Отчетность по форме СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности) — это ключевой документ для Пенсионного фонда России. Он заменяет старую форму СЗВ-6 и содержит информацию о трудовом стаже и заработке за каждый год. Одним из важнейших разделов является графа, касающаяся ведения трудовых книжек. Неправильное заполнение этой границы может привести к ошибкам в расчете пенсионных коэффициентов и, как следствие, к занижению будущей пенсии.
В данной статье подробно разберем, что именно и в каких случаях нужно указывать в соответствующем поле формы СЗВ-ТД.
Базовый принцип: что отражаем в отчете
В разделе 2 «Сведения о трудовой деятельности» формы СЗВ-ТД есть графа, которая в инструкциях часто называется «Признак ведения трудовой книжки» или «Ведение трудовой книжки». Здесь указывается, велась ли у работника в отчетном году трудовая книжка в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Существует всего два основных варианта для заполнения:
- «1», трудовая книжка работника велась (оформлялась, в нее вносились записи).
- «0» — трудовая книжка работника не велась.
Когда ставим «1» (ведется)
Значение «1» проставляется в отчетном году, если в течение этого года с работником совершались любые действия, связанные с его трудовой книжкой. К ним относятся:
- Оформление новой трудовой книжки (при приеме на работу нового сотрудника, у которого ранее не было ТК, или при утере старой).
- Внесение записей об изменении трудового договора (перевод, изменение условий оплаты труда и т.д.).
- Внесение записей об увольнении (самый частый случай).
- Внесение записей о поощрениях, награждениях (если они оформляются в ТК).
- Внесение записей о дополнительном образовании (если оно связано с работой и оформляется в ТК).
- Оформление дубликата трудовой книжки.
- Переоформление трудовой книжки (например, при смене фамилии, если в ней были записи).
Важно: Даже если в течение года была только одна запись (например, только об увольнении в декабре), признак все равно равен «1».
Когда ставим «0» (не ведется)
Значение «0» указывается, если в отчетном году не было совершено ни одного действия с трудовой книжкой конкретного работника. Это происходит в двух основных ситуациях:
- Работник не работал в организации в этом году. Например, сотрудник уволился в 2023 году, а в 2024 году его нет в штате. В отчете за 2024 год по нему ставим «0».
- Работник работал, но его трудовая книжка не открывалась и не оформлялась. Например, сотрудник был принят на работу, но ему не выдали трудовую книжку (что нарушает закон), либо он уже имел ее, и в течение года никаких записей в нее не вносилось (просто работал).
Ключевой момент: Если работник работал весь год, а его трудовая книжка не велась (не было ни одной записи), это является нарушением со стороны работодателя (ст. 66, 67 ТК РФ). Однако в отчете СЗВ-ТД вы все равно должны поставить «0», так как факт ведения отсутствовал. Проблему нужно решать на уровне исправления кадрового делопроизводства.
Особые случаи и нюансы
Увольнение в течение года
Если работник был уволен в отчетном году (например, в июне), то до момента увольнения его трудовая книжка велась (записи о приеме, переводах). После увольнения запись об увольнении вносится. За весь отчетный год признак равен «1».
Прием на работу в течение года
Если работник принят в отчетном году (например, в сентябре), то с момента приема его трудовая книжка велась (запись о приеме на работу). За весь отчетный год признак равен «1».
Работник с несколькими периодами работы в году
Если сотрудник работал в организации дважды в одном году (уволился и снова принят), то в каждом периоде работы его трудовая книжка велась. За год признак равен «1».
Сведения о работе в другой организации (если ТК не велась у текущего работодателя)
Это самый сложный и важный нюанс. Правило: В отчете СЗВ-ТД вы указываете сведения только о том, велась ли трудовая книжка у ВАШЕЙ организации в отчетном году. Вы не отражаете, велась ли ТК у работника в других местах работы.
Пример: Иванов И.И. работал у вас с января по июнь 2024 года (ТК велась, запись об увольнении). С июля по декабрь 2024 года он работал в другой компании. В вашем отчете СЗВ-ТД за 2024 год по Иванову И.И. вы ставите «1», потому что в вашей организации его ТК велась (была запись об увольнении). Сведения о его работе в другой компании (и о ведении там ТК) вы не указываете. Это обязанность того другого работодателя.
Как это выглядит на практике: таблица примеров
| Ситуация с работником в отчетном году | Ведлась ли ТК у НАШЕЙ организации? | Что указываем в СЗВ-ТД | Комментарий |
|---|---|---|---|
| Работал весь год, никаких записей не было | Нет (нарушение) | 0 | Факт ведения отсутствовал, несмотря на работу. |
| Принят в марте, уволен в октябре | Да (запись о приеме и об увольнении) | 1 | Любая запись = ведение. |
| Уволен в декабре предыдущего года, в этом году не работал | Нет | 0 | Отсутствие трудовых отношений в году. |
| Работал весь год, в конце года получил награду, запись в ТК не вносилась | Нет | 0 | Награда без записи в ТК не считается ведением. |
| Принят в январе, в феврале получил дубликат ТК (старая утеряна) | Да (оформление дубликата) | 1 | Любое кадровое действие с ТК. |
Частая ошибка и как ее избежать
Ошибка: Указание в СЗВ-ТД сведений о ведении трудовой книжки в других организациях или попытки «собрать» полный стаж работника в одном отчете.
Правило: Каждый работодатель отчитывается только за свой период работы с сотрудником. Если в вашей организации в 2024 году Иванов И.И. не работал, вы не включаете его в отчет за 2024 год вообще, независимо от того, где он тогда работал. Если он у вас работал, но ТК не велась (нарушение), вы включаете его в отчет с признаком «0».
Это принцип «разделения ответственности». ПФР сопоставляет отчеты всех работодателей по каждому СНИЛС и формирует полную картину трудовой деятельности гражданина.
Алгоритм действий для кадровика/бухгалтера
- Определите круг лиц, которые подлежат отражению в СЗВ-ТД за отчетный год (все, с кем были трудовые отношения в этом году, даже если они были краткосрочными).
- Для каждого работника проверьте, совершались ли в отчетном году с его трудовой книжкой какие-либо действия (прием, увольнение, перевод, дубликат и т.д.).
- Если ДА — в графе «Признак ведения трудовой книжки» ставите «1».
- Если НЕТ (работник не работал или работал, но ТК не открывалась/не оформлялась) — ставите «0».
- Не пытайтесь вносить в эту графу данные о работе в других компаниях. Это не ваша задача.
Заполнение графы о ведении трудовых книжек в СЗВ-ТД — это формальный, но критически важный процесс. Он напрямую влияет на достоверность сведений о стаже, которые использует Пенсионный фонд. Помните простую логику: «1» — если в вашей организации с ТК сотрудника что-то делали, «0», если ничего не делали, даже если он работал. Соблюдение этого правила и своевременное исправление кадровых нарушений (отсутствие записей в ТК) — забота не только об отчетности, но и о будущей пенсии ваших сотрудников.
Примечание: Настоящая статья носит информационно-справочный характер. В спорных ситуациях необходимо обращаться к актуальным редакциям Трудового кодекса РФ, Постановлению Правительства РФ № 891н «Об утверждении формы СЗВ-ТД…» и получать консультации у профессиональных юристов или в Пенсионном фонде России.