С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности работников переходят из бумажной трудовой книжки в электронный формат. Для работодателей это означает обязательную сдачу отчётов в Пенсионный фонд по форме СЗВ‑ТД и в Федеральную службу по труду и занятости (ФСТ) по форме ЕФС‑1. Система СБИС (Система бизнес‑информационных сервисов) стала основным инструментом подготовки, проверки и сдачи такой электронной отчетности.
Что такое СБИС и зачем он нужен?
- СБИС — это комплексный сервис, позволяющий юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям вести бухгалтерию, кадровую отчётность и сдавать налоговую и социальную отчётность через интернет.
- В разделе Трудовые книжки СБИС объединяет все отчёты, связанные с трудовой деятельностью сотрудников, чтобы не создавать путаницу в общем списке документов.
- Система автоматически напоминает о сроках сдачи отчётов и проверяет их на наличие ошибок, что снижает риск штрафов и отказов.
Какие отчёты о трудовой деятельности нужно сдавать?
- СЗВ‑ТД – сведения о приёме, переводе, увольнении и переводе в Пенсионный фонд. Сдаётся ежемесячно в ФНС.
- ЕФС‑1 – единая форма отчёта о трудовой деятельности, заменяющая несколько старых форм с 2023 года. Сдаётся в ФСТ/ПФР.
Отчёт ЕФС‑1 требуется, если в отчётном месяце произошли кадровые изменения: приём на работу, перевод на другую должность, перевод между подразделениями, увольнение, перевод в Пенсионный фонд и т.д.
Как сформировать отчёт в СБИСе
Подготовка отчёта СЗВ‑ТД
- Войдите в личный кабинет СБИС.
- Перейдите в раздел ПФР → Трудовые книжки → СЗВ‑ТД.
- Выберите нужный отчётный период и нажмите «Создать отчёт».
- Заполните сведения о каждом сотруднике: дата приёма, переводов, увольнения и т.д.
- Сохраните и отправьте отчёт в ФНС через платформу.
Подготовка отчёта ЕФС‑1
- В разделе ПФР → Трудовые книжки → ЕФС‑1 нажмите «Создать отчёт».
- Укажите период отчётности (обычно календарный месяц).
- Добавьте сведения о всех кадровых изменениях за выбранный период.
- Проверьте корректность данных: СБИС подсвечивает ошибки и недостающие поля.
- Отправьте отчёт в ФСТ/ПФР.
Отправка отчётов в Пенсионный фонд
В СБИСе предусмотрена функция «один клик» для отправки сведений о приёме, увольнении и переводе сотрудников в Пенсионный фонд. Это экономит время и уменьшает риск ошибок.
Как отменить сданный отчёт СЗВ‑ТД в СБИСе
Существует только один способ отмены сданного отчёта СЗВ‑ТД по всем мероприятиям (приём на работу, увольнение и т.д.). Нужно отправить отчёт в ФНС через платформу, указав в нём статус «отменён».
Как получить сведения из электронной трудовой книжки
- Через личный кабинет на портале Госуслуг.
- Через приложение «Госуслуги» для смартфонов;
- При необходимости можно получить бумажную выписку.
Полезные советы для работодателей
- Проверяйте отчётный период перед созданием отчёта: даты начала и окончания должны совпадать с календарным месяцем.
- Сохраняйте резервные копии всех отчётов в облачном хранилище.
- Используйте функцию «Проверка отчёта» в СБИСе, чтобы убедиться, что все поля заполнены корректно.
- Следите за обновлениями в разделе «Трудовые книжки» – в 2024 году СБИС добавил напоминания о сроках сдачи.
- Если возникнут вопросы, обращайтесь в службу поддержки СБИСа или в региональный отдел ФСТ.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Как узнать, какие отчёты я должен сдавать?
Проверьте календарный отчётный период в СБИСе. Если в месяце были кадровые изменения, сдайте ЕФС‑1 и СЗВ‑ТД.
- Можно ли изменить уже сданный отчёт?
Да, но только через отмену в ФНС и повторную сдачу с корректными данными.
- Что делать, если в отчёте обнаружена ошибка?
Исправьте данные в СБИСе, сохраните отчёт и отправьте повторно. Система автоматически отметит исправление.
СБИС — это удобный и надёжный инструмент для ведения электронных трудовых книжек и сдачи обязательной отчётности. Благодаря автоматизированным проверкам и напоминаниям работодатели могут избежать штрафов и ошибок. Следуйте описанным шагам, и ваша кадровая отчётность будет в порядке.
Если у вас возникли вопросы, не стесняйтесь обращаться в службу поддержки СБИСа или в региональный отдел ФСТ. Удачной работы!