Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в кадровом документообороте за последние годы. С введением ЭТК у работодателей появилась новая обязанность, регулярное представление сведений о трудовой деятельности сотрудников в Пенсионный фонд России (ПФР), который теперь является частью Социального фонда России (СФР). В этой статье мы подробно разберем, как правильно формировать и сдавать отчетность, какие сроки соблюдать и как использовать современные программы для упрощения работы.

Что такое отчетность по ЭТК и форма СЗВ-ТД?

Главный отчет, который работодатели обязаны подавать в связи с введением электронных трудовых книжек — это форма СЗВ-ТД (утверждена Постановлением Правления ПФР от N 730п). Ее полное официальное название — «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица».

В соответствии со статьей 66.1 ТК РФ, именно работодатель обязан собирать сведения о трудовой деятельности сотрудников и передавать их в электронном виде в ПФР. Важно понимать, что Пенсионный фонд выступает в роли оператора системы: он хранит информацию в зашифрованном виде на своих электронных ресурсах, а работодатель является источником этих данных.

Кого касается эта обязанность?

Подавать сведения по форме СЗВ-ТД должны все работодатели без исключения:

• Организации (юридические лица);
• Индивидуальные предприниматели (ИП);
• Физические лица, нанимающие работников по трудовым договорам.

Отчитываться необходимо по всем работникам, с которыми заключены, прекращены или изменены трудовые договоры. Это касается как тех сотрудников, кто выбрал электронную трудовую книжку, так и тех, кто решил сохранить бумажный вариант (ведение бумажной книжки не отменяет подачи электронного отчета).

Сроки и порядок подачи сведений

С 1 июля 2021 года действует обновленная форма СЗВ-ТД, и для нее установлены строгие сроки предоставления данных:

1. При приеме на работу или увольнении — сведения необходимо подать не позднее следующего рабочего дня после даты издания соответствующего приказа (распоряжения).
2. При кадровых переводах — отчет подается ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
3. При подаче работником заявления о выборе ведения ЭТК или отказе от нее, сведения направляются не позднее 15-го числа следующего месяца.

Как подтвердить наличие ЭТК у работника и заполнить прошлые периоды?

Частый вопрос у кадровиков: как подтвердить, что у сотрудника есть электронная трудовая книжка, и как внести в нее данные за периоды до 2020 года?

Ответ прост: чтобы включить в ЭТК подробные сведения за периоды работы до 2020 года, самому физлицу нужно подать заявление на портале Госуслуг или лично обратиться в отделение Социального фонда (СФР) с бумажной трудовой книжкой на руках. Работодатель не вносит исторические данные за прошлые места работы сам — он передает в СФР только те события, которые происходят у него в текущий момент.

Как работнику посмотреть свою ЭТК?

Просмотреть сведения электронной трудовой книжки застрахованные лица могут несколькими способами:

• Через портал Госуслуг, в личном кабинете;
• Через приложения для смартфонов — соответствующие мобильные приложения СФР и Госуслуг;
• У работодателя — можно запросить выписку из электронной книжки для последующей выдачи работнику;
• В МФЦ или отделении ПФР/СФР — при необходимости сведения могут быть предоставлены в виде бумажной выписки.

Автоматизация отчетности: помощь программ 1С

Ведение кадрового учета и подготовка отчетности вручную — трудоемкий процесс. В программах 1С реализованы все необходимые документы в целях ЭТК и представления отчетности. Специальный сервис 1С:Электронные трудовые книжки помогает:

• Сформировать корректную отчетность в Пенсионный Фонд России;
• Вести кадровый учет небольшой фирмы (оформлять прием, кадровый перевод и увольнение сотрудника);
• Подготовить и подать отчетность по пенсионному страхованию;
• Направить сведения для электронных трудовых книжек;
• Запросить выписку из ЭТК для выдачи работнику;
• Проверить СНИЛС сотрудника или оформить его новому работнику.

Ознакомиться с подробным порядком работы в этом сервисе можно в специализированных видеоинструкциях от разработчика.

Что ждет ЭТК в будущем?

Цифровизация трудовых отношений продолжается. Правительство РФ уже внесло в Госдуму проект закона, в соответствии с которым электронная трудовая книжка может полностью заменить бумажный формат, сделав его пережитком прошлого.

Интересно, что аналогичные процессы идут и в соседних странах. Например, в Украине до 10 июня 2026 года все бумажные трудовые книжки должны быть оцифрованы и внесены в электронный Реестр застрахованных лиц. С 10 июня 2026 года учет трудового стажа там будет осуществляться исключительно в цифровом формате. Эти глобальные тренды говорят о том, что переход на ЭТК — необратимый процесс, и работодателям необходимо максимально наладить электронный документооборот уже сегодня.

Отчетность в ПФР по электронной трудовой книжке, это не разовая акция, а ежемесячная обязанность каждого работодателя. Главное правило, не забывать сдавать форму СЗВ-ТД в установленные сроки (на следующий день при приеме/увольнении и до 15-го числа при переводах). Использование современных учетных систем, таких как 1С, позволяет свести риск ошибок к минимуму и значительно ускорить процесс передачи данных в Социальный фонд.