В современной практике управления персоналом и кадрового делопроизводства отдел АУП (административно-управленческий персонал) играет ключевую роль․ Он отвечает за организацию работы сотрудников, ведение кадровой документации и, в частности, за правильное оформление записей в трудовой книжке․

В этой статье мы подробно рассмотрим:

• Что такое отдел АУП и его функции;
• Как правильно оформить запись в трудовой книжке при приеме, переводе или увольнении;
• Типичные ошибки и как их избежать;
• Нормативную базу и рекомендации Роструда;
• Ответственность за неправильное ведение трудовой книжки․

Что такое отдел АУП и зачем он нужен?

Отдел административно-управленческого персонала (АУП) — это структурное подразделение организации, которое обеспечивает административное и кадровое сопровождение деятельности компании․ В его функции входят:

• Ведение кадровой документации;
• Оформление трудовых договоров и приказов;
• Ведение и хранение трудовых книжек;
• Организация внутреннего документооборота;
• Подготовка отчетности в государственные органы;
• Обеспечение соблюдения трудового законодательства․

Иными словами, АУП — это «мозговой центр» кадровой службы, который гарантирует, что все записи в трудовой книжке оформлены правильно, своевременно и в соответствии с законом․

Нормативная база: что говорит закон?

Основным нормативным актом, регулирующим ведение трудовых книжек, является:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст․ 66, 67, 84․1);
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»․

Согласно этим документам:

• Трудовая книжка ведется на каждого работника, проработавшего свыше 5 дней;
• Записи вносятся только на основании соответствующих приказов;
• Все записи должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью (при наличии);
• Трудовая книжка хранится у работодателя и выдается работнику только при увольнении;
• Записи должны быть четкими, без помарок, с обязательным указанием даты и основания․

Как правильно оформить запись в трудовой книжке при приеме на работу?

При приеме на работу в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись о приеме на работу․ Пример:

 Принят на должность Специалиста по кадрам в отдел АУП
 на основании приказа от № 45-к

Запись должна содержать:

1. Дата приема (в формате ЧЧ․ММ․ГГГГ);
2. Наименование должности;
3. Наименование структурного подразделения (например, «отдел АУП»);
4. Основание — номер и дата приказа о приеме;
5. Подпись ответственного лица (как правило, начальника отдела кадров или уполномоченного сотрудника);
6. Печать (если она используется в организации)․

Запись должна быть внесена не позднее одной недели со дня приема на работу․

Как оформить запись о переводе в пределах организации?

Перевод работника на другую должность или в другое структурное подразделение оформляется приказом․ Запись в трудовой книжке делается следующим образом:

 Переведен на должность Начальника отдела АУП
 на основании приказа от № 67-к

Важно:

• Запись о переводе вносится в графу 3 раздела «Сведения о работе»;
• Если перевод связан с изменением структурного подразделения (например, из отдела кадров в отдел АУП), это указывается;
• Запись заверяется подписью и печатью;
• Если перевод произошел после увольнения (например, по решению суда), запись вносится по правилам исправления ошибок․

Как оформить запись об увольнении?

При увольнении запись в трудовой книжке делается на основании приказа об увольнении; Пример:

 Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77
 Трудового кодекса Российской Федерации
 на основании приказа от № 89-к

Запись должна содержать:

• Дата увольнения;
• Основание увольнения с указанием статьи и части ТК РФ;
• Номер и дата приказа;
• Подпись ответственного лица;
• Печать (при наличии)․

После записи об увольнении в трудовую книжку вносится запись о выдаче книжки работнику:

 Трудовая книжка выдана на руки

Эта запись заверяется подписью работника в получении трудовой книжки․

Типичные ошибки при ведении трудовой книжки и как их избежать

Отдел АУП должен быть особенно внимателен, чтобы избежать следующих ошибок:

Неправильное указание должности или структурного подразделения

Пример ошибки:

Принят на работу в отдел кадров

Правильно:

Принят на должность Специалиста по кадрам в отдел АУП

Как избежать: Сверяйте записи с приказом и штатным расписанием․

Отсутствие основания (приказа)

Запись без указания приказа недействительна․ Все записи должны быть подтверждены соответствующими документами․

Исправление помарок или зачеркивание записей

Категорически запрещается:

• Зачеркивать записи;
• Исправлять помарки;
• Использовать корректирующие средства․

Как исправить ошибку:

• На следующей свободной строке делается запись: «Запись за номером ___ недействительна․ Запись за номером ___ правильная․»;
• Запись заверяется подписью и печатью;
• В графе «Сведения о награждении» (если есть) указывается причина исправления․

 Запись за номером 5 недействительна․ Запись за номером 6 правильная․
 Основание: исправление ошибки в наименовании должности

Несвоевременное внесение записей

Все записи должны быть внесены не позднее 7 дней с момента издания приказа․

Отсутствие подписи или печати

Запись без подписи ответственного лица считается недействительной․ Печать не обязательна, но часто используется в организациях․

Ответственность за неправильное ведение трудовой книжки

Согласно ст․ 5․27 КоАП РФ, за нарушение правил ведения, хранения и выдачи трудовых книжек предусмотрены штрафы:

• Для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
• Для юридических лиц, от 30 000 до 50 000 рублей;
• При повторном нарушении — увеличенные штрафы и дисквалификация․

Кроме того, неправильное ведение трудовой книжки может привести к:

• Проблемам при оформлении пенсии;
• Спорным ситуациям при увольнении;
• Судебным разбирательствам;
• Потере репутации компании․

Практические рекомендации для отдела АУП

Чтобы минимизировать риски и обеспечить правильное ведение трудовых книжек, следуйте этим советам:

1. Создайте внутреннюю инструкцию по ведению трудовых книжек, утвержденную руководителем;
2. Назначьте ответственного сотрудника за ведение и хранение трудовых книжек;
3. Используйте только бланки установленного образца (Гознак);
4. Проводите регулярные проверки правильности ведения трудовых книжек;
5. Обучайте сотрудников правилам работы с трудовыми книжками;
6. Храните трудовые книжки в сейфе или специальном помещении с ограниченным доступом;
7. Соблюдайте сроки выдачи при увольнении;
8. Используйте электронный формат по мере возможности (например, для копий)․

Как быть, если запись в трудовой книжке пропущена или сделана с ошибкой?

Если в трудовой книжке отсутствует запись о периоде работы, например, о переводе, необходимо:

1. Определить, какой приказ был издан;
2. Подготовить дубликат приказа (если оригинал утерян);
3. Внести запись в трудовую книжку с пометкой «взамен утерянной»;
4. Заверить запись подписью и печатью;
5. Указать в графе «Сведения о награждении» причину внесения записи․

Пример:

 Запись о переводе на должность Начальника отдела АУП от 
 внесена взамен утерянной
 Основание: приказ от № 78-к

Ведение трудовой книжки — это ответственная задача, которая ложится на плечи отдела АУП․ Правильно оформленные записи не только защищают права работника, но и обеспечивают безопасность работодателя перед проверяющими органами․

Следуйте нормам трудового законодательства, используйте проверенные бланки, своевременно вносите записи и храните трудовые книжки в надлежащих условиях․ Это позволит избежать штрафов, споров и репутационных рисков․

Помните: Трудовая книжка — это официальный документ, который может повлиять на всю трудовую жизнь работника․

Рекомендуем: Пройти обучение по ведению кадровой документации или обратиться к профессиональному кадровому консультанту для проверки правильности ведения трудовых книжек в вашей организации․

Дата публикации: 23 мая 2026 года
Автор: Специалист по кадровому делопроизводству