В 2026 году процесс перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) завершен, и система работы с кадровыми данными окончательно устоялась. Однако у работодателей, особенно у тех, кто недавно сменил ответственных сотрудников или использует обновленное программное обеспечение, часто возникают вопросы regarding актуальной отчетности. Сегодня, 22 мая 2026 года, мы разберем все нюансы формирования и сдачи отчетов, чтобы избежать штрафов и ошибок.

Какая форма отчетности актуальна в 2026 году?

Главным документом, фиксирующим трудовую деятельность сотрудников, остается форма ЕФС-1 (ранее известная как СЗВ-ТД). Именно данные из этого отчета попадают в электронные трудовые книжки застрахованных лиц.

Важно помнить ключевые изменения, вступившие в силу в текущем году:

• Коды ДИСТ и НДОМ исключены. С 2026 года больше не нужно отчитываться о переводе сотрудников на дистанционную или надомную работу отдельными кодами мероприятий. Эти изменения были внесены для упрощения документооборота.
• Единый социальный фонд (СФР). Все отчеты сдаются исключительно в СФР, который объединил функции ПФР и ФСС.
• Сроки сдачи. Отчетность сдается ежемесячно (до 25 числа следующего месяца) при наличии кадровых изменений, либо ежегодно (до 15 февраля) для сотрудников, не имевших изменений в трудовой деятельности в течение года.

Обязанности работодателя: что нужно делать прямо сейчас?

Работа с электронными трудовыми книжками требует от кадровиков и бухгалтеров повышенной внимательности. Основные обязанности включают:

1. Регистрация событий. Все кадровые мероприятия (прием, увольнение, перевод, переименование компании) должны быть отражены в отчете ЕФС-1.
2. Выбор формата книжки. Для сотрудников, которые впервые трудоустраиваются после 2020 года, ведутся только электронные трудовые. Для тех, кто работал ранее, важно хранить данные о их выборе (бумажная или электронная форма), если такое заявление подавалось.
3. Хранение документов. Бумажные трудовые книжки (для тех, кто сохранил их) работодатель обязан хранить по сей день. Они выдаются работнику только при увольнении по его заявлению.

Частые ошибки и как их избежать

Анализ практики 2025-2026 годов показывает, что большинство ошибок связано с человеческим фактором и невнимательностью при заполнении полей в программах-сборщиках отчетности (1С, СБИС, Контур.Экстерн).

Пример ошибки: Попытка внести код мероприятия, который уже не актуален (например, старые коды переводов). Система СФР может принять файл, но позже выставить требование об уточнении, что повлечет за собой лишнюю работу.

Техническая сторона: как сформировать и отправить отчет

Современные системы автоматизации (такие как 1С:ЗУП ред. 3.1, СБИС, Контур) позволяют формировать отчетность в несколько кликов. Рассмотрим общий алгоритм действий:

• Зайдите в раздел «Кадры» или «Отчетность, справки».
• Выберите журнал «Электронные трудовые книжки» или сервис внешней отчетности.
• Перейдите в папку «Отчетность по физлицам».
• Нажмите кнопку «Создать» и выберите период формирования.
• Проверьте заполненность полей, особенно даты и основания приказов.
• Сформируйте файл и отправьте его в СФР через выбранный канал связи (Телеком, Такском, Астрал Отчет 5.0 и др.).

После успешной отправки система покажет статус «Принят». Важно сохранять копии отправленных файлов (формат XML) и протоколы проверки в электронном архиве компании. Эти документы могут потребоваться при проверках трудовой инспекции или в случае споров с работниками.

Где работнику посмотреть свою электронную трудовую?

Частый вопрос от сотрудников: «Где мне увидеть актуальные записи?». Работодатель должен уметь проконсультировать работника. Данные доступны:

• На портале Госуслуги (раздел «Пенсионное обеспечение» -> «Выписка из ЭТК»).
• В личном кабинете на сайте СФР.
• Через банки-партнеры (Сбербанк, ВТБ и др.) в приложениях для клиентов.
• По запросу в МФЦ.

Что делать, если найдена «потерянная» бумажная трудовая?

Ситуации, когда у работника неожиданно находится бумажная трудовая книжка, которую он считал утерянной, в 2026 году все еще встречаются. Если работодатель уже завел новую электронную историю или дубликат, аннулирование записей становится сложной процедурой.

Важно: Трудовая книжка является документом строгой отчетности. Все движения бланков фиксируются в книгах учета. Если старая книжка нашлась, необходимо провести сверку записей и, при необходимости, внести уточняющие сведения в отчет ЕФС-1, чтобы данные в электронном реестре СФР соответствовали действительности.

2026 год стал годом окончательной цифровизации трудовых отношений. Новый отчет по форме ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД) стал привычным инструментом, однако требует постоянного контроля за обновлениями законодательства, такими как отмена кодов ДИСТ и НДОМ. Соблюдение сроков сдачи (особенно в январе и июле, когда сроки могут смещаться из-за выходных дней) и правильное хранение электронных копий отчетов — залог спокойствия для бухгалтерии и кадровой службы.

Помните: своевременная и точная отчетность — это не только избежание штрафов, но и гарантия прав ваших сотрудников на получение пенсии и подтверждение стажа.