Отдел труда и заработной платы (ОТиЗ) — это важнейшее структурное подразделение любой организации, отвечающее за организацию труда, нормирование, расчеты по оплате труда и предоставление обязательной отчетности в контролирующие органы. В 2026 году кадровикам и бухгалтерам приходится работать в условиях постоянных изменений: обновляются статформы, трансформируются правила сдачи ЕФС-1, а также вводятся новые электронные способы взаимодействия с ведомствами.
В этой статье мы подробно разберем, какие именно отчеты должен сдавать отдел труда и заработной платы, на что обратить внимание в 2026 году и как избежать штрафов за несвоевременное предоставление сведений.
Функции отдела труда и заработной платы
Прежде чем перейти к перечню отчетов, важно обозначить ключевые функции ОТиЗ. Именно они определяют тот массив данных, который впоследствии необходимо отражать в отчетности. К основным функциям относятся:
- Нормирование труда — разработка и утверждение систем оплаты труда, тарифных сеток, окладов и сдельных расценок.
- Расчет заработной платы — начисление окладов, премий, надбавок, расчет удержаний (НДФЛ, алименты и др.), оплата больничных и отпусков.
- Кадровый учет, оформление приемов, увольнений, переводов, изменений режима рабочего времени.
- Формирование отчетности — подготовка и сдача сведений в Социальный фонд России (СФР), Федеральную налоговую службу (ФНС) и Росстат.
Единая форма сведений (ЕФС-1): главные изменения 2026 года
С момента образования Социального фонда России все кадровые и зарплатные отчеты, которые ранее сдавались в ПФР и ФСС, слились в единую форму сведений ЕФС-1. Этот отчет состоит из нескольких разделов, которые оформляются и сдаются отдельно друг от друга в зависимости отного события.
Раздел 1; Сведения о трудовой (иной) деятельности
Этот раздел (аналог бывшей СЗВ-ТД) заполняют и сдают организации и ИП, у которых есть сотрудники по трудовым договорам и/или исполнители по гражданско-правовым договорам (ГПД). В подразделе 1.1 отражаются сведения о трудовой деятельности.
Важное нововведение 2026 года!
С 2026 года появилось существенное изменение в правилах сдачи подраздела 1.1 раздела 1 отчета ЕФС-1. Теперь, если работник перешел на неполный режим рабочего времени или, наоборот, с неполного на полный, подавать этот подраздел стало обязательно. Ранее такие изменения не требовали самостоятельного отчета. Теперь же любое изменение режима времени является поводом для подачи ЕФС-1.
Отчетность в ФНС: расчеты по страховым взносам и НДФЛ
Налоговая инспекция ждет от работодателей расчеты по страховым взносам (РСВ) и сведения о доходах (6-НДФЛ). Особое внимание следует уделить персонифицированным сведениям:
- Персонифицированные сведения о физлицах сдаются ежемесячно. Однако важный момент: за март, июнь, сентябрь и декабрь их можно отдельно не сдавать, так как аналогичная информация уже содержится в квартальном Расчете по страховым взносам (РСВ). Это правило подтверждено письмом ФНС от № БС-4-11/2593 и продолжает действовать.
- Электронный формат — отправить сведения можно только в электронном виде через систему отчетности или личный кабинет на сайте ФНС. Бумажные носители для большинства работодателей уже не допускаются.
Статистическая отчетность: новые формы Росстата
Росстат регулярно обновляет формы статистической отчетности о численности, условиях и оплате труда работников, а также о потребности в трудовых ресурсах. Отдел труда и заработной платы должен строго следить за актуальностью форм, так как нарушение сроков или сдача устаревших бланков грозит штрафами.
Ключевые формы и изменения в 2026 году:
- Форма 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников». Эту форму готовят те организации, которые не передавали данные по форме П-4. С отчетов за 2024 год применяются обновленные формы 1-Т, 1-Т (условия труда), 1-Т(ГС) и 1-Т(МС). Сроки сдачи некоторых отчетов за январь и I квартал 2026 года Росстат продлил, о чем было сообщено дополнительно.
- Форма П-4 (НЗ). Работодатели продолжают сдавать квартальные отчеты по труду и заработной плате в Росстат по данной форме.
- Форма № 57-Т «Сведения о заработной плате работников по профессиям и должностям». С вводится новая форма, которую необходимо будет применять в 2026 году. Она дает Росстату детализированную картину по уровню оплаты труда по конкретным профессиям.
Внутренняя аналитика: отчет по расчету заработной платы
Помимо внешней отчетности, отдел труда и заработной платы формирует внутренние регистры и отчеты для руководства компании. Например, в современных бухгалтерских программах для формирования отчета по расчету заработной платы необходимо выбрать пункт меню «Операции / Зарплата / Начисления и расчет / Отчет по расчету заработной платы по статьям учета и счетам».
Такой отчет позволяет:
- Проанализировать структуру фонда оплаты труда;
- Сгруппировать начисления по подразделениям и статьям учета;
- Сформировать аналитику за выбранный месяц по конкретному отделу (например, в системах типа PeopleForce).
Сроки и способы сдачи: как не получить штраф
Чтобы отчетность была принята с первого раза, следует соблюдать несколько золотых правил:
- Соблюдайте сроки. Для каждой формы (ЕФС-1, РСВ, 1-Т, П-4) установлены свои сроки. Например, при переводе на неполное рабочее время ЕФС-1 нужно подать не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.
- Используйте электронный документооборот. Как уже упоминалось, отправить сведения в ФНС можно только через ТКС или ЛК налогоплательщика. То же самое касается ЕФС-1 для компаний с численностью более 10 человек.
- Проверяйте актуальность форм. Перед сдачей отчета в Росстат обязательно уточните, не обновился ли бланк (например, переход на новые формы 1-Т и 57-Т).
- Сверяйте данные. Информация в ЕФС-1, РСВ и 6-НДФЛ не должна противоречить друг другу.
Работа отдела труда и заработной платы в 2026 году требует повышенного внимания к деталям. Слияние отчетов в ЕФС-1, появление новых триггеров для сдачи подраздела 1.1 (изменение режима рабочего времени), введение статформы № 57-Т и строгий электронный формат обмена с ФНС — все это делает труд кадровиков и расчетчиков еще более ответственным. Внедрение автоматизированных систем учета и регулярный мониторинг изменений законодательства помогут своевременно и безошибочно сдавать всю необходимую отчетность.