Электронные трудовые книжки (ЭТК) стали неотъемлемой частью кадрового учета в России. С 2023 года обязательная сдача сведений о трудовой деятельности сотрудников в Пенсионный фонд России (ПФР) осуществляется по форме ЕФС‑1, а ранее – по форме СЗВ‑ТД. В этой статье разберём, что такое отчёт, как его правильно оформить и отправить, какие сроки и требования к заполнению, а также какие инструменты могут помочь в работе.

Что такое отчёт по трудовым книжкам?

Отчёт по трудовым книжкам – это сборник сведений о трудовой деятельности каждого сотрудника организации за определённый период. Он содержит данные о приёме на работу, переводах, увольнениях, а также о смене формы трудовой книжки (бумажной/электронной). Отчёт предназначен для:

• ПФР – для расчёта пенсионных начислений;
• Социального страхования – для расчёта страховых взносов;
• Внутреннего контроля – для подтверждения правильности кадрового учёта.

Формы отчётов

1. СЗВ‑ТД (Сведения о трудовой деятельности) – используется до 2023 года.
2. ЕФС‑1 (Единый формат сведений о трудовой деятельности) – обязательна с 2023 года.

В обеих формах указываются:

• ФИО сотрудника, дата рождения, СНИЛС;
• Дата приёма, увольнения, переводов;
• Номер и дата выдачи трудовой книжки;
• Форма трудовой книжки (бумажная/электронная);
• Сведения о смене статуса (например, перевод в другой отдел).

Кому и когда сдавать отчёт?

Отчёт по электронным трудовым книжкам необходимо сдавать:

• После приёма сотрудника в штат;
• После увольнения сотрудника;
• После изменения статуса (перевод в другой отдел, смена формы трудовой книжки).

Срок сдачи:

• Если сотрудник был принят в штат или уволен – до следующего дня после события;
• Если произошло изменение статуса – не позднее 15‑го числа следующего месяца.

Кому отправляется отчёт

Отчёт отправляется в Пенсионный фонд России (ПФР) через сервис ЭДО ПФР (электронный документооборот). Перед отправкой необходимо:

1. Подключить организацию к ЭДО ПФР – подать Заявление на подключение страхователя к ЭДО ПФР (ЗПЭД).
2. Если отчёт отправляет представитель (не руководитель), после ЗПЭД необходимо направить Уведомление о представлении полномочий представителю (УПУП).

Как заполнить отчёт (пример по форме ЕФС‑1)

Ниже приведён пошаговый алгоритм заполнения отчёта в системе 1С и в сервисе Saby (СБИС).

В 1С: Зарплата и управление персоналом

1. Войдите в раздел Кадры → Отчётность → Справки → Электронные трудовые книжки.
2. Нажмите кнопку Создать и выберите форму ЕФС‑1.
3. Добавьте сотрудников, которые попали в период отчётности (приём, увольнение, перевод).
4. Заполните обязательные поля: ФИО, СНИЛС, дата рождения, дата приёма/увольнения, номер трудовой книжки, форма (бумажная/электронная).
5. Сохраните отчёт и проверьте контрольные суммы.
6. Отправьте отчёт в ПФР через интеграцию 1С‑Отчётность.

В Saby (СБИС)

1. Перейдите в раздел СФР → Трудовые книжки → Отчёт.
2. Выберите ЕФС‑1 и нажмите Создать.
3. Добавьте сотрудников вручную или импортируйте из CSV/Excel.
4. Заполните все обязательные поля, проверьте корректность данных.
5. Нажмите Отправить – система автоматически сформирует XML‑файл и отправит его в ПФР.

Проверка и контроль качества данных

Перед отправкой отчёта важно убедиться, что:

• СНИЛС сотрудника совпадает с данными в базе;
• Номера трудовых книжек уникальны и корректны;
• Форма трудовой книжки соответствует действительности (бумажная/электронная);
• Дата приёма/увольнения не превышает 30 дней с момента события (если требуется).

В 1С и Saby есть встроенные проверки, но при необходимости можно использовать внешние сервисы, например, КонсультантПлюс для проверки СНИЛС и получения выписок из электронной трудовой книжки.

Как получить доступ к электронной трудовой книжке

После сдачи отчёта в ПФР, данные о сотрудниках автоматически попадают в электронную трудовую книжку. Для доступа к ней:

• Войдите в личный кабинет ПФР;
• Перейдите в раздел Электронные трудовые книжки;
• Выберите нужного сотрудника и просмотрите/распечатайте сведения.

Примеры форм и образцов

Ниже приведены упрощённые версии форм ЕФС‑1 и СЗВ‑ТД. В реальности они содержат более подробные поля и обязательные подписи.

Образец ЕФС‑1

Образец СЗВ‑ТД

Форма СЗВ‑ТД аналогична ЕФС‑1, но содержит дополнительные поля для указания статуса (например, «работа в отпуске»). В большинстве случаев для новых организаций достаточно использовать ЕФС‑1.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли сдавать отчёт только по приёму/увольнению? Да, но при изменении статуса (перевод, смена формы) отчёт также необходимо сдать.
2. Что делать, если сотрудник не имеет СНИЛС? Нужно оформить СНИЛС в ФСС, а затем добавить его в отчёт.
3. Как исправить ошибку в уже отправленном отчёте? Отправьте корректирующий отчёт с пометкой «исправление» и укажите номер исходного отчёта.
4. Можно ли сдавать отчёт в электронном виде, если у организации нет подключения к ЭДО ПФР? Нет, подключение обязательно. Для подключения подайте ЗПЭД.

Отчёт по сотрудникам по трудовым книжкам – это ключевой элемент кадрового учёта, который обеспечивает правильность начисления пенсионных и страховых взносов. Соблюдение сроков, корректность заполнения и правильное подключение к ЭДО ПФР помогут избежать штрафов и задержек. Используйте современные решения – 1С, Saby, КонсультантПлюс – чтобы автоматизировать процесс и минимизировать риск ошибок.

Удачной работы с электронными трудовыми книжками!