Электронные трудовые книжки (ЭТК) становятся все более распространенными, и работодателям необходимо знать, как правильно отправлять отчетность в Пенсионный фонд России (ПФР) по ЭТК. В этой статье мы подробно рассмотрим процесс, сроки и необходимые шаги.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. Она ведется и хранится в электронном виде, что упрощает ведение кадрового учета и отчетности. С 1 апреля 2020 года работодатели обязаны представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности работников по форме СЗВ-ТД.
Сроки сдачи отчета по электронным трудовым книжкам
Сроки сдачи отчета по ЭТК зависят от даты начала трудовых отношений или изменения в трудовой деятельности работника.
- При приеме на работу или увольнении (с 1 апреля по 26 апреля 2020 года): Сведения необходимо передать в ПФР в срочном порядке по форме СЗВ-ТД.
- При других кадровых изменениях (перевод, изменение формы ТК): Не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Обратите внимание, что в некоторых месяцах (январь, июль) отчетность приходится на 17-е число.
- Для работников, впервые устраивающихся на работу: Бумажная трудовая книжка не нужна, сведения ведутся сразу в электронном виде.
Важно! В случае отсутствия работника на рабочем месте в день выдачи трудовой книжки, отчет можно отправить по почте заказным письмом с уведомлением.
Как сформировать и отправить отчет СЗВ-ТД в ПФР
Существует несколько способов формирования и отправки отчета СЗВ-ТД:
Использование программного обеспечения 1С
Программы 1С (например, 1С:Зарплата и управление персоналом) позволяют формировать отчетность по ЭТК.
Инструкция:
Перейдите в раздел Кадры или Отчетность, справки.
Выберите Журнал Электронных трудовых книжек или сервис 1С-Отчетность.
В папке Отчетность по физлицам нажмите кнопку Создать.
Заполните необходимые поля отчета.
Сохраните отчет в формате XML.
Отправьте отчет в ПФР через личный кабинет работодателя на сайте ПФР или через систему электронного документооборота.
Использование специализированных сервисов
Существуют онлайн-сервисы, которые позволяют формировать и отправлять отчетность по ЭТК. Примеры: Контур.Экстерн, Авиант.
Инструкция (пример для Контур.Экстерн):
Зарегистрируйтесь на сайте Контур.Экстерн.
Выберите услугу «Отчетность по электронным трудовым книжкам».
Заполните необходимые данные о работниках.
Сформируйте отчет в формате XML.
Отправьте отчет в ПФР через личный кабинет.
Отправка через личный кабинет работодателя на сайте ПФР
Вы можете самостоятельно сформировать отчет в программе 1С или другом источнике и загрузить его на сайт ПФР;
Инструкция:
Войдите в личный кабинет работодателя на сайте ПФР: [https://myfond.ru/](https://myfond.ru/)
Выберите раздел «Отчетность».
Выберите вид отчета «СЗВ-ТД».
Загрузите сформированный отчет в формате XML.
Подтвердите отправку отчета.
Что нужно знать при отправке отчета
- Формат отчета: Отчет СЗВ-ТД должен быть сформирован в формате XML.
- Проверка отчета: Перед отправкой убедитесь, что отчет не содержит ошибок и соответствует требованиям ПФР.
- Сроки отправки: Соблюдайте установленные сроки сдачи отчетности.
- Личный кабинет работодателя: Рекомендуется использовать личный кабинет работодателя на сайте ПФР для отправки отчетности.
- СНИЛС: При отправке отчета необходимо указывать СНИЛС работников.
Отправка отчета по электронным трудовым книжкам – важная задача для работодателей. Соблюдение сроков и правильное формирование отчета поможет избежать штрафов и других неприятностей. Используйте современные программные решения и сервисы, чтобы упростить процесс отчетности и сэкономить время. Регулярно проверяйте информацию на сайте ПФР и в специализированных изданиях, чтобы быть в курсе последних изменений в законодательстве.