Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66, 66.1, 285) трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. При совместительстве (работа по совмещению) запись в трудовую книжку делается по основному месту работы, однако при последующем переводе совместителя на постоянную (основную) должность необходимо оформить соответствующую запись, отражающую изменение характера трудовой деятельности.

Нормативная база

• Статья 66 ТК РФ – форма и ведение трудовой книжки.
• Статья 66.1 ТК РФ – возможность ведения электронной трудовой книжки (ЭТК).
• Статья 285 ТК РФ – понятие работы по совмещению и порядок её оформления.
• Приказ Минтруда России от № 69 – образец заполнения трудовой книжки.
• ФЗ‑402 «О бухгалтерском учёте» (в части отчётности в СФР) – подача сведений о трудовой деятельности (форма ЕФС‑1).

Особенности ведения трудовой книжки при совместительстве

1. Основное место работы – организация, где сотрудник трудоустроен по основному договору. Именно здесь ведётся трудовая книжка (бумажная или электронная).
2. Совместитель – лицо, имеющее дополнительный трудовой договор (по совмещению) в другой организации. Запись о совместительстве вносится только в трудовую книжку по основному месту работы.
3. Сведения, вносимые при совместительстве:
   • дата приёма на работу по совмещению;
   • наименование организации, где выполняется работа;
   • должность, профессия или specialty;
   • вид работы (совмещение).

Перевод совместителя на постоянную работу

Когда работник, ранее трудоустроенный по совмещению, получает предложение о переводе на постоянную (основную) должность в той же организации, где он работал совместителем, необходимо:

1. Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе на постоянную работу (ст. 72 ТК РФ).
2. Изменить характер трудовой функции в трудовой книжке: заменить запись о совмещении на запись о постоянной работе.
3. Внести изменения в электронную трудовую книжку (если она ведётся в электронном виде) либо сделать соответствующую запись в бумажную книжку.
4. Подать обновлённые сведения в Социальный фонд России (форма ЕФС‑1) не позднее пяти рабочих дней с даты внесения изменений.

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Подготовка документов:
   • Трудовой договор (основной) и дополнительное соглашение о переводе.
   • Приказ о переводе сотрудника на постоянную должность.
   • Текущая трудовая книжка (бумажная или выписка из ЭТК).
2. Внесение записи в трудовую книжку:
   • Если книжка бумажная: в разделе «Сведения о работе» делаем новую строку:
     1. Дата – день, месяц, год перевода;
     2. Наименование организации – полное название работодателя;
     3. Должность – новая постоянная должность;
     4. Вид работы – постоянная работа (или оставляем пустым, если в графе «Вид работы» указывается только при совмещении).
   • Если книжка электронная: в личном кабинете работодателя на портале «Госуслуги» или в системе СФР выбираем действие «Изменить запись о трудовой деятельности», указываем новую должность и характер работы (постоянная). Система автоматически формирует запись в формате ЕФС‑1.
3. Подписание и заверение:
   • Запись заверяется подписью уполномоченного лица (руководитель отдела кадров или директор) и печатью организации (если используется бумажная книжка).
   • В ЭТК подпись не требуется – достаточно электронной подписи уполномоченного лица при подаче сведений в СФР.
4. Отчётность в СФР:
   • Формируем справку ЕФС‑1 с обновлёнными сведениями о трудовой деятельности сотрудника.
   • Отправляем в СФР через личный кабинет работодателя не позднее 5 рабочих дней.
5. Информирование сотрудника:
   • Выдаём сотруднику выписку из трудовой книжки (бумажную копию или электронную выписку).
   • Объясняем, что запись о совмещении аннулируется и заменена записью о постоянной работе.

Пример записи в бумажную трудовую книжку

Пример записи в электронную трудовую книжку (формат ЕФС‑1)

{
 "person": {
 "snils": "123-456-789 00",
 "fio": "Иванов Иван Иванович"
 },
 "employmentRecords": [
 {
 "startDate": "2025-09-01",
 "employer": "ООО «Альфа‑Тех»",
 "position": "Инженер‑программист",
 "workType": "Совмещение"
 },
 {
 "startDate": "2026-03-15",
 "employer": "ООО «Альфа‑Тех»",
 "position": "Ведущий инженер‑программист",
 "workType": "Постоянная работа"
 }
 ]
}

Что важно помнить

• Запись о совместительстве никогда не удаляется из трудовой книжки; она остаётся историческим фактом. При переводе на постоянную работу добавляется новая строка, а прежняя запись сохраняется.
• Если сотрудник ведёт электронную трудовую книжку, все изменения отражаются в ЕФС‑1 автоматически после подачи работодателем сведений.
• При бумажной книжке необходимо аккуратно заполнять поля, избегая исправлений; при ошибке следует зачеркнуть неправильную запись, поставить подпись и дату исправления, а затем внести правильную информацию в новую строку.
• Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работник имеет право выбрать форму ведения трудовой книжки (бумажная или электронная). Выбор фиксируется в заявлении при приёме на работу и может быть изменён только по согласию обеих сторон.
• Не забывайте о своевременной подаче сведений в СФР (форма ЕФС‑1). Задержка может повлечь штрафы для работодателя и проблемы с начислением страхового стажа у сотрудника.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли оставить запись о совместительстве после перевода на постоянную работу?

Да, запись о совместительстве остаётся в трудовой книжке как историческая запись. Новая запись о постоянной работе добавляется отдельной строкой.

Нужно ли уведомлять сотрудника о внесении изменений в трудовую книжку?

Да, сотрудник должен получить выписку или копию трудовой книжки с отражёнными изменениями, а также быть ознакомлен с приказом о переводе.

Как оформить перевод, если сотрудник работает по совмещению в нескольких организациях?

Перевод на постоянную работу возможен только в той организации, где работник хочет изменить характер трудовой функции. Записи о совместительстве в других организациях остаются без изменений.

Электронная трудовая книжка обязательна для всех сотрудников с 2021 года?

С 2021 года работодатели обязаны вести трудовую книжку в электронной форме для всех newly hired сотрудников, однако работник может выбрать бумажную форму, если он уже имел трудовую книжку до этой даты и не перешёл на ЭТК.

Какие последствия могут быть, если не внести запись о переводе в трудовую книжку?

Отсутствие записи может привести к спорам при подтверждении трудового стажа, сложностям при назначении пенсии и возможным штрафам для работодателя за нарушение порядка ведения трудовой книжки.

Запись в трудовую книжку по совместительству с последующим переводом на постоянную работу – стандартная кадровая процедура, требующая внимательного соблюдения норм ТК РФ и правил оформления документов. Правильное ведение как бумажной, так и электронной трудовой книжки обеспечивает защиту прав работника, достоверность данных о стаже и бесперебойное взаимодействие с Социальным фондом России. Следуя представленной пошаговой инструкции и учитывая особенности электронного формата, работодатель сможет избежать ошибок и обеспечить корректное отражение трудовой деятельности своих сотрудников.