С 2021 года в Российской Федерации начался постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — цифровой аналог традиционной бумажной трудовой. Этот процесс регулируется Федеральным законом № 439-ФЗ от и последующими нормативными актами Минтруда и Пенсионного фонда РФ. В 2026 году большинство работодателей уже активно ведут ЭТК, а сотрудники, ранее выбравшие бумажные книжки, имеют право перейти на электронный формат в любое время. В этой статье вы найдете подробный образец отчета о переходе на электронные трудовые книжки, а также инструкции по его составлению, правовые основания и практические рекомендации.

Почему нужен отчет о переходе на электронные трудовые книжки?

Отчет о переходе на ЭТК — это не просто формальность, а обязательный документ, который работодатель обязан направить в Пенсионный фонд России (ПФР) в рамках исполнения законодательных требований. Он фиксирует факт изменения способа ведения трудовой деятельности сотрудника и служит основанием для обновления данных в единой информационной системе ПФР.

Отчет формируется на основании заявления работника и подается в форме СЗВ-ТД — единой формы для отчетности по трудовым книжкам. Без его своевременной подачи работодатель рискует быть привлеченным к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Кто обязан подавать отчет и когда?

• Работодатель — юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, имеющий сотрудников.
• Ответственное лицо, как правило, кадровый работник или бухгалтер, уполномоченный приказом руководителя.

Отчет подается в ПФР в течение одного рабочего дня с момента получения от работника заявления о переходе на ЭТК. Также отчет формируется при:

• приеме на работу нового сотрудника с выбором ЭТК;
• увольнении сотрудника, у которого ведется ЭТК;
• переводе на другую должность, если это влечет изменение сведений в ЭТК;
• исправлении ошибок в ранее переданных данных.

Как оформить заявление о переходе на электронную трудовую книжку?

Работник, желающий перейти с бумажной трудовой книжки на электронную, должен подать работодателю письменное заявление. Форма заявления не строго регламентирована законом, но должна содержать следующие обязательные сведения:

1. ФИО работника полностью;
2. дата рождения;
3. СНИЛС;
4. номер и серия бумажной трудовой книжки (если она есть);
5. четкое указание: «Прошу перейти на ведение трудовой книжки в электронной форме»;
6. дата подачи заявления;
7. подпись работника.

Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку

Заявление

Я, Иванов Иван Иванович, дата рождения: , СНИЛС: 123-456-789 12,
прошу перейти на ведение трудовой книжки в электронной форме.
Моя бумажная трудовая книжка № 1234567, серия АА, выдана г.
Подпись: _____________ /И.И. Иванов/

Заявление можно подать лично, через почту или в электронном виде (если есть электронная подпись и внутренние регламенты компании это позволяют).

Форма отчета СЗВ-ТД: структура и содержание

Отчет о переходе на ЭТК подается в форме СЗВ-ТД, утвержденной Приказом ПФР от № 731п. Эта форма передается в ПФР в электронном виде через оператора связи (например, через «КриптоПро» и «ЭДО»);

Основные поля формы СЗВ-ТД при переходе на ЭТК:

• Код вида сведений: 01 — «Прием на работу» (если впервые формируется ЭТК); 02 — «Перевод на другую должность»; 03 — «Увольнение»; 04 — «Переход на электронную трудовую книжку».
• ФИО работника — полностью, как в паспорте;
• СНИЛС, обязательно.
• Дата перехода — дата подачи заявления работником.
• Номер и серия бумажной трудовой книжки — если ранее велась бумажная книжка.
• Наименование работодателя — полное наименование по Уставу.
• ИНН и КПП работодателя.
• Дата формирования отчета — дата отправки в ПФР.

Пример заполнения СЗВ-ТД (отчет о переходе на ЭТК)

Обязательные действия работодателя после получения заявления

После получения заявления от работника работодатель должен выполнить следующие шаги:

1. Зарегистрировать заявление в журнале учета документов (внутренний учет).
2. Сформировать отчет СЗВ-ТД в программе для кадрового учета (например, 1С:Зарплата и управление персоналом, Контур.Экстерн, ЭДО-сервисы ПФР).
3. Отправить отчет в ПФР в течение одного рабочего дня.
4. Сделать отметку в бумажной трудовой книжке: «Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронной форме. Запись в трудовой книжке прекращена с [дата]».
5. Выдать работнику на руки трудовую книжку с соответствующей записью (если ранее велась бумажная книжка).
6. Сохранить копию заявления и подтверждение отправки СЗВ-ТД в архиве не менее 75 лет.

Что делать, если работник уже имеет ЭТК?

Если сотрудник ранее уже перешел на ЭТК (например, при трудоустройстве в 2022 году), то при смене работодателя новый работодатель не требует от него повторного заявления. Вместо этого он должен:

• Запросить у работника сведения из ЭТК по форме СТД-Р;
• Внести эти сведения в свою систему учета;
• Отправить в ПФР отчет СЗВ-ТД с кодом 01 (прием на работу) и указанием номера ЭТК.

Частые ошибки при оформлении отчета

• Пропуск даты перехода в СЗВ-ТД — приводит к отказу в приеме отчета ПФР.
• Неправильный код вида сведений (например, указан 01 вместо 04).
• Отсутствие подтверждения отправки (электронная подпись не проставлена).
• Не выдана бумажная трудовая книжка с отметкой о переходе, нарушение прав работника.
• Не сохранены копии заявлений — риск претензий со стороны контролирующих органов.

Переход на электронные трудовые книжки — это не просто техническое обновление, а важный шаг к цифровизации кадрового учета в России. Правильно оформленный отчет о переходе на электронные трудовые книжки обеспечивает:

• Соблюдение трудового законодательства;
• Защиту прав работника на полноту и достоверность сведений о трудовой деятельности;
• Избежание штрафов и проверок со стороны Государственной инспекции труда и ПФР;
• Повышение эффективности кадрового учета и снижение рисков потери документов.

Работодателям рекомендуется:

• Разработать внутренний регламент по работе с ЭТК;
• Обучить кадровый персонал работе с формой СЗВ-ТД;
• Использовать проверенные программные решения (1С, Контур, СБИС и др.);
• Регулярно проверять статус отправленных отчетов в личном кабинете ПФР.

Скачать образцы документов

Вы можете скачать актуальные образцы:

• Заявление о переходе на ЭТК (DOCX)
• Форма СЗВ-ТД (Excel-шаблон)
• Инструкция по заполнению отчета (PDF)

Важно! Все документы соответствуют законодательству РФ на 23 мая 2026 года. Рекомендуется проверять актуальность на официальном сайте ПФР: www.pfrf.ru.

Соблюдение порядка перехода на электронные трудовые книжки, залог легитимности кадровых процессов и доверия сотрудников к работодателю. Не упускайте возможность сделать вашу компанию более современной, прозрачной и юридически безопасной!