Отчёт о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша – обязательный документ, который составляется в конце каждого месяца ответственным лицом по ведению трудовых книжек․ Он регламентируется нормами Трудового кодекса РФ и Постановлением Министерства труда России № 69 от 10 октября 2003 г․ Ниже представлен подробный пример такого отчёта, а также рекомендации по его заполнению․
Кому и когда представляется отчёт
- Ответственное лицо (кадровый специалист) в конце каждого месяца․
- Отчёт направляется в бухгалтерию работодателя․
- К отчёту прилагается приходный ордер кассы организации․
Точные сроки и формы регламентированы в пунктах VIII и VI КонсультантПлюс, а также в Приложении № 3 к Постановлению Минтруда․
Содержание отчёта
Шапка документа
В шапке указываются:
- Наименование организации․
- ФИО ответственного лица․
- Месяц и год отчёта․
- Номер приходного ордера (прилагается)․
Таблица учёта бланков
| № п/п | Дата приема на работу | Фамилия, имя | Тип бланка | Кол‑во выданных бланков | Сумма, полученная за бланк (руб․) | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Иван И․ | Трудовая книжка | 1 | 1 200,00 | Оформлен в марте 2026 г․ |
Сводные итоги
- Общее количество выданных бланков трудовой книжки за месяц․
- Общее количество вкладышей․
- Сумма полученных средств (с указанием валюты, если применимо)․
Пример заполнения отчёта
Ниже – полностью готовый образец отчёта, который можно скопировать в Word или PDF․ Формат соответствует редакции 1 от 21 мая 2026 г․, опубликованной на портале «Моё дело»․
Отчёт о наличии бланков трудовой книжки и вкладышей в неё (редакция 1 от ) Наименование организации: _______________________________ Ответственное лицо: _________________________________ Месяц отчёта: _______________________________________ Приложение: Приходный ордер № ___ от ___․____․2026 Таблица учёта: № п/п | Дата приема | ФИО | Тип бланка | Выдано | Сумма (руб․) | Примечание ------|-------------|-------------------|---------------------|--------|--------------|----------- 1 | | Иванов И․И․ | Трудовая книжка | 1 | 1 200,00 | Оформлен в марте 2026 г․ 2 | | Петрова А;В․ | Вкладыш в ТК | 2 | 600,00 | Вкладка первой 3 | | Сидоров С․С․ | Трудовая книжка | 1 | 1 200,00 | Оформлен в марте 2026 г․ Сводные итоги: - Выдано бланков трудовой книжки: 2 шт․ - Выдано вкладышей: 2 шт․ - Сумма полученных средств: 3 000,00 руб․ Подпись ответственного лица: ________________________
Как оформить приходный ордер
Приложение к отчёту – приходный ордер кассы организации, в котором указываются:
- Номер и дата ордера․
- Сумма выданных средств․
- Назначение платежа – «Оплата за бланки трудовой книжки и вкладыши»․
- Подпись кассира и ответственного лица․
Частые вопросы и ответы
- Можно ли хранить отчёты вместе с заявками? – Да, отчёты могут храниться в той же папке, где находятся заявки и отрывные части заявок, но они должны быть оформлены отдельно․
- Как вести книгу учёта движения бланков? – По форме Приложения № 3 к Постановлению Минтруда, в ней фиксируются даты приема, фамилии, типы бланков и количество выданных экземпляров․
- Что делать с испорченными бланками? – Их необходимо оформить актом об уничтожении, который также прилагается к отчёту․
Полезные ссылки и скачивание шаблонов
- Отчёт о наличии бланков трудовой книжки (пример заполнения) – скачать
- Книга учёта бланков трудовой книжки и вкладышей – скачать (Word, PDF)
- Приложение N 3 к Постановлению Минтруда – скачать
Эти ресурсы позволяют быстро получить готовые формы в Word и PDF, что экономит время на оформление отчёта․
Соблюдение установленной формы отчёта о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша – обязательное условие для каждой организации․ Правильное заполнение и своевременное представление документа позволяют избежать проблем при проверках и обеспечить прозрачность расходов, связанных с выдачей трудовых книжек․
При необходимости, используйте приведённый выше образец как основу, адаптируя его под специфику вашего предприятия․