С переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) обязанность работодателей регулярно отчитываться перед государством стала обязательной и строго регламентированной․ Сегодня данные о трудовой деятельности работников хранятся в информационных ресурсах Социального фонда России (СФР)‚ а работодатели передают их туда посредством специальной отчетности․
В 2026 году главным документом для передачи таких сведений является форма ЕФС-1 (Единая форма сведений)․ Важно отметить‚ что с 30 декабря 2025 года вступила в силу новая форма этого отчета‚ о чем обязательно нужно помнить при заполнении․ Для самого работодателя электронная трудовая книжка — это именно этот отчет‚ а для сотрудника — выписка из него (по форме СТД-Р‚ если выдает компания‚ или СТД-СФР‚ если работник получает ее сам через Госуслуги или Социальный фонд)․
Что такое отчет по электронным трудовым книжкам?
Ранее для передачи данных использовалась форма СЗВ-ТД․ Сейчас эти сведения включены в состав единой формы ЕФС-1 как подраздел 1․1 «Сведения о трудовой деятельности» раздела 1․ Электронная трудовая книжка — это‚ по сути‚ цифровой аналог бумажной книжки‚ который ведет работодатель‚ формируя и сдавая отчет ЕФС-1․
На кого и когда нужно сдавать отчет?
Сдавать сведения о трудовой деятельности необходимо в следующих случаях:
- При приеме нового сотрудника на работу․
- При увольнении работника․
- При любых кадровых изменениях (перевод‚ повышение‚ переименование должности и т․д․)․
- Когда работник выбирает способ ведения трудовой книжки (подает заявление о переходе на электронный формат или о сохранении бумажного варианта);
Важно: при первом трудоустройстве сотрудника работодатель оформляет ему трудовую книжку сразу в электронном виде и подает соответствующие сведения в СФР․
Как заполнить подраздел 1․1 формы ЕФС-1
С 1 сентября 2021 года действуют обновленные правила ведения и хранения трудовых книжек (согласно приказу Минтруда России от № 320н)‚ а в 2023 году обновился и сам бланк․ С учетом изменений 2025-2026 годов‚ заполнение отчета имеет свои нюансы․
Основные правила заполнения
- Общие сведения: Укажите ФИО сотрудника‚ его СНИЛС и дату события․
- Кадровое мероприятие: Выберите соответствующий код выполняемой функции или кадрового действия (прием‚ перевод‚ увольнение и т․д․)․ Все коды для заполнения формы можно найти в официальной инструкции на сайте СФР․
- Сведения о заявлении: Если подаются данные о выборе работником способа ведения трудовой книжки (электронно или на бумаге)‚ обязательно укажите дату подачи соответствующего заявления․
Как сделать корректировку или отменить запись
Ошибки в отчете случаются‚ и их нужно уметь исправлять․ Порядок следующий:
- Отмена прошлой записи: Заполните строку так же‚ как она была в первоначальном (ошибочном) варианте‚ а в графе 11 (признак отмены) поставьте знак «Х»․
- Исправление записи: Сначала отмените неверную запись (как описано выше)‚ а в следующую строку внесите исправленные‚ верные сведения․
- Отмена сведений о выборе трудовой книжки: Если нужно отменить уже принятые данные о выборе работника‚ поставьте дату подачи заявления из прежнего отчета‚ а в поле «признак отмены» — знак «Х»․
Где и как сформировать отчет
Сформировать и отправить отчет можно в электронном или бумажном виде (если количество сотрудников 25 человек и более, только в электронном)․ В большинстве бухгалтерских программ и сервисов ЭДО этот процесс автоматизирован:
1С:Зарплата и управление персоналом (ред․ 3․1)
Для формирования отчета перейдите в раздел Кадры или Отчетность‚ справки → журнал Электронные трудовые книжки (или сервис 1С-Отчетность) → папка Отчетность по физлицам → кнопка Создать․
СБИС (Saby)
В разделе СФР выберите Отчет → ЕФС-1 Сведения о трудовой деятельности․ В блоке Сотрудники нажмите Добавить (можно выбрать всех сразу или добавлять по одному сотруднику) и заполните общие данные․
Контур․Экстерн
Чтобы заполнить подраздел 1․1‚ перейдите в раздел СФР → Создать → Отчет ЕФС-1․
Важные советы для кадровиков и бухгалтеров
- Зафиксируйте обязанности: Обязанности вести электронные трудовые книжки и отчитываться по форме ЕФС-1 обязательно зафиксируйте в кадровых документах по сотруднику (должностных инструкциях‚ регламентах)․
- Используйте образцы: Для сложных ситуаций (совместительство‚ переименование организации‚ служба в армии) используйте готовые образцы записей‚ чтобы избежать нарушений․ Существуют подборки из 100+ готовых образцов от профильных систем (например‚ Система Кадры)‚ которые помогут заполнить трудовую книжку без ошибок․
- Следите за сроками: При приеме и увольнении отчет сдается не позднее рабочего дня‚ следующего за днем издания соответствующего приказа․ При кадровых перемещениях — до 25-го числа следующего месяца․
- Сверяйтесь с новой формой: Помните‚ что с отчет ЕФС-1 сдается по обновленной форме․ Убедитесь‚ что ваше программное обеспечение обновлено до актуальной версии․
Грамотное и своевременное заполнение отчета по трудовым книжкам — залог отсутствия штрафов от СФР и спокойствия как работодателя‚ так и сотрудников‚ чей стаж теперь хранится в надежной цифровой базе․