Дата актуализации:  г.

Что такое отчет по заявлениям по трудовым книжкам?

Отчет — это совокупность сведений, которые работодатель обязан передать в Пенсионный фонд России (ПФР) о заявках сотрудников на ведение бумажной или электронной трудовой книжки (ЭТК). Информация из отчёта используется для формирования СЗВ‑ТД (Сведения о трудовой деятельности) и, начиная с 2026 г., для заполнения разделов 1 и 1.1 нового отчёта ЕФС‑1.

Законодательная база

• Федеральный закон № 122‑ФЗ «О системе обязательного пенсионного страхования».
• Приказ Минтруда России от  № РМ‑5‑1/2020 «Об утверждении формы СЗВ‑ТД».
• Приказ ПФР от  № м‑5‑3/2025 «Об изменении формы отчёта о трудовой деятельности (ЕФС‑1)».
• Требования к электронным трудовым книжкам, утверждённые Приказом Минтруда от  № ТК‑4/2020.

Кто обязан подавать отчёт и в какие сроки?

1. Все организации‑работодатели, у которых есть сотрудники, подавшие заявление о выборе формы ведения трудовой книжки.
2. Отчёт подаётся не позднее 25‑го числа месяца, следующего за месяцем, в котором было подано заявление (см. КонсультантПлюс).
3. Если в течение отчётного месяца по сотруднику не было кадровых изменений, отчёт не требуется (нулевой отчёт не сдается).
4. В феврале 2026 г. сведения о трудовой деятельности подавать не требуется; если в феврале произошли изменения, отчёт необходимо представить в марте.

Формы отчётности

4.1 СЗВ‑ТД (Сведения о трудовой деятельности)

Традиционная форма, действующая с . Содержит:

• ФИО сотрудника, дата рождения, СНИЛС.
• Сведения об работодателе (наименование, ИНН, КПП и пр.).
• Даты подачи заявления о выборе ведения ТК и запросов информации о трудовой деятельности.

4.2 ЕФС‑1 (Разделы 1 и 1.1)

С 2026 г. вместо СЗВ‑ТД используется новый отчётный документ ЕФС‑1. В него включаются те же данные, но в более структурированном виде:

• Раздел 1 — общие сведения о работнике и работодателе.
• Раздел 1.1 — информация о заявлении на ведение бумажной ТК или ЭТК, а также о кадровых событиях (приём, увольнение, перевод).

Как сформировать отчёт в 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1)

1. Откройте «Кадровый учет → Трудовые книжки → Отчёт по заявлениям».
2. В поле Дата укажите дату формирования отчёта (обычно последний день месяца).
3. В колонке Вид заявления выберите один из вариантов:
   • «Ведение бумажной трудовой книжки»;
   • «Сведения о трудовой деятельности в электронной форме».
4. Если сотрудник отозвал заявление, поставьте галочку в колонке Отозвано.
5. Сформированный список экспортируйте в XML/CSV или сразу отправьте в ПФР через интеграцию с Контур.Экстерн (см. ниже);
6. После отправки статус в личной карточке сотрудника изменится на «Отправлено».

Работа с электронными трудовыми книжками в системе «Контур.Экстерн»

Контур предоставляет удобный веб‑интерфейс для подготовки и отправки отчётов:

1. Войдите в личный кабинет ПФР через Контур.Экстерн;
2. Перейдите в раздел Трудовые книжки → Отчёт → ЕФС‑1 Сведения о трудовой деятельности.
3. Загрузите подготовленный файл (XML) или заполните форму вручную.
4. Нажмите «Подписать и отправить». После успешной отправки статус мероприятия изменится на «Отправлено».

Пошаговая инструкция по подготовке отчёта (общий вариант)

Шаг 1. Сбор данных

• Список сотрудников, подавших заявления (из 1С, кадрового журнала или HR‑системы).
• Персональные данные (ФИО, дата рождения, СНИЛС).
• Реквизиты организации (ИНН, КПП, ОКПО).
• Дата подачи заявления и, при необходимости, дата отзыва.

Шаг 2. Выбор формы отчёта

Если в организации уже используется ЕФС‑1 – готовьте её. В остальных случаях можно временно использовать СЗВ‑ТД (период перехода).

Шаг 3. Заполнение формы

1. Откройте шаблон (Excel/Word) или форму в 1С.
2. Заполните раздел 1 (общие сведения).
3. Заполните раздел 1.1 (вид заявления, даты, статус отзыва).
4. Проверьте обязательные поля – отсутствие данных приведёт к отклонению отчёта.

Шаг 4. Проверка и подпись

• В 1С нажмите «Проверить» – система укажет ошибки.
• Подпишите файл электронной подписью (КЭП) через Контур.Подписант или аналогичный сервис.

Шаг 5. Отправка в ПФР

Отправка возможна двумя способами:

• Через встроенную интеграцию 1С → ПФР (рекомендовано).
• Через личный кабинет ПФР в Контур.Экстерн (ручной вариант).

Шаг 6. Мониторинг статуса

После отправки проверяйте статус в системе:

• В 1С – колонка Статус в карточке сотрудника.
• В ПФР – раздел Мои обращения → Статусы заявлений.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Кому необходимо подавать заявление о выборе формы трудовой книжки?

Каждому сотруднику, который желает вести трудовую книжку в электронном виде, а также тем, кто предпочитает сохранить бумажный вариант.

Можно ли одновременно вести и бумажную, и электронную трудовую книжку?

Нет. По закону каждый работник выбирает один из вариантов. При смене выбора необходимо подать новое заявление и отозвать предыдущее.

Что делать, если в отчётном периоде нет кадровых изменений?

Нулевой отчёт не подаётся. При этом в системе 1С следует отметить «Нет изменений» для соответствующего месяца.

Как отозвать заявление о ведении ЭТК?

В 1С в колонке Отозвано ставьте галочку, после чего сформируйте и отправьте корректирующий отчёт.

Можно ли использовать одну форму (СЗВ‑ТД) и в 2026 г.?

Теоретически да, но ПФР активно переходит на ЕФС‑1. Рекомендуется сразу перейти на новую форму, чтобы избежать двойной отчётности.

Полезные ссылки и ресурсы

• Официальный портал ПФР
• Документация 1С:Зарплата и управление персоналом
• Контур.Экстерн – отправка ЕФС‑1
• КонсультантПлюс – нормативные акты по ТК
• Saby (СБИС) – справка по заполнению ЕФС‑1

Отчёт по заявлениям по трудовым книжкам – важный элемент кадровой отчётности, который позволяет работодателю своевременно информировать ПФР о выборе сотрудниками формы ведения трудовой книжки. Правильное формирование и отправка отчёта (СЗВ‑ТД или ЕФС‑1) помогает избежать штрафов, ускорить обработку данных в ПФР и обеспечить сотрудникам корректный учёт трудового стажа.

Следуйте приведённым рекомендациям, используйте автоматизацию в 1С и сервисы «Контур.Экстерн», и процесс сдачи отчётности будет простым и надёжным.