Электронная трудовая книжка (ЭТК) прочно вошла в документооборот российских компаний. Переход на цифровой формат не изменил сами основания и процедуры увольнения, однако скорректировал порядок оформления документов и взаимодействия сторон. В этой статье мы подробно разберем, как происходит процесс увольнения сотрудника, ведущегося в электронной трудовой книжке, какие документы нужно подписать и как подтвердить свой стаж.
Особенности увольнения при ЭТК: главное
Самое важное, что нужно помнить: законодательная база для увольнения осталась прежней. Это значит, что применяются те же статьи Трудового кодекса РФ (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.), те же сроки отработки и процедуры. Однако бумажная волокита сведена к минимуму.
Ключевые отличия от бумажной версии:
- Отсутствие бумажного носителя: работнику не возвращается физическая трудовая книжка с записями и печатями.
- Форма СТД-Р: вместо внесения записи в бумажный бланк работодатель выдает специальную выписку.
- Электронный документооборот (ЭДО): если компания и сотрудник подключены к ЭДО, все документы можно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Пошаговая процедура увольнения
Процесс расторжения трудового договора с владельцем ЭТК включает несколько обязательных шагов.
Шаг 1. Заявление или основание для увольнения
Если сотрудник увольняется по собственной инициативе, он пишет заявление. При наличии ЭДО и согласия сторон, заявление можно подать в электронном виде, подписав его УКЭП. Если ЭДО нет — пишется классическое заявление на бумаге. При увольнении по инициативе работодателя или по соглашению сторон оформляются соответствующие бумажные или электронные документы.
Шаг 2. Издание приказа об увольнении
Работодатель издает приказ (форма Т-8 или Т-8а) о прекращении трудового договора. Сотрудник должен быть ознакомлен с ним под подпись. При использовании ЭДО приказ подписывается электронной подписью руководителя, а сотрудник знакомится с ним также в электронном формате.
Шаг 3. Передача данных в Социальный фонд России (СФР)
Именно этот шаг заменяет внесение записей в бумажную трудовую книжку. Работодатель обязан не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа, передать в СФР отчет по форме ЕФС-1. В этом отчете содержатся сведения о трудовой деятельности увольняемого:
- Дата увольнения;
- Основание увольнения (статья, часть, пункт ТК РФ);
- Реквизиты приказа об увольнении.
После получения этих данных фонд вносит изменения в электронную трудовую книжку сотрудника в своей информационной системе.
Шаг 4. Выдача сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р)
Это важнейший этап. В день увольнения работодатель обязан бесплатно предоставить работнику сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Эта форма заменяет бумажную трудовую книжку и служит подтверждением стажа и причины увольнения для нового работодателя или центра занятости.
Как выдается форма СТД-Р?
- На бумажном носителе: распечатывается, заверяется подписью руководителя или лица, ответственного за ведение кадров, а также печатью организации (при наличии).
- В электронном виде: направляется на email работника или выдается через систему ЭДО. В этом случае документ подписывается УКЭП работодателя.
Важно: если сотрудник в день увольнения не работал (например, был в отпуске с последующим увольнением), СТД-Р выдается в последний рабочий день. Пересылка по почте допускается только с письменного согласия работника.
Что делать, если сотрудник просит бумажную трудовую?
Даже если сотрудник перешел на ЭТК, у него на руках могла остаться его старая бумажная трудовая книжка. При увольнении работодатель не вносит в нее никаких записей о текущем увольнении, если сотрудник официально подавал заявление о ведении сведений в электронном виде. Бумажная книжка остается у работника на руках как архивный документ, подтверждающий стаж до перехода на ЭТК.
Как подтвердить наличие ЭТК при приеме на новую работу?
Когда уволенный сотрудник устраивается на новое место, ему необходимо доказать, что он перешел на электронную трудовую книжку, чтобы новый работодатель не завел ему бумажный дубликат. Подтвердить это можно несколькими способами:
- Предоставить форму СТД-Р с прошлого места работы.
- Получить выписку из СФР: сотрудник может самостоятельно заказать выписку из электронной трудовой книжки через портал «Госуслуги» или личный кабинет на сайте Социального фонда России. Выписка формируется в формате PDF и заверяется электронной подписью фонда.
- Через работодателя: новый работодатель может сам запросить сведения о трудовой деятельности увольняемого/принимаемого сотрудника через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), если у него есть к ней доступ.
Ответственность работодателя
Несоблюдение правил работы с ЭТК при увольнении грозит работодателю серьезными штрафами:
- Опоздание с подачей отчета ЕФС-1 в СФР карается штрафами по ст. 15.34 КоАП РФ (от 300 до 500 рублей для должностных лиц и ИП, от 3000 до 5000 рублей для юрлиц).
- Невыдача формы СТД-Р в день увольнения — это нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ). Штраф для организации может составить от 30 000 до 50 000 рублей.
Увольнение с электронной трудовой книжкой, это более современный и быстрый процесс, лишенный риска потерять или испортить бумажный бланк. Главная задача работника, убедиться, что работодатель выдал ему форму СТД-Р, а задача работодателя — вовремя передать данные в СФР и ознакомить сотрудника со всеми документами. Сохранение выписки СТД-Р или доступ к личному кабинету СФР гарантирует, что ваш стаж всегда будет подтвержден в любой инстанции.