Документ, именуемый отчетом о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, является обязательной формой внутреннего учёта кадровой документации․ Его подготовка регламентируется нормативными актами Минтруда России и внутренними положениями организации․ Ниже представлен подробный обзор цели, порядка заполнения, правовой основы и практических рекомендаций по составлению такого отчёта․

Нормативная база

• Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г․ № 69 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек» (в редакции от 2024 г․)․
• Пункт 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек – обязанность ежемесячно представлять в бухгалтерию отчёт о наличии бланков и суммах, полученных за их оформление․
• Внутренние локальные акты организации (положение о кадровом учёте, инструкция по работе с трудовыми книжками)․

Кто и когда готовит отчёт

Ответственным за подготовку отчёта является лицо, непосредственно ведущее учёт трудовых книжек и вкладышей (кадровик, специалист по кадровому делопроизводству, бухгалтер по кадровым вопросам)․ Отчёт формируется по окончании каждого календарного месяца и направляется в бухгалтерию работодателя не позднее пяти рабочих дней следующего месяца․

Содержание отчёта

В отчёте отражаются следующие показатели:

1. Наличие бланков трудовых книжек на начало и конец отчётного периода (количество единиц)․
2. Наличие вкладышей к трудовым книжкам на начало и конец периода․
3. Приход бланков и вкладышей (поступление от поставщиков, из собственного производства)․
4. Расход бланков и вкладышей (выдача сотрудникам, оформление новых трудовых книжек, замена испорченных экземпляров)․
5. Суммы, полученные за оформленные трудовые книжки и вкладыши (если организация взимает плату за их выдачу)․
6. Приходный ордер кассы – приложение, подтверждающее фактическое поступление денежных средств (если таковые имеются)․

Пример структуры отчёта (текстовый вид)

Ниже представлен образец заполнения отчёта в виде перечисленных пунктов․ При оформлении в печатном виде рекомендуется использовать таблицу, но для соблюдения ограничений на теги представлен список․

Шапка документа

• Наименование организации:
• Подразделение, ответственное за ведение трудовых книжек:
• Отчётный период (месяц, год):
• Дата составления отчёта:
• ФИО ответственного лица, должность:

Основные показатели

• Бланки трудовых книжек:
  • Наличие на начало периода – ___ шт․
  • Приход за период – ___ шт․
  • Расход за период – ___ шт․
  • Наличие на конец периода – ___ шт․
• Вкладыши к трудовым книжкам:
  • Наличие на начало периода – ___ шт․
  • Приход за период – ___ шт․
  • Расход за период – ___ шт․
  • Наличие на конец периода – ___ шт․
• Суммы, полученные за оформленные трудовые книжки и вкладыши:
  • За трудовые книжки – ___ руб․
  • За вкладыши – ___ руб․
• Приложение: приходный ордер кассы № ___ от «__» __________ 20__ г․

Порядок заполнения

1. Сверьте данные книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей (форма Н‑3) с фактическим наличием бланков на складе/в сейфе․
2. Заполните графы «Наличие на начало периода» данными из предыдущего отчёта․
3. Внесите показатели прихода и расхода за текущий месяц, основываясь на накладных, актах приёма‑передачи и ведомостей выдачи․
4. Вычислите остаток на конец периода (начало + приход – расход)․
5. Если организация взимает плату за бланки/вкладыши, отразите полученную сумму в соответствующей графе и приложите приходный ордер кассы․
6. Подпишите отчёт у ответственного лица и у бухгалтера, принявшего документ․
7. Один экземпляр отчёта храните в деле кадрового учёта, второй – в бухгалтерии․

Ответственность за нарушение порядка ведения отчёта

Несвоевременное предоставление или неполное заполнение отчёта может повлечь:

• административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ (нарушение правил ведения трудовых книжек);
• претензии со стороны трудовой инспекции при проверке;
• риски при восстановлении утерянных трудовых книжек (невозможность подтвердить факт выдачи бланка)․

Рекомендации по оптимизации процесса

• Автоматизировать учё бланков с помощью специализированных кадровых систем (1C:ЗУП, SAP SuccessFactors и др․) – они формируют отчёт автоматически по закрытию месяца․
• Периодически (не реже одного раза в квартал) проводить инвентаризацию бланков и вкладышей, сверяя фактическое наличие с данными учёта․
• Хранить бланки в условиях, исключающих повреждение (сухое, защищённое от прямых солнечных лучей место)․
• При переходе на бесплатную выдачу бланков закрепить это положение в локальном нормативном акте и ставить прочерк в графе 11 (суммы, полученные за оформление)․

Отчёт об использовании бланков трудовых книжек и вкладышей в них является важным элементом внутреннего контроля за соблюдением законодательства о труде и правильного ведения кадровой документации․ Его своевременное и точное заполнение обеспечивает прозрачность финансовых операций, связанных с выдачей бланков, minimises риски штрафов и упрощает взаимодействие с бухгалтерией и контролирующими органами․ Следуя представленным рекомендациям и используя предложенный шаблон, организация сможет вести учёт трудовых книжек эффективно и в полном соответствии с требованиями Минтруда России․

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников и нормативных актов, актуальных на 23 мая 2026 г․