Трудовая книжка — это официальный документ‚ подтверждающий трудовую деятельность работника. Для большинства сотрудников запись о приеме на работу делается на основании приказа работодателя. Однако для директора (генерального директора‚ президента‚ исполнительного директора) ситуация иная: его полномочия возникают не просто по распоряжению‚ а в результате решения высшего органа управления организации. Поэтому вопрос: на основании чего вносится запись о приеме на работу директора в трудовую книжку? — требует детального разбора.

Почему запись о приеме директора отличается от записи о приеме обычного сотрудника?

Обычный сотрудник принимается на работу по приказу работодателя‚ который издает его на основании заключенного трудового договора. Директор же — это не просто работник‚ а единоличный исполнительный орган организации (в случае ООО — генеральный директор; в случае АО, президент или исполнительный директор). Его полномочия возникают не по внутреннему распоряжению‚ а в результате решения собственников компании.

Согласно статье 40 Федерального закона № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и статье 68 Федерального закона № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»‚ генеральный директор избирается:

• в ООО — общим собранием участников;
• в АО — советом директоров (наблюдательным советом) или общим собранием акционеров‚ в зависимости от устава.

Таким образом‚ основанием для назначения директора является не приказ‚ а решение собственников — протокол общего собрания или решение единственного участника (учредителя).

Какие документы являются основанием для записи в трудовой книжке директора?

Согласно разъяснениям Роструда (письмо от № 5205-6-0) и Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225)‚ запись о приеме на работу директора в трудовую книжку должна содержать:

1. Наименование документа‚ на основании которого директор назначен на должность;
2. Номер и дату этого документа.

В качестве такого документа могут быть указаны:

• Протокол общего собрания участников ООО, если директор избирается на собрании;
• Решение единственного участника ООО — если у компании один учредитель;
• Протокол совета директоров (наблюдательного совета) АО — если избрание производится советом;
• Решение общего собрания акционеров АО — если уставом предусмотрено прямое избрание директора акционерами.

Важно! Сам по себе протокол или решение не является достаточным основанием для оформления трудовых отношений. Дополнительно необходимо издать приказ о приеме на работу и вступлении в должность. Этот приказ подтверждает‚ что директор приступил к исполнению своих обязанностей‚ и именно он служит основанием для внесения записи в трудовую книжку.

Пример записи в трудовой книжке:

В графе 4 (основание для записи) указывается:

«Принят на работу в качестве генерального директора на основании протокола № 3 от общего собрания участников ООО «Ромашка» и приказа № 12-д от »

То есть в записи указываются оба документа: решение собственников (протокол) и приказ о приеме на работу. Это соответствует практике и требованиям трудового законодательства.

Можно ли вносить запись только на основании протокола собрания?

Нет‚ нельзя. Как подчеркивает Роструд‚ одного протокола или решения учредителей недостаточно для оформления трудовых отношений. Протокол — это внутренний корпоративный документ‚ регулирующий отношения между участниками. Он не устанавливает трудовые отношения между директором и организацией.

Трудовые отношения возникают только при наличии:

• трудового договора (даже если директор — учредитель‚ договор должен быть заключен);
• приказа о приеме на работу;
• записи в трудовой книжке на основании этих документов.

Без приказа о приеме директор не может считаться официально принятым на работу‚ даже если он избран собранием. Это критически важно для:

• начисления заработной платы;
• начисления страховых взносов;
• подтверждения трудового стажа;
• пенсионного обеспечения.

Как правильно оформить запись в трудовой книжке при приеме директора?

Согласно Правилам ведения трудовых книжек‚ запись должна быть сделана в строгом соответствии с установленной формой:

1. Графа 1 — порядковый номер записи (например‚ 1).
2. Графа 2, дата приема на работу (дата вступления в должность‚ указанная в приказе).
3. Графа 3 — наименование должности (например‚ «Генеральный директор»).
4. Графа 4 — основание для записи: наименование‚ номер и дата документа‚ на основании которого директор назначен на должность.

Пример правильной записи:

Графа 4: «Принят на работу в качестве генерального директора на основании протокола № 5 от общего собрания участников ООО «Свет» и приказа № 8 от ».

Важно: Не допускается указывать только «на основании протокола» или только «на основании приказа». Оба документа должны быть отражены‚ так как они дополняют друг друга: протокол — юридическое основание полномочий‚ приказ, основание для трудовых отношений.

Что делать‚ если директор был избран в 2012 году‚ но запись в трудовой книжке не сделана?

Если директор был избран в 2012 году‚ но запись в трудовую книжку не была внесена‚ то:

• запись должна быть внесена с даты фактического начала исполнения обязанностей — то есть с даты‚ указанной в протоколе и приказе;
• внесение записи производится по заявлению директора (если он является работником организации);
• для этого необходимо предоставить копии протокола и приказа;
• запись делается с пометкой «Внесена по заявлению работника» и с указанием даты внесения.

Это особенно важно для подтверждения трудового стажа при назначении пенсии. Без записи в трудовой книжке период работы директором может не быть засчитан в страховой стаж.

Электронная трудовая книжка и директор

С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК). Она хранится в базе данных Социального фонда России (СФР) и содержит те же сведения‚ что и бумажная книжка.

Для директора правила остаются теми же:

• запись в ЭТК вносится на основании приказа и протокола (решения учредителей);
• работодатель обязан передать сведения в СФР в течение одного рабочего дня с даты издания приказа;
• директор может выбрать‚ хочет ли он бумажную или электронную трудовую книжку — но это право распространяется только на обычных работников. Директор‚ как руководитель‚ не может отказаться от ведения трудовой книжки‚ так как он является работником организации.

Важно: если директор — единственный учредитель и не заключал с собой трудовой договор‚ то трудовые отношения не возникают‚ и запись в трудовую книжку не делается. В этом случае он не является работником‚ а действует на основании полномочий учредителя (например‚ как председатель совета директоров).

Оформление увольнения директора

При увольнении директора запись в трудовую книжку вносится на основании:

• протокола собрания участников (акционеров) об освобождении от должности;
• приказа об увольнении.

Примечательно‚ что приказ об увольнении директора подписывает сам директор (если он еще находится в должности)‚ а ведение трудовой книжки — ответственный работник (кадровик или бухгалтер). После увольнения директор уже не имеет права подписывать приказы от имени организации.

• Основанием для записи в трудовую книжку директора является не только приказ‚ но и решение собственников — протокол или решение учредителей.
• Запись должна содержать оба документа: и протокол (решение)‚ и приказ о приеме на работу.
• Один протокол собрания недостаточен для оформления трудовых отношений.
• Если запись не была сделана вовремя — ее необходимо внести с даты фактического начала работы‚ предоставив подтверждающие документы.
• Электронная трудовая книжка не меняет порядок внесения записей — правила остаются теми же.
• Несоблюдение этих требований может привести к отказу в зачете стажа при назначении пенсии и к административной ответственности работодателя.

Рекомендация: Всегда сохраняйте копии протоколов собраний и приказов о приеме и увольнении директора. Это, не просто формальность‚ а гарантия защиты прав директора как работника и соблюдения трудового законодательства.

Правильное оформление трудовой книжки директора, залог прозрачности‚ юридической защищенности и беспроблемного подтверждения трудового стажа в будущем.