В современных условиях ведения кадрового учета особое внимание уделяется правильному оформлению и своевременной подаче отчетов о трудовой деятельности сотрудников. Одним из ключевых документов является отчет о заполненной трудовой книжке, который подтверждает факт ведения трудовых книжек (или их электронных аналогов) и предоставляет сведения в органы социального страхования.

Нормативная база

Основные положения, регулирующие ведение и отчетность по трудовым книжкам, содержатся в следующих нормативных актах:

• Постановление Минтруда России от № 69 (ред. от ) – «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
• Постановление Правительства РФ от – «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».
• Приказ СФР от № 1462 – утверждение бланка и порядка заполнения формы ЕФС‑1 «Сведения о трудовой деятельности» (действует с ).
• Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» и ные подзаконные акты, регламентирующие подачу отчетов в ПФР/СФР.

Что такое отчет о заполненной трудовой книжке?

Отчет о заполненной трудовой книжке – это документ, в котором работодатель подтверждает, что:

1. Трудовые книжки сотрудников (или их электронные аналоги) заполнены в соответствии с требованиями Инструкции Минтруда.
2. Все записи о приеме, переводе, увольнении, награждении и иных событиях трудовой биографии внесены своевременно и без ошибок.
3. При необходимости использованы вкладыши (дополнительные листы) и оформлены согласно пункту 13 Правил ведения трудовых книжек.
4. Сведения о трудовой деятельности переданы в электронном виде в рамках формы ЕФС‑1 (СЗВ‑ТД) в Социальный фонд России.

Отчет подается ежегодно, как правило, в феврале следующего года за отчетным периодом (см. раздел «Сроки подачи»).

Кто готовит и подписывает отчет?

Ответственность за подготовку отчета несет:

• Служба кадров (отдел кадров, HR‑подразделение).
• Бухгалтерия – при необходимости сверки с налоговыми и страховыми взносами.
• Руководитель организации (директор, генеральный директор) – подписывает отчет после проверки.

В случае использования электронных трудовых книжек (ЭТК) отчет формируется автоматически в системе 1С:ЗУП, «Контур.Экстерн» или аналогичных программах, после чего руководитель подтверждает его электронной подписью.

Сроки подачи отчета

Согласно разъяснениям ПФР и СФР, отчет о заполненной трудовой книжке (форма СЗВ‑ТД) подается:

• Не позднее 15 февраля года, следующего за отчетным.
• Если 15 февраля приходится на выходной или праздничный день – срок переносится на следующий рабочий день.

Пример: за 2025 год отчет подается не позднее 17 февраля 2026 года (если 15 февраля – выходной).

Содержание отчета (форма СЗВ‑ТД)

Отчет представляет собой таблицу, в которой отражаются следующие данные по каждому сотруднику:

В бумажном варианте отчет заполняется на специальном бланке, утвержденном Приказом СФР от № 1462. В электронном виде данные вводятся в форму ЕФС‑1 через личный кабинет страхователя на портале СФР.

Особенности заполнения при переходе на электронные трудовые книжки

С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению ЭТК. Это означает, что:

• Все newly hired сотрудники оформляются исключительно в электронном виде.
• Для сотрудников, у которых уже есть бумажная трудовая книжка, допускается ведение обеих форм до момента перевода в ЭТК (по соглашению сторон).
• Отчет СЗВ‑ТД формируется автоматически из данных ЭТК; ручное заполнение требуется только при наличии расхождений.
• При обнаружении ошибок в электронной книжке работодатель обязан внести исправления в течение 5 рабочих дней и направить уточненный отчет.

Частые ошибки при составлении отчета и как их избежать

На практике кадровики сталкиваются с рядом типовых недочетов:

• Отсутствие записи о вкладыше. Если место для записи закончилось, необходимо сделать отметку на ьном листе первого вкладыша (см. пункт 13 Правил).
• Неправильная дата приема/увольнения. Дата должна соответствовать приказу и трудовому договору; иначе возникают расхождения с налоговой отчетностью.
• Отсутствие подписи руководителя. Отчет без подписи считается непредставленным.
• Несвоевременная подача. Задержка более чем на 10 дней влечет штрафы согласно ст. 15.25 КоАП РФ.
• Неучет электронных трудовых книжек при формировании СЗВ‑ТД. При смешанном ведении (бумажная + ЭТК) необходимо указывать оба вида в соответствующих полях формы.

Для минимизации рисков рекомендуется:

1. Проводить ежемесячную сверку данных в трудовой книжке с приказами и личными делами сотрудников.
2. Использовать проверенные кадровые системы (1С:ЗУП, Контур.Экстерн, СБИС) с функцией автоматической генерации отчета СЗВ‑ТД.
3. Проводить внутренний аудит за 2‑3 недели до срока подачи отчета.
4. Обучать ответственных сотрудников изменениям в законодательстве (например, ежегодные обновления Приказа СФР).

Образец заполнения отчета (фрагмент)

Ниже представлен пример заполнения строки отчета СЗВ‑ТД для сотрудника Ivanov Ivan Ivanovich:

Табельный номер: 00123
ФИО: Иванов Иван Иванович
СНИЛС: 123-456-789 01
Дата приема: 
Дата увольнения: -
Период работы (за 2025 г.): 12 месяцев
Основание записи: Приказ № 45 от 
Примечания: Ведется электронная трудовая книжка (ЭТК)

При заполнении бумажного бланка аналогичные данные вносятся в соответствующие графы таблицы.

Отчет о заполненной трудовой книжке – это не просто формальность, а важный элемент взаимодействия работодателя с государственными фондами социального страхования. Его правильное и своевременное оформление обеспечивает:

• Законность ведения кадрового учета;
• Отсутствие штрафов и пеней со стороны контролирующих органов;
• Доверие сотрудников к организации (корректность их трудовой истории);
• Возможность получения государственных услуг (пенсии, пособия) без задержек.

Следуя представленным рекомендациям, используя актуальные нормативные акты и современные программные решения, кадровики и бухгалтеры смогут без труда подготовить отчет о заполненной трудовой книжке в полном соответствии с требованиями 2026 года.