С переходом на электронные трудовые книжки многие работники и работодатели сталкиваются с вопросом: можно ли оставить бумажную трудовую книжку у работодателя и как это оформить правильно. В статье рассмотрены нормативные основы, пошаговая инструкция для сотрудника и кадровой службы, сроки, ответственность и часто задаваемые вопросы.

Правовая основа

• Статья 66 ТК РФ – работодатель (за исключением физических лиц‑неИП) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него более пяти дней, если работа является основной.
• Федеральный закон от № 79‑ФЗ – вводит электронные трудовые книжки (ЭТК) и предоставляет работнику право выбора между бумажным и электронным вариантом.
• Постановление Правительства РФ от № 1765 – устанавливает порядок уведомления работников о праве выбора и сроки подачи заявлений.

Важно: выбор делается работником один раз и является обязательным для обеих сторон до момента возможного изменения решения (передумал).

Как работнику оставить бумажную трудовую книжку у работодателя

1. Получить информацию. Работодатель обязан до 31 октября 2020 г. (включительно) письменно уведомить каждого сотрудника о переходе на ЭТК и о праве оставить бумажную книжку.
2. Составить заявление. В свободной форме указываеться:
• ФИО работника;
• Дата и номер трудовой книжки;
• Просьба оставить бумажную трудовую книжку у работодателя;
• Подпись и дата.
3. Подать заявление. Документ передаётся в кадровую службу (или непосредственно руководителю) под расписку о получении.
4. Получить подтверждение. Кадровая служба выдаёт работнику копию заявления с отметкой о принятии и регистрационным номером.
5. Хранить оригинал. Оригинал трудовой книжки остаётся у работника, но все дальнейшие записи вносятся работодателем в бумажный экземпляр, который находится на хранении в организации.

Если работник передумал и хочет перейти на электронный вариант, он подаёт новое заявление с указанием даты смены формы ведения.

Обязанности работодателя при оставлении бумажной трудовой книжки у него

• Ведение бумажной ТК. Для тех сотрудников, кто выбрал бумажный вариант, работодатель продолжает вносить записи о приёме, переводах, наградах и увольнении по старым правилам (ст. 66 ТК РФ).
• Одновременное ведение ЭТК. Даже если у работника бумажная книжка, работодатель обязан формировать и передавать в Социальный фонд отчёт СЗВ‑ТД (сведения о трудовой деятельности) для всех сотрудников без исключения.
• Хранение и конфиденциальность. Бумажная трудовая книжка хранится в отделе кадров в условиях, обеспечивающих её сохранность (пожарная безопасность, защита от несанкционированного доступа).
• Выдача при увольнении. В последний рабочий день работник получает свою трудовую книжку с записью об увольнении, заверенную подписью ответственного лица и печатью организации (если имеется).
• Уведомление о изменениях. При любых изменениях в законодательстве, касающихся ведения трудовых книжек, работодатель должен своевременно информировать сотрудников.

Сроки и порядок выдачи трудовой книжки при увольнении

Согласно ч. 3 ст. 62 ТК РФ и разделам IV‑VII «КонсультантПлюс»:

• Трудовая книжка выдаётся в день увольнения (последний рабочий день).
• Если книжка находилась на хранении у работодателя, её необходимо извлечь, проверить наличие закрывающей записи о расторжении договора и вернуть работнику.
• Задержка выдачи более трёх рабочих дней после получения книжки из Социального фонда считается нарушением и может повлечь административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ).
• При отсутствии закрывающей записи (например, если работник не уволен, а merely перешёл на другую работу) книжка остаётся у работника, а работодатель продолжает вести только электронный вариант.

Взаимодействие бумажной и электронной трудовой книжки в 2026 году

С года все newly hired сотрудники (устроившиеся после этой даты) не имеют права выбора – их трудовые книжки ведутся исключительно в электронном виде; Для сотрудников, принятых до и сделавших выбор в пользу бумажного варианта, действует параллельное ведение:

1. Бумажная ТК – хранится у работника, записи вносятся работодателем.
2. Электронная ТК – формируется в системе Социального фонда на основании данных, переданных работодателем в отчёте СЗВ‑ТД.

Таким образом, у одного работника могут существовать две «версии» трудовой истории: одна – на бумаге (для предъявления потенциальным работодателям, при получении кредитов и т.п.), другая – в электронном виде (для государственных органов и пенсионного обеспечения).

Ответственность за нарушение порядка ведения и выдачи трудовых книжек

• Административная ответственность. Нарушение сроков выдачи трудовой книжки при увольнении (ст. 5.27 КоАП РФ) – штраф от 1 000 до 5 000 руб для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 руб для организаций.
• Дисквалификация. При повторных нарушениях возможна дисквалификация руководителя на срок от 6 месяцев до 1 года.
• Восстановление ущерба. Если из‑за неправильного ведения или утери трудовой книжки работник понёс материальный ущерб (например, потерял возможность трудоустройства), он может потребовать возмещения через суд.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли хранить бумажную трудовую книжку у работодателя, если я работаю удалённо? Да, место работы не влияет на право выбора. Достаточно оформить заявление и передать оригинал в кадровую службу работодателя.
2. Нужно ли нотариально заверять заявление о оставлении бумажной ТК? Нет, достаточно подписи работника и отметки о получении со стороны кадровой службы.
3. Что делать, если работодатель потерял мою бумажную трудовую книжку? Работодатель обязан восстановить документ (запросить дубликат в Социальном фонде) и компенсировать возникшие расходы.
4. Можно ли одновременно вести две бумажные трудовой книжки (одна у работника, другая у работодателя)? Нет, законодательство допускает только один экземпляр бумажной ТК на работника. Второй экземпляр считается нарушением.
5. Как проверить, что моя трудовая книжка действительно находится у работодателя? Попросите выписку из журнала движения трудовых книжек или справку о хранении, которую кадровая служба обязана предоставить по первому требованию.

Оставление трудовой книжки у работодателя – законный способ сохранить привычный бумажный документ при simultaneous использовании электронной системы учёта. Для успешного оформления необходимо:

1. Получить своевременное уведомление от работодателя о праве выбора;
2. Написать и подать заявление о оставлении бумажной ТК;
3. Следить за правильным ведением записей и своевременной выдачей при увольнении;
4. Знать свои права и возможные меры ответственности работодателя при нарушении порядка.

Соблюдение этих простых правил гарантирует, что ваша трудовая книжка будет актуальной, защищённой от потерь и готовой к предъявлению в любой момент, будь то трудоустройство, получение кредита или оформление пенсии.