Отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей в них – обязательный документ, который

по законодательству РФ должен предоставляться в бухгалтерию организации
по окончании каждого месяца. В статье рассмотрим:

• правовую основу формирования отчёта;
• кто отвечает за его подготовку;
• какие реквизиты обязаны быть указаны;
• пример заполнения (образец) в виде таблицы;
• практические рекомендации и типичные ошибки.

Правовая база

Согласно Приказу Минтруда РФ от № 320н (Порядок ведения и хранения трудовых книжек) и
постановлению Правительства РФ «О порядке изготовления и обеспечения работодателей
бланками трудовых книжек», лицо, ответственное за ведение трудовых книжек,
обязательно представляет в бухгалтерию:

1. Отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в неё;
2. Отчет о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши;
3. Приходный ордер кассы организации (приложение к отчёту).

Документ подаётся ежемесячно, в последний рабочий день месяца. Неисполнение требования может
привести к административной ответственности организации.

Кто составляет отчёт?

Ответственность возлагается на кадрового специалиста (или лицо, назначенное приказом
работодателя), которое ведёт журнал учёта трудовых книжек и
книгу учёта движения бланков. При отсутствии отдельного кадрового отдела
задачу может выполнять бухгалтер‑делопроизводитель.

Содержание отчёта

Отчёт состоит из двух основных частей:

• Сводка по наличию бланков (сколько бланков и вкладышей находиться в
  наличии, сколько израсходовано за отчётный период);
• Финансовый раздел (суммы, полученные от сотрудников за оформление
  трудовых книжек и вкладышей, а также расходы организации).

Для удобства рекомендуется использовать готовый образец, представленный в виде
таблицы;

Образец отчёта (таблица)

Ниже – типовой шаблон, который можно скачать в форматах DOC, DOCX, PDF с портала
«Моё дело», сайта Бланк‑Об и т.п.

Примечание. В колонке «Серия и номер бланка» указываються данные из
книги учёта движения бланков (документ КД02 – Приходно‑расходная книга).

Пошаговая инструкция заполнения

1. Подготовка данных – откройте журнал учёта трудовых книжек и книгу
   движения бланков. Зафиксируйте текущие остатки и количество израсходованных
   за месяц бланков и вкладышей.
2. Заполнение таблицы – внесите сведения в соответствующие ячейки.
   При необходимости добавьте строку, если использовались дополнительные типы
   бланков (например, бланк «Трудовая книжка – старый образец»).
3. Расчёт финансовой части – суммируйте полученные от сотрудников
   суммы (по тарифу, установленному в локальном нормативном акте). В случае
   возврата бланков укажите отрицательные значения.
4. Подпись и печать – после проверки данных подпишите документ
   (ФИО, должность) и поставьте печать организации.
5. Приложения – к отчёту прикрепите приходный ордер кассы,
   акт уничтожения испорченных бланков (если таковой имеется) и копию
   журнала учёта.
6. Передача в бухгалтерию – отправьте готовый отчёт в бухгалтерию
   не позднее последнего рабочего дня месяца (в электронном виде или в
   бумажном виде – в зависимости от внутренней политики).

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие серии и номера бланка – без этой информации невозможно
  проследить движение конкретного бланка в книге учёта.
• Неполный финансовый расчёт – часто забывают учитывать возврат
  бланков или скидки, что искажает итоговую сумму.
• Срок подачи – задержка подачи отчёта может привести к штрафам;
  рекомендуется установить напоминание за 2‑3 дня до конца месяца.
• Отсутствие подписи/печати – документ считается недействительным
  без подписи ответственного лица и печати организации.

Где скачать готовый образец?

Существует несколько официальных источников, где можно бесплатно получить
шаблон в нужном формате:

• Моё дело – Отчет о наличии бланков трудовой книжки
• Бланк‑Об – типовой бланк отчёта (DOC, PDF)
• КонсультантПлюс – раздел «Документы» (по запросу «Отчет о наличии бланков
  трудовой книжки»).

Отчет о наличии бланков трудовых книжек – это не просто формальность,
а важный элемент внутреннего контроля и финансовой отчётности организации.
Точное и своевременное заполнение отчёта помогает избежать штрафов,
упростить работу бухгалтерии и обеспечить прозрачность расходов,
связанных с оформлением трудовых книжек и вкладышей.

Следуя приведённому образцу и рекомендациям, вы сможете быстро подготовить
корректный документ, соответствующий требованиям законодательства РФ.

Дата актуализации статьи: