Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал обязательным этапом цифровизации кадрового учета в России․ Для работодателя это означает смену привычного документооборота на передачу сведений в Социальный фонд России (СФР, ранее ПФР) в режиме реального времени․ В данной статье мы разберем, какой отчет нужно сдавать, в какие сроки и как технически организовать этот процесс․

Что такое отчет по электронным трудовым книжкам?

Важно понимать, что отдельного документа под названием «Отчет по ЭТК» не существует․ Сведения о трудовой деятельности сотрудников передаются в составе единой формы․ На текущий момент основной формой отчетности является ЕФС-1 (которая объединила в себе прежние формы, включая СЗВ-ТД)․

Основные цели подачи этих сведений:

• Фиксация приема на работу и увольнения сотрудников․
• Отражение переводов на другую должность или изменение условий трудового договора․
• Ведение электронного стажа работника для последующего назначения пенсии․

Сроки подачи сведений

В отличие от квартальных или годовых отчетов, сведения о трудовой деятельности подаются событийно․ Это означает, что отчет нужно отправить сразу после того, как произошло кадровое изменение․

1. При приеме или увольнении: сведения должны быть направлены не позднее следующего рабочего дня после издания приказа или заключения договора․
2. При переводе: сроки зависят от конкретных изменений, но общим правилом остается оперативная передача данных в СФР․

Пошаговая инструкция по сдаче отчета

Шаг 1․ Подготовка технической базы

Поскольку отчетность сдается в электронном виде, организации необходимо настроить канал связи с государственными органами:

• ЭЦП: Получить усиленную квалифицированную электронную подпись руководителя или доверенного лица;
• ТКС: Заключить договор с оператором электронного документооборота (например, Контур․Экстерн, СБИС, Такском и др․)․
• Подключение к ЭДО: Отправить заявление на подключение к электронному документообороту с Социальным фондом․

Шаг 2․ Формирование данных в учетной системе

Большинство компаний используют автоматизированные системы, такие как 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП)․ Процесс формирования выглядит следующим образом:

• Перейдите в раздел «Кадры» или «Отчетность, справки»․
• Выберите журнал «Электронные трудовые книжки» или воспользуйтесь сервисом «1С-Отчётность»․
• Нажмите кнопку «Создать» и выберите актуальную форму ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности)․
• Проверьте корректность заполнения данных: СНИЛС сотрудника, дату события и код мероприятия․

Шаг 3․ Отправка и контроль

После формирования файла отчет отправляется через оператора ЭДО в СФР․ Обязательно дождитесь квитанции о приеме․ Если пришла квитанция об ошибке, необходимо исправить данные в программе и отправить отчет повторно․

Особенности работы с разными категориями сотрудников

Новые сотрудники (без стажа до 2021 года)

Для лиц, которые начали трудовую деятельность после 1 января 2021 года, сведения фиксируются исключительно в электронном виде․ Бумажная книжка им не заводится․

Переход с бумажной книжки на ЭТК

Если сотрудник решил перейти на электронный формат, работодатель должен:

1. Получить от работника заявление о переходе на ЭТК․
2. Сделать запись в бумажной трудовой книжке о том, что сведения о трудовой деятельности будут вестись в электронном виде․
3. Выдать бумажную книжку работнику на руки․
4. Подать соответствующие сведения в СФР․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что делать, если я допустил ошибку в уже сданном отчете?

В этом случае необходимо подать корректирующую форму ЕФС-1, в которой указывается номер и дата исходного (ошибочного) документа и приводятся верные данные․

Как сотрудник может получить сведения о своем стаже?

Работодатель может выдать сотруднику справку по форме СТД-Р (выписка из сведений о трудовой деятельности), либо сотрудник может самостоятельно заказать выписку через портал Госуслуги․

Нужно ли сдавать отчет, если в организации не было кадровых изменений?

Если за отчетный период не было приемов, увольнений или переводов, то подавать сведения по разделу ЭТК в ЕФС-1 не требуется (отчет «нулевой» в данной части не предусмотрен, так как он событийный)․

Важно: За несвоевременную подачу сведений или предоставление недостоверных данных предусмотрены административные штрафы․ Рекомендуется автоматизировать процесс передачи данных через современные бухгалтерские программы для минимизации рисков․