Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Согласно действующему законодательству Российской Федерации, она является основным доказательством трудовой деятельности гражданина. С 2021 года введены значительные изменения в порядок ведения трудовых книжек, однако бумажный вариант до сих пор применяется в ряде случаев. В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить запись о приеме на работу в трудовой книжке, приведем образец бланка, а также рассмотрим актуальные нормы 2026 года.

Законодательная база

Правила ведения и хранения трудовых книжек утверждены Постановлением Правительства РФ от № 225 (с последними редакциями на 2026 год). Также важны:

Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 68, 69)
Федеральный закон № 439-ФЗ от (о переходе на электронные трудовые книжки)
Приказ Минтруда РФ № 478н от (о формате и порядке ведения электронных трудовых книжек)

Бумажная трудовая книжка: когда она еще применяется?

С 2021 года при первичном приеме на работу работодатель обязан предлагать сотруднику выбор: вести трудовой стаж в бумажной или электронной трудовой книжке. Однако:

Если работник уже имел бумажную трудовую книжку до 2021 года — она продолжает действовать по его желанию.
Если работник впервые устраивается на работу после 2021 года, ему оформляется электронная трудовая книжка (ЭТК) по умолчанию, если он не подаст письменное заявление о желании получить бумажную.
Работники, у которых трудовая книжка утеряна или повреждена, могут получить дубликат в бумажном виде.

Бланк записи о приеме на работу в трудовой книжке

Запись о приеме на работу вносится в раздел II трудовой книжки — «Сведения о работе». Формат записи строго регламентирован; Ниже приведен образец заполнения по правилам 2026 года:

Образец записи о приеме на работу:

Дата приема — в формате «число.месяц.год» (например, ).
Наименование работодателя — полное наименование организации (как в учредительных документах).
Должность — указывается точно так, как в штатном расписании и трудовом договоре (например, «инженер-технолог»).
Основание приема — ссылка на приказ (номер и дата) и/или трудовой договор (например, «принят на работу по приказу № 45 от »).

Пример записи:

— принят на работу в ООО «Ростех» на должность инженера-технолога по приказу № 45 от .

Важно!

Запись должна быть сделана в течение 5 рабочих дней со дня фактического выхода работника на работу (ст. 66 ТК РФ).
Запись вносится ручкой чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Красный, зеленый, карандаш — запрещены.
Исправления в трудовой книжке запрещены. При ошибке, делается аннулирующая запись и новая, правильная.
Запись заверяется подписью ответственного лица (кадровика или руководителя) и печатью организации (если она используется).

Электронная трудовая книжка (ЭТК): как оформляется прием на работу?

С 2021 года при приеме на работу впервые работнику оформляется электронная трудовая книжка. Процедура отличается от бумажной:

Работник подает заявление о желании получить ЭТК (если не подал — она создается автоматически).
Работодатель вносит данные о приеме в систему Электронных трудовых книжек через личный кабинет на сайте ПФР (www.pfrf.ru).
В течение 1 рабочего дня данные передаются в Пенсионный фонд РФ.
Работник может отслеживать свою трудовую историю через портал Госуслуги или личный кабинет на сайте ПФР.

Важно: При переходе на ЭТК в 2021–2022 годах работодатели должны были подать сведения о сотрудниках в форме СЗВ-ТД. В 2026 году эта форма остается обязательной при каждом изменении в трудовой деятельности (прием, увольнение, перевод).

Особые случаи

Прием на работу совместителя

Если работник уже имеет трудовую книжку (бумажную или электронную) по основному месту работы, то по совместительству:

Запись о приеме на работу может вестись по его желанию — в трудовую книжку по основному месту работы.
Если работник не просит вносить запись — она не делается.
При работе по совместительству в электронном формате — все данные автоматически отражаются в ЭТК.

Ошибка в записи

Если допущена ошибка (например, неверно указана должность или дата), то:

Создается аннулирующая запись: «Запись № X от [дата] признана недействительной».
Ниже — новая правильная запись с указанием корректных данных.
Обе записи заверяются подписью и печатью.

Документы, необходимые при приеме на работу

Для оформления записи в трудовой книжке работодатель должен получить от работника:

Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
Трудовую книжку (если есть бумажная) или заявление о желании получить ЭТК.
СНИЛС.
Документ об образовании (при необходимости).
Трудовой договор (должен быть подписан до внесения записи).
Приказ о приеме на работу (форма № Т-1 или унифицированная).

Ответственность работодателя

Нарушение правил ведения трудовой книжки влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

Штраф для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей.
Штраф для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
Повторное нарушение — штраф до 70 000 рублей или приостановление деятельности до 90 суток.

Запись о приеме на работу в трудовой книжке — это не просто формальность, а важнейший элемент правового регулирования трудовых отношений. В 2026 году работодатели обязаны:

Четко соблюдать порядок ведения как бумажных, так и электронных трудовых книжек.
Своевременно вносить записи в течение 5 рабочих дней.
Обеспечивать доступ работников к их трудовой истории через порталы Госуслуг и ПФР.
Соблюдать требования к оформлению, подписям и печатям.

Правильно оформленная трудовая книжка — залог защиты прав работника и соблюдения законодательства работодателем. Не пренебрегайте этой процедурой — даже небольшая ошибка может привести к серьезным последствиям при оформлении пенсии, трудовых спорах или проверках.

Совет: Всегда используйте утвержденные формы приказов и шаблоны записей. Регулярно обучайте кадровый персонал новым требованиям — особенно в условиях перехода на цифровые технологии.