В 2026 году требования к сдаче сведений о трудовой деятельности работодателей в Пенсионный фонд России (ПФР) остаются актуальными и строго регламентированы․ В этой статье собраны все ключевые сроки, формы и рекомендации, которые помогут вам не пропустить ни один обязательный отчёт․
Что такое отчет по трудовой книжке?
Отчёт по трудовой книжке – это электронный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работников: даты начала и окончания работы, сведения о кадровых событиях (перевод, переименование, увольнение, перевод в другую организацию и т․д․)․ Он подаётся в ПФР для корректного расчёта пенсионных и социальных прав․
Кто обязан сдавать отчёты?
- Работодатели (организации, ИП, ФОП и др․)
- Платёжные организации, которые ведут электронные трудовые книжки
- Постоянные работники, которые отказались от бумажной трудовой книжки и используют электронный формат
Ключевые формы
ЕФС‑1 (Единый федеральный справочный документ)
ЕФС‑1 – это обязательный документ, который содержит сведения о всех работниках организации․ Он подаётся раз в квартал․
- Для I квартала 2026 года необходимо представить подраздел 1․1 Раздела 1 при кадровых мероприятиях (переход, переименование, передача заявления о способе ведения трудовой книжки)․
- Срок сдачи: до 25 го числа месяца, следующего за месяцем, в котором было подано заявление․
СЗВ‑ТД (Сведения о трудовой деятельности работников)
СЗВ‑ТД – это ежемесячный отчёт, который подаётся за каждый календарный месяц․
- Срок сдачи: до 25 го числа следующего месяца либо не позднее ближайшего рабочего дня после кадрового события․
- Если крайний срок выпадает на выходной или праздник, сдача возможна в ближайший рабочий день․
СТД‑Р (Сведения о трудовой деятельности работников, полученные по запросу)
СТД‑Р формируется работодателем по запросу работника (в т․ч․ бывшего), если он отказался от бумажной трудовой книжки․
- Срок выдачи: зависит от ситуации, но обычно не позднее 25 го числа месяца, следующего за месяцем, в котором был подан запрос․
Сроки сдачи
Общие правила
- Если крайний срок совпадает с выходным или праздничным днем, отчёт можно сдавать в ближайший рабочий день․
- Сдача отчётов осуществляется через портал «ПФР» или через систему 1С:Бухгалтерия․
- При сдаче в электронном виде важно убедиться, что все поля заполнены корректно, иначе ПФР может запросить доработку․
Квартальные отчёты (ЕФС‑1)
| Квартал | Срок сдачи | Ограничения |
|---|---|---|
| I квартал 2026 | до 25 го числа месяца, следующего за мартом (т․е․ до 25 го апреля) | Подраздел 1․1 при кадровых мероприятиях |
| II квартал 2026 | до 25 го числа месяца, следующего за июнем (до 25 го июля) | Подраздел 1․1 при кадровых мероприятиях |
| III квартал 2026 | до 25 го числа месяца, следующего за сентябрем (до 25 го октября) | Подраздел 1․1 при кадровых мероприятиях |
| IV квартал 2026 | до 25 го числа месяца, следующего за декабрем (до 25 го января 2027) | Подраздел 1․1 при кадровых мероприятиях |
Ежемесячные отчёты (СЗВ‑ТД)
СЗВ‑ТД подаётся за каждый календарный месяц․ Срок сдачи – до 25 го числа следующего месяца․
Например: за февраль 2026 года отчёт нужно представить до 25 го марта; Если в феврале произошло кадровое событие (увольнение, перевод), отчёт можно сдать в ближайший рабочий день после события․
Кадровые события
- Переход, переименование, передача заявления о способе ведения трудовой книжки – в ЕФС‑1 (подраздел 1․1) до 25 го апреля 2026 года․
- Увольнение, перевод в другую организацию – в СЗВ‑ТД до 25 го следующего месяца․
- Запрос работника о выдаче СТД‑Р – в ПФР до 25 го следующего месяца после запроса․
Пошаговый алгоритм сдачи
- Подготовка данных – соберите сведения о всех работниках, включая даты начала и окончания работы, сведения о кадровых событиях․
- Заполнение формы – используйте электронную форму ЕФС‑1, СЗВ‑ТД или СТД‑Р в системе 1С:Бухгалтерия․
- Проверка – убедитесь, что все поля заполнены корректно, даты согласованы, нет пропусков․
- Сдача через портал ПФР – загрузите готовый файл в соответствующий раздел портала․
- Получение подтверждения – после успешной сдачи вы получите электронное подтверждение․ Сохраните его для внутреннего учёта․
- Отслеживание статуса – в случае ошибок ПФР отправит запрос на доработку․ Время реакции – до 5 рабочих дней․
Частые вопросы
- Что делать, если срок сдачи совпадает с выходным? – можно сдавать в ближайший рабочий день․
- Можно ли сдавать отчёт позже 25 го числа? – в большинстве случаев да, но это может повлечь штрафы․ Лучше сдавать вовремя․
- Какой формат файла принимается? – обычно это XML или CSV, но уточните в инструкции ПФР․
- Что делать, если в отчёте ошибка? – ПФР отправит запрос на доработку․ Исправьте данные и повторно отправьте․
Контакты и ресурсы
- Портал ПФР – https://www․pfr․gov․ru
- Система 1С:Бухгалтерия – официальные обновления доступны в https://www․1c․ru
- Справочник «Календарь бухгалтера 2026» – таблица всех сроков сдачи налоговой и бухгалтерской отчётности․
- Сайт СБИС – https://www․sbis․ru
Соблюдение сроков сдачи отчётов по трудовой книжке – это не только юридическое требование, но и важный элемент управления персоналом․ В 2026 году ключевые сроки уже определены: ЕФС‑1 – до 25 го апреля, СЗВ‑ТД – до 25 го следующего месяца, а СТД‑Р – до 25 го месяца после запроса․ Следуйте пошаговому алгоритму, используйте электронные формы и не забывайте о правилах сдачи в выходные и праздники․ Таким образом, вы избежите штрафов и обеспечите корректный расчёт пенсионных прав ваших сотрудников․