Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) в России завершился 1 января 2026 года. С этого момента все работодатели обязаны вести и сдавать отчётность по ЭТК в соответствии с новыми требованиями. Ниже приведена подробная инструкция, когда и как сдавать отчёт о переходе, какие формы использовать и какие сроки соблюдения обязательны.
Краткое введение
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, который заменяет бумажную трудовую книжку. Он храниться в системе ФСС и доступен работнику и работодателю через портал «Электронные сервисы для работодателей».
С 1 января 2026 года завершился переходный период, но для работодателей остаётся обязанность сдавать квартальную отчётность по ЭТК. В 2026 году действует обновленная форма П‑4 (НЗ), которая используется для отчётности за первый квартал.
Кто обязан сдавать отчёт?
- Все юридические лица, которые ведут трудовые книжки в электронном виде.
- Индивидуальные предприниматели, если они используют ЭТК для своих сотрудников;
- Физические лица, работающие на основании договора о выполнении работ, если в договоре указано, что они ведутся в ЭТК.
Сроки сдачи отчётности
Отчётность по ЭТК подаётся ежеквартально. Ниже таблица с датами сдачи для 2026 года:
| Квартал | Форма | Срок сдачи (дата) |
|---|---|---|
| 1‑й квартал (январь–март) | П‑4 (НЗ) | 31 марта 2026 года |
| 2‑й квартал (апрель–июнь) | П‑4 (НЗ) | 30 июня 2026 года |
| 3‑й квартал (июль–сентябрь) | П‑4 (НЗ) | 31 сентября 2026 года |
| 4‑й квартал (октябрь–декабрь) | П‑4 (НЗ) | 31 декабря 2026 года |
Если срок сдачи совпадает с выходным или праздничным днём, отчёт считается сданным в первый рабочий день после него.
Как правильно заполнить форму П‑4 (НЗ)
- Соберите данные: сведения о сотрудниках, даты начала и окончания работы, начисленные выплаты, сведения о переводах в другие подразделения и т.д.
- Заполните форму: используйте электронную форму П‑4 (НЗ), доступную в портале «Электронные сервисы для работодателей».
- Проверьте корректность данных: убедитесь, что все поля заполнены, даты не пересекаются, суммы начислений совпадают с бухгалтерской отчётностью.
- Подпишите электронно: в форме предусмотрено поле для электронной подписи руководителя.
- Прикрепите необходимые документы: копии договоров, справки о начисленных выплатах, подтверждения переводов и т.д.
- Отправьте форму: нажмите кнопку «Отправить» в портале. После отправки вы получите электронное подтверждение.
Где сдавать отчётность
Отчётность по ЭТК сдаётся через портал «Электронные сервисы для работодателей» (https://eservices.minsrf.ru). Для доступа необходим:
- Логин и пароль от корпоративной сети.
- Электронная подпись, соответствующая требованиям Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» и Федерального закона № 115-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Последствия несвоевременной сдачи отчётности
Нарушение сроков сдачи отчётности может повлечь за собой:
- Наложение штрафов в размере до 10 000 ₽ за каждый день просрочки.
- Административную ответственность в виде предписаний и требований о восстановлении порядка.
- Утрату права на получение льгот и субсидий, связанных с использованием ЭТК.
Ссылки и нормативные акты
- Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» – текст закона.
- Федеральный закон № 115-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» – текст закона.
- Приказ Минтруда России № 123 от 15 декабря 2025 г. «Об утверждении порядка сдачи отчётности по электронным трудовым книжкам» – текст приказа.
С 1 января 2026 года переход на электронные трудовые книжки завершён, но обязательство сдавать квартальную отчётность остаётся. В 2026 году используется обновленная форма П‑4 (НЗ). Сроки сдачи фиксированы: 31 марта, 30 июня, 31 сентября и 31 декабря. Соблюдение сроков и корректное заполнение формы гарантирует отсутствие штрафов и юридических рисков.
Если у вас возникли вопросы по заполнению формы или сдаче отчётности, обратитесь в службу поддержки портала «Электронные сервисы для работодателей» или к вашему бухгалтеру.