Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность сотрудника. Внесение записей в нее требует особой внимательности, так как любая ошибка может привести к серьезным проблемам в будущем. Оформление приема на работу руководителя организации (директора, генерального директора) имеет ряд существенных особенностей, которые кадровику необходимо учитывать.
Особенности приема на работу руководителя
Главное отличие оформления директора от рядового сотрудника заключается в основании для приема на работу. Если для обычного работника основанием является приказ о приеме, то для руководителя первичным документом становится решение собственников компании.
- Если в ООО несколько учредителей: основанием выступает Протокол общего собрания участников (или решение совета директоров) об избрании на должность.
- Если в ООО единственный учредитель: основанием является его Решение о назначении себя (или иного лица) на должность директора.
После этого на основании протокола или решения необходимо издать приказ о приеме на работу (о назначении директора). Право подписать этот приказ имеет сам назначенный руководитель.
Как правильно сделать запись: «принят» или «избран»?
Единственной, но очень важной особенностью при оформлении записи в трудовой книжке генерального директора является формулировка. В графе 3 рекомендуется использовать слово «избран» или «назначен», а не стандартное «принят». Это связано с тем, что директор именно избирается решением участников или назначается решением единственного учредителя.
Пошаговое заполнение сведений о работе
Внесение записи производится в раздел «Сведения о работе» в строгом соответствии с Правилами ведения трудовых книжек:
- В графе 3 в виде заголовка указывается полное наименование организации (например: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»), а ниже — сокращенное наименование при его наличии (ООО «Ромашка»). Под этим заголовком вносятся сами записи.
- Графа 1: Ставится порядковый номер вносимой записи.
- Графа 2: Указывается дата приема на работу (избрания/назначения) арабскими цифрами.
- Графа 3: Делается запись о том, что сотрудник избран (назначен) на должность генерального директора. Если должность предполагает руководство структурным подразделением (директор филиала, фабрики) или в компании несколько директоров (директор по персоналу, сбыту, развитию), указывается полное название структурного подразделения или конкретной должности.
- Графа 4: Вписываются дата и номер документа, на основании которого внесена запись. Здесь нужно указать реквизиты протокола общего собрания участников или решения единственного участника о назначении на должность (ст. 16, 68 ТК РФ). Также можно указать и реквизиты приказа о приеме.
Образец заполнения трудовой книжки директора
Представим, что Иванов И.И. избран на должность генерального директора ООО «Альфа» на основании Протокола №4 от г. Запись будет выглядеть следующим образом:
| Графа 1 (№ записи) | Графа 2 (Дата) | Графа 3 (Сведения о работе) | Графа 4 (Основание) |
|---|---|---|---|
| Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа») | |||
| 11 | 22 05 2026 | Избран на должность генерального директора. | Протокол от №4, Приказ от №1-к |
Важно: Внесенные записи в трудовую книжку следует заверять подписью руководителя или лица, ответственного за ведение кадровой документации, и печатью организации (при ее наличии).
Электронная трудовая книжка (ЕФС-1)
Не стоит забывать, что с 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны подавать отчет ЕФС-1 в Социальный фонд России (СФР) для ведения электронных трудовых книжек. Прием директора также подлежит обязательному электронному учету. Бумажная трудовая книжка продолжает заполняться одновременно, если сотрудник не перешел полностью на электронный формат и не подал соответствующее заявление.
Частые ошибки и как их избежать
Внесение записей, одна из важнейших задач кадрового специалиста. Чтобы избежать проблем для сотрудника в будущем, обратите внимание на следующие нюансы:
- Неверное использование слова «Принят» вместо «Избран» или «Назначен». Хотя это не является грубым нарушением, формулировка должна максимально точно отражать суть кадрового действия.
- Указание в графе 4 только приказа о приеме. Для руководителя основанием является именно решение собственников (протокол/решение), поэтому их реквизиты должны быть указаны обязательно.
- Неверное наименование должности. Должность должна строго соответствовать Уставу организации (например, если в Уставе «Генеральный директор», нельзя писать просто «Директор»).
В остальном записи трудовой книжки директора идентичны всем прочим записям при приеме на работу в любой другой должности. Главное — четко следовать законодательству, правильно указывать формулировку избрания/назначения и не забывать ссылаться на протокол или решение учредителей. Использование актуальных образцов и сверка с учредительными документами позволит избежать ошибок и гарантировать юридическую чистоту трудовой книжки руководителя.