Электронные трудовые книжки (ЭТК) стали неотъемлемой частью кадрового учета и документооборота в России․ С 2020 года работодатели обязаны подавать в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности своих сотрудников․ Программы линейки 1С значительно упрощают эту задачу, автоматизируя процесс сбора данных и формирования отчетности․ В данной статье мы подробно разберем, как настроить учет ЭТК, сформировать необходимый отчет и избежать типичных ошибок․
Что такое отчетность по ЭТК в 1С?
Главным отчетом, который работодатели сдают в рамках ведения электронных трудовых книжек, является СЗВ-ТД․ Именно через этот регламентированный отчет в 1С осуществляется передача информации о кадровых событиях (прием, увольнение, перевод и т․д․) в ПФР․
Первый отчет по данной форме сдавался еще за январь 2020 года․ При этом важно помнить, что в отчете могут содержаться данные по последнему кадровому событию, произошедшему с сотрудником накануне 2020 года, если оно является актуальным для текущей отчетности․
Настройка учета ЭТК в программах 1С
Корректная настройка программы обеспечивает стабильную и быструю отправку данных без ошибок․ После правильной настройки 1С работодатель ведет электронную трудовую книжку через стандартные документы системы․
1С:Зарплата и управление персоналом 8, ред․ 3․1
В конфигурации ЗУП 3․1 ключевым шагом является правильное оформление кадровых документов:
- Установка флагов․ При приеме на работу нового сотрудника необходимо установить флаг «Начало трудовой деятельности» и флаг «Отразить в трудовой книжке»․
- Автоматическое заполнение․ После установки флага «Отразить в трудовой книжке» сведения о принятом сотруднике и его первой работе (мероприятии) автоматически попадут в отчет СЗВ-ТД по кнопке «Заполнить» или при использовании кнопки «Подбор»․
1С:Бухгалтерия
В «1С:Бухгалтерия» передача информации об ЭТК также осуществляется через регламентированный отчет․ В системе доступны все необходимые формы для подачи данных о приеме и увольнении сотрудников․ Главное — следить за актуальностью релиза конфигурации, так как формы отчетов регулярно обновляются․
Как сформировать отчет СЗВ-ТД в 1С
Формирование отчета в программах 1С интуитивно понятно․ Рассмотрим алгоритм на примере 1С:ЗУП ред․ 3․1:
- Перейдите в раздел Кадры или Отчетность, справки․
- Выберите журнал «Электронные трудовые книжки» или воспользуйтесь сервисом 1С-Отчетность (папка «Отчетность по физлицам»)․
- Нажмите кнопку «Создать» и выберите форму СЗВ-ТД․
- Заполните отчет с помощью кнопки «Заполнить» — программа сама подтянет данные из кадровых документов, у которых был установлен флаг «Отразить в трудовой книжке»․
- Проверьте корректность заполнения и отправьте отчет․
Отправка отчетности и работа с сервисами
Подготовленный отчет СЗВ-ТД можно сдать несколькими способами:
- Через сервис 1С-Отчетность — самый удобный способ, позволяющий отправить данные в ПФР напрямую из программы․ Вы также сможете получать технический анализ и подтверждение отправки отчета, а также печатать ответы от контролирующих органов․
- На бумажном носителе — отчет можно распечатать и сдать в ПФР лично (доступно для работодателей с численностью сотрудников менее 10 человек)․
- Сохранение в файл — отчет можно выгрузить в файл для последующей загрузки в сторонние программы ПФР․
Для малого бизнеса и индивидуальных предпринимателей существует специализированное облачное решение — 1С:Электронные трудовые книжки (подсистема Фреш)․ Его возможности включают:
- Отправку отчета СЗВ-ТД в ПФР через 1С-Отчетность․
- Возможность загрузки отчета, сформированного в сторонней программе, с возможностью редактирования․
- Ведение простого кадрового документооборота․
- Доступ: 1 информационная база для 1 юридического лица или ИП, 1 пользователь․
Форма СТД-Р: сведения для сотрудников
Помимо сдачи отчетности в ПФР, у работодателя есть обязанность выдавать сведения о трудовой деятельности самим работникам․ Для этого в учетных решениях 1С реализована форма СТД-Р․
Печатная форма электронной трудовой книжки в 1С формируеться по кнопке из карточки сотрудника или документа․ Эту форму можно распечатать, подписать и выдать сотруднику при его увольнении или по первому требованию․
Важные нюансы и законодательные ограничения
Работая с ЭТК в 1С, необходимо помнить о важных правилах, установленных законодательством:
- Переход обратно на бумажную невозможен․ Если сотрудник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, вернуться к бумажному формату нельзя (Письмо Минтруда от N 142/ООГ-18054)․ Обязательно напоминайте об этом сотрудникам при приеме заявлений․
- Отчет ЕФС-1․ Если сотрудник согласен на переход на ЭТК, необходимо сформировать верные документы в программах 1С и отправить отчет ЕФС-1 (подраздел 1․1)․
Функционал программ 1С полностью реализует все требования законодательства по ведению электронных трудовых книжек․ Главное, правильно настроить учетные политики и не забывать устанавливать флаги «Отразить в трудовой книжке» в кадровых документах․ Использование сервиса 1С-Отчетность сделает процесс сдачи СЗВ-ТД быстрым и безопасным, а своевременное обновление программы гарантирует соответствие форматов актуальным требованиям ПФР․