) бумажная трудовая книжка может быть выдана на руки;
• Однако, как правило, она хранится у работодателя до момента увольнения.

При ликвидации организации или прекращении деятельности индивидуального предпринимателя

В случае ликвидации организации или прекращения деятельности ИП:

• Работодатель обязан выдать трудовую книжку каждому сотруднику в последний рабочий день;
• Если организация ликвидирована, а документы уничтожены, ответственность за выдачу трудовых книжек несет правопреемник или вышестоящая организация;
• Если правопреемника нет, трудовая книжка выдается в территориальном органе Пенсионного фонда РФ.

При направлении трудовой книжки по почте по просьбе работника

Работник может обратиться к работодателю с просьбой выслать трудовую книжку по почте:

• Работодатель обязан выполнить просьбу в течение 3 рабочих дней со дня получения заявления;
• Отправка осуществляется заказным письмом с уведомлением о вручении;
• Работник обязан компенсировать почтовые расходы, если это предусмотрено локальными нормативными актами.

Когда трудовая книжка НЕ выдается на руки

В большинстве случаев трудовая книжка хранится у работодателя и выдается только при увольнении. Рассмотрим основные ситуации, когда выдача на руки не предусмотрена:

При переводе на другую должность в той же организации

При внутреннем переводе сотрудника на другую должность:

• Запись о переводе вносится в трудовую книжку;
• Документ остается на хранении у работодателя;
• Выдача на руки не предусмотрена.

При предоставлении отпуска

Даже при предоставлении длительного отпуска (например, декретного):

• Трудовая книжка остается у работодателя;
• Выдача на руки не предусмотрена, кроме случаев, когда работник увольняется.

При временной нетрудоспособности

Нахождение на больничном не является основанием для выдачи трудовой книжки на руки:

• Документ хранится у работодателя;
• После выздоровления сотрудник продолжает работу с той же трудовой книжкой.

Порядок выдачи трудовой книжки на руки

Документы, необходимые для получения

Для получения трудовой книжки на руки необходимо:

• Предъявить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• При получении после увольнения — трудовую книжку с записью об увольнении;
• В некоторых случаях — письменное заявление на выдачу.

Оформление выдачи

При выдаче трудовой книжки на руки оформляется:

• Расписка работника в получении трудовой книжки;
• Запись в журнале учета движения трудовых книжек;
• В случае отправки по почте — уведомление о вручении.

Ответственность работодателя за неправильную выдачу

За нарушение порядка выдачи трудовой книжки на руки работодатель может быть привлечен к ответственности:

• Административной — штраф до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Материальной — возмещение ущерба, причиненного работнику;
• Дисциплинарной — замечание, выговор, увольнение.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли получить трудовую книжку на руки при переводе на другую работу?

Нет. При внутреннем переводе трудовая книжка остается у работодателя и выдается только при увольнении.

Что делать, если работодатель отказывается выдать трудовую книжку при увольнении?

В этом случае необходимо:

1. Написать письменное требование о выдаче трудовой книжки;
2. Обратиться в трудовую инспекцию;
3. Инициировать судебное разбирательство;
4. Требовать компенсацию за задержку выдачи.

Можно ли вернуть трудовую книжку работодателю после получения на руки?

Нет. После выдачи на руки трудовая книжка становится собственностью работника и не подлежит возврату работодателю.

Как получить трудовую книжку, если организация ликвидирована?

В этом случае необходимо обратиться:

• В территориальный орган Пенсионного фонда РФ;
• В архив, где хранятся документы ликвидированной организации;
• В суд для восстановления трудовой книжки.

Трудовая книжка — это важный документ, который подтверждает трудовой стаж гражданина. В большинстве случаев она хранится у работодателя, но в строго определенных ситуациях законодательство предусматривает выдачу ее на руки:

• При увольнении — в последний рабочий день;
• При отказе от бумажной трудовой книжки в пользу электронной;
• При ликвидации организации;
• По просьбе работника, с отправкой по почте.

Работодатель обязан строго соблюдать порядок выдачи трудовой книжки на руки, так как нарушение может повлечь серьезную ответственность. Работники, в свою очередь, должны знать свои права и уметь их защищать в случае нарушения.

Если у вас остались вопросы по теме выдачи трудовой книжки на руки, обратитесь к специалисту по кадрам или проконсультируйтесь с юристом.