Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника. Для генерального директора (ГД) особенности заполнения почти такие же, как для любого другого сотрудника, но есть ряд нюансов, связанных с высшим руководящим статусом и особенностями оформления договоров.

Правовая основа

• Статья 66 ТК РФ – обязательность ведения трудовой книжки в установленной форме.
• Статья 66.1 ТК РФ – возможность выбора формы (бумажная или электронная).
• Форма ЕФС‑1 (Сведения о трудовой деятельности) подаётся в СФР для всех работников, в т.ч. и для ГД.

Кому и в какой форме вести трудовую книжку

С 1 января 2020 г. в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК). Работодатель может предложить сотруднику один из вариантов:

1. Бумажная трудовая книжка – традиционный вариант, хранится у работника.
2. Электронная трудовая книжка – сведения хранятся в базе СФР, риск потери документа минимален.

Для генерального директора обычно предпочтительнее электронный вариант, так как он упрощает взаимодействие с налоговыми и пенсионными органами.

Какие сведения вносятся в трудовую книжку

В обеих формах (бумажной и электронной) фиксируются:

• Дата и номер приказа о приёме на работу.
• Наименование организации‑работодателя.
• Должность (для ГД – «Генеральный директор»).
• Основание назначения (решение учредителей, протокол собрания).
• Срок действия трудового договора (если договор срочный).
• Дата и причина прекращения трудовых отношений (увольнение, перевод, выход на пенсию и т;д.).

Пошаговая инструкция заполнения

1. Подготовка документов
   • Протокол общего собрания учредителей, где принято решение о назначении ГД;
   • Трудовой договор (срочный или бессрочный).
   • Приказ работодателя о приёме на работу (номер, дата).
2. Определение формы трудовой книжки

   Если сотрудник выбирает электронную форму, работодатель регистрирует запись в системе СФР. При бумажной форме – открывает новую книжку (если её ещё нет) и вносит первую запись вручную.

3. Внесение первой записи (приём на работу)

   Заполняются следующие поля (пример для бумажной книжки):

   Дата	Номер приказа	Наименование организации	Должность	Основание назначения	Срок действия договора
   № 45‑О	ООО «ТехноИнвест»	Генеральный директор	Решение общего собрания учредителей от	Бессрочно

4. Регистрация в системе ЭТК (если выбран электронный вариант)
   • Заполняеться онлайн‑форма ЕФС‑1.
   • Прикладываются сканы протокола и трудового договора.
   • После подтверждения запись появляется в личном кабинете сотрудника.
5. Внесение последующих записей

   При изменении условий труда (перевод, изменение оклада, продление договора) вносятся новые строки с указанием даты, номера приказа и причины изменения.

6. Запись об увольнении (если будет)

   Для генерального директора типичная причина – «по собственному желанию», «по решению учредителей» или «по истечении срока полномочий». Пример записи:

   Дата	Номер приказа	Основание увольнения
   № 78‑О	Увольнение по собственному желанию

Пример полной записи в трудовой книжке генерального директора

Ниже – комбинированный пример, где показаны как первая запись, так и запись об изменении и об увольнении.

Особенности заполнения для генерального директора

• Основание назначения – в отличие от рядовых сотрудников, у ГД в качестве основания указывается решение учредителей (протокол общего собрания), а не приказ работодателя.
• Срок полномочий – если в уставе компании прописан фиксированный срок полномочий (например, 5 лет), в запись вносят «Срок действия договора – 5 лет».
• Периодические подтверждения – в некоторых компаниях требуется ежегодное подтверждение полномочий ГД отдельным приказом.
• Отчетность в СФР – при оформлении ЭТК необходимо указать в поле «Должность» полное наименование «Генеральный директор» и добавить реквизиты устава, если они влияют на срок полномочий.

Электронная трудовая книжка: плюсы и порядок оформления

ЭТК позволяет избежать потери бумажного документа и ускоряет процесс внесения записей.

1. Работодатель регистрирует нового сотрудника в системе СФР через портал «Электронная трудовая книжка».
2. Заполняет форму ЕФС‑1 (сведения о трудовой деятельности) и прикладывает сканы всех подтверждающих документов.
3. После проверки записи автоматически появляются в личном кабинете сотрудника.
4. Все последующие изменения (переводы, повышение оклада, увольнение) вносятся тем же способом – через новые формы ЕФС‑1.

Важно: при работе с ЭТК необходимо обеспечить достоверность вводимых данных, так как исправления возможны только через официальные запросы в СФР.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, но в этом случае обе формы должны содержать одинаковую информацию. При обнаружении расхождений работодатель обязан их устранить в течение 5 рабочих дней.

Что делать, если у генерального директора нет бумажной трудовой книжки?

Необходимо открыть новую книжку (если сотрудник выбирает бумажный вариант) или сразу оформить ЭТК. Открытие книжки оформляется приказом работодателя о приёме на работу.

Какие документы нужны для записи об увольнении ГД?

• Приказ об увольнении (номер, дата).
• Заявление работника (если увольнение по собственному желанию).
• Протокол собрания учредителей (если увольнение происходит по их решению).

Можно ли изменить запись в трудовой книжке без нового приказа?

Нет. Любое изменение (перевод, изменение оклада, продление договора) должно быть подтверждено официальным приказом работодателя.

Дата публикации: