В 2026 году учет трудовых книжек в России претерпел значительные изменения из-за окончательного перехода на электронные форматы. Однако вопросы бухгалтерских проводок остаются актуальными, особенно в части приобретения бланков бумажных книжек, вкладышей и удержания их стоимости с работников. Ниже представлен подробный разбор того, как правильно отражать операции с трудовыми книжками в бухгалтерском учете.

На текущий момент (май 2026 года) в России действует смешанная система:

• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — основной формат для всех новых записей. Сведения передаются в Социальный фонд России (СФР) через форму ЕФС-1.
• Бумажная трудовая книжка, сохраняется у работников, которые ранее выбрали этот формат или не подали заявление о переходе на ЭТК. Записи в нее вносятся только за периоды до 2020 года или в особых случаях, предусмотренных законодательством.

Важно: Бухгалтерские проводки возникают только при операциях с бумажными бланками (покупка, выдача, вкладыши). Ведение электронной трудовой книжки не требует закупки бланков и, соответственно, не порождает проводок по счету 10 или 73, кроме затрат на программное обеспечение и услуги связи, которые учитываются общехозяйственными расходами.

Покупка бланков трудовых книжек и вкладышей

Если организация приобретает бумажные бланки трудовых книжек или вкладышей к ним (например, в случае окончания страниц у старого документа), эти расходы отражаются в бухгалтерском учете.

Согласно действующему законодательству и рекомендациям Минфина, бланки учитываются как материально-производственные запасы (МПЗ) на счете 10 «Материалы».

Типовые проводки при приобретении:

Поступление бланков от поставщика:

• Дебет 10 «Материалы» — Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
• Описание: Оприходованы бланки трудовых книжек и вкладышей по цене приобретения (без НДС).

Учет НДС (если поставщик является плательщиком НДС):

• Дебет 19 «НДС по приобретенным ценностям», Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
• Описание: Отражен входной НДС.

Оплата поставщику:

• Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — Кредит 51 «Расчетные счета»
• Описание: Оплачена стоимость бланков.

> Примечание: Ранее существовала практика отнесения стоимости сразу на счет 91 «Прочие расходы», однако современный подход требует оприходования на счет 10 с последующим списанием при выдаче работнику или признании расходов в периоде.

Выдача трудовой книжки работнику и удержание стоимости

Работодатель имеет право удержать с работника стоимость бланка трудовой книжки или вкладыша, если они выдаются работнику впервые или взамен утерянных (по согласию сторон или в случаях, предусмотренных трудовым договором/локальными актами).

Алгоритм проводок при выдаче и удержании:

Списание стоимости бланка с учета материалов:

• Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — Кредит 10 «Материалы»
• Описание: Отпущен бланк трудовой книжки (или вкладыша) работнику под отчет/для последующего возмещения.

Удержание стоимости из заработной платы работника:

• Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
• Описание: Удержана стоимость бланка трудовой книжки из зарплаты сотрудника.

Если организация принимает решение не удерживать стоимость с работника (например, берет расходы на себя как социальную гарантию), то проводка будет выглядеть иначе:

• Дебет 91.2 «Прочие расходы» — Кредит 10 «Материалы»
• Описание: Списана стоимость бланка на прочие расходы организации.

Учет расходов на ведение электронных трудовых книжек

Хотя бланки для ЭТК не закупаются, у работодателя возникают расходы на обеспечение процесса передачи данных:

• Оплата услуг провайдеров электронного документооборота (ЭДО).
• Лицензии на кадровое ПО.
• Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Эти расходы учитываются в составе обычных хозяйственных расходов:

• Дебет 26 «Общехозяйственные расходы» (или 44, 20, в зависимости от вида деятельности) — Кредит 60 (76)
• Описание: Отнесены расходы на услуги связи и ПО для работы с ЭТК и сдачи формы ЕФС-1.

Ответственность и важные нюансы 2026 года

В 2026 году контроль за ведением трудовых книжек (как электронных, так и бумажных) осуществляется через единую информационную систему СФР.

• Форма ЕФС-1: Все сведения о приеме, переводе и увольнении, а также о выдаче бумажных трудовых книжек с записью о переходе на электронную форму, передаются в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
• Выдача бумажной книжки на руки: Если работник перешел на электронную трудовую, работодатель обязан выдать ему бумажную книжку с соответствующей записью. Факт выдачи фиксируется в учете, но финансовых проводок не требует (если только не велся забалансовый учет бланков строгой отчетности, что рекомендуется для внутреннего контроля).
• Вкладыши: Покупка и выдача вкладышей в бумажные трудовые книжки осуществляется по тем же правилам, что и основные бланки (счет 10 -> счет 73 -> счет 70).

Краткая таблица основных проводок

| Операция | Дебет | Кредит | Содержание операции |
| :— | :—: | :—: | :— |
| Покупка бланков | 10 | 60 | Оприходованы бланки от поставщика |
| Выдача работнику (под возмещение) | 73 | 10 | Бланк передан работнику |
| Удержание из зарплаты | 70 | 73 | Стоимость бланка удержана из зарплаты |
| Списание расходов (если не удерживаем) | 91.2 | 10 | Стоимость бланка отнесена на расходы |
| Расходы на ПО и ЭДО | 26 (44) | 60 | Услуги по ведению ЭТК |

Правильный учет трудовых книжек в 2026 году требует четкого разделения операций с бумажными носителями и электронными данными. Бухгалтерские проводки формируются исключительно при движении материальных ценностей (бланков книжек и вкладышей). Основной фокус сместился на своевременную передачу данных в СФР через форму ЕФС-1 и правильное документальное оформление выдачи бумажных документов работникам при их переходе на электронную форму.

Помните, что нарушение сроков подачи сведений или правил выдачи трудовых книжек может повлечь административную ответственность, поэтому контроль за этими процессами должен быть налажен максимально тщательно.