Дата публикации: 23 мая 2026 г․

Увольнение сотрудника‑пенсионера имеет свои особенности, связанные с оформлением трудовой книжки (или её электронного аналога) и отражением данного события в форме ЕФС‑1․ Ниже рассмотрены нормативные основания, порядок действий кадровой службы и типичные ошибки, которых следует избегать․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст․ 80, 81, 84 (общие правила увольнения)․
• ФЗ № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» – регулирует порядок выплаты пенсии при увольнении․
• Приказ Минтруда России от № 585н – утвердил форму трудовой книжки и порядок её ведения․
• Постановление ПФР от № 345п – регламентирует отражение сведений в форме ЕФС‑1․

Особенности трудовой книжки пенсионера при увольнении

Формат трудовой книжки

С 2021 года в России действует dual‑system:

1. П бумажная трудовая книжка – сохраняется у сотрудников, которые не подали заявление о переходе на электронный вид․
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – ведётся в системе ПФР, доступна через личный кабинет на портале «Госуслуги»․

При увольнении пенсионера необходимо:

• Сделать запись в бумажной книжке (если она ведётся) или внести соответствующее сведение в ЭТК․
• Указать наименование документа‑основания (приказ об увольнении) и дата его издания․
• Поставить отметку «Отразить в трудовой книжке» в системе кадрового учёта (вкладка «Условия увольнения»)․

Содержание записи

Запись о прекращении трудового договора пенсионера должна содержать:

• Дата увольнения (день, месяц, год)․
• Основание увольнения (например, «по собственному желанию», «по соглашению сторон», «в связи с выходом на пенсию»)․
• Номер и дата приказа об увольнении․
• Подпись уполномоченного лица и печать организации (для бумажной формы)․

Отражение в форме ЕФС‑1

При заполнении формы ЕФС‑1 (сведения о застрахованных лицах) необходимо:

• В разделе «Сведения о приёме и увольнении» установить флажок Отразить в трудовой книжке․
• Указать наименование документа (приказ) и его номер․
• Эти данные автоматически попадают в блок «Сведения о прекращении трудового договора» и используются ПФР для начисления пенсии․

Пошаговая инструкция для кадровой службы

1. Получить заявление от сотрудника‑пенсионера об увольнении (или о переходе на электронную трудовую книжку, если ещё не сделано)․
2. Подготовить приказ об увольнении, указав точное основание и дату․
3. Внести запись:
   • Если используется бумажная книжка – сделать запись в разделе «Сведения о работе» и поставить подпись․
   • Если используется ЭТК – загрузить сведения в личный кабинет сотрудника на портале ПФР (через систему «Соцстрах»);
4. Отметить в системе кадрового учёта флажок «Отразить в трудовой книжке» (вкладка «Условия увольнения»)․
5. Заполнить форму ЕФС‑1, указав номер и дату приказа, а также отметив необходимость отражения в трудовой книжке․
6. Выдать сотруднику справку о доходах (2‑НДФЛ) и копию приказа об увольнении (по требованию)․
7. Архивировать приказ и связанные документы в соответствии с внутренними нормами организации (минимум 50 лет)․

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие отметки «Отразить в трудовой книжке» – приводит к тому, что в ЕФС‑1 не попадает сведения о прекращении трудового договора, что может задержать начисление пенсии․ Решение: обязательно проверять данный флажок перед отправкой отчёта․
• Неправильное указание основания увольнения (например, указывая «по собственному желанию», когда фактически выход на пенсию)․ Решение: уточнять у сотрудника мотив и корректно формулировать основание в приказе․
• Запись только в электронной форме, но без дублирования в бумажной книжке (если она ведётся)․ Решение: вести оба параллельно, если сотрудник не подал заявление о полном переходе на ЭТК․
• Отсутствие подписи и печати в бумажной книжке․ Решение: после внесения записи обязательно поставить подпись уполномоченного лица и печать организации․

Полезные рекомендации

1. Заблаговременно информировать пенсионеров о возможности перехода на электронную трудовую книжку и о преимуществах такого перехода (быстрое обновление данных, отсутствие риска потери документа)․
2. Вести внутренний чек‑лист по увольнению, включающий пункт «Проверка отметки в трудовой книжке и заполнение ЕФС‑1»․
3. При переходе на ЭТК сохранять скан‑копию последней записи из бумажной книжки в личном деле сотрудника на случай споров․
4. Регулярно проводить обучение кадровых специалистов изменениям в законодательстве о трудовой книжке и форме ЕФС‑1․

Увольнение пенсионера требует внимательного подхода к оформлению трудовой книжки – будь то бумажный вариант или электронный․ Соблюдение установленного порядка записи, правильное указание основания увольнения и своевременное отражение сведений в форме ЕФС‑1 гарантируют корректное начисление пенсии и защищают права как сотрудника, так и работодателя․ Следуя представленной инструкции и избегая типичных ошибок, кадровая служба обеспечит бесперебойный процесс увольнения и минимизирует риски штрафных санкций со стороны контролирующих органов․