Отдел по учету трудовых книжек – это ключевой элемент кадрового делопроизводства в любой организации. Он отвечает за правильное ведение, хранение и предоставление информации о трудовой деятельности сотрудников. В связи с переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК), роль этого отдела претерпевает изменения, но его значение остается неизменным. В данной статье мы подробно рассмотрим функции отдела по учету трудовых книжек, его обязанности, порядок ведения учета, а также особенности работы с электронными трудовыми книжками.

Основные функции отдела по учету трудовых книжек

Отдел по учету трудовых книжек выполняет следующие основные функции:

• Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; Это основной документ, в котором фиксируются все операции с трудовыми книжками сотрудников: выдача, приемка, переводы, увольнения и т.д.
• Оформление и выдача трудовых книжек. При приеме на работу сотруднику выдается трудовая книжка, а при увольнении – оформляется запись об увольнении.
• Внесение записей в трудовые книжки. Отдел отвечает за внесение в трудовые книжки всех необходимых записей о трудовой деятельности сотрудника, включая информацию о приеме на работу, переводах, отпусках, увольнениях и других событиях.
• Хранение трудовых книжек. Трудовые книжки хранятся в специально отведенном месте, обеспечивающем их сохранность и доступность.
• Предоставление выписок из трудовой книжки. По запросу сотрудника или уполномоченного лица отдел предоставляет выписку из трудовой книжки, содержащую информацию о трудовой деятельности.
• Архивирование трудовых книжек. По истечении определенного срока трудовые книжки передаются в архив для хранения.
• Ведение отчетности. Отдел формирует отчетность по учету трудовых книжек для вышестоящих органов и контролирующих организаций.
• Контроль за соблюдением законодательства. Отдел следит за соблюдением требований законодательства в области ведения и хранения трудовых книжек.

Обязанности сотрудников отдела по учету трудовых книжек

Сотрудники отдела по учету трудовых книжек несут ответственность за:

• Правильность ведения книги учета движения трудовых книжек.
• Своевременное внесение записей в трудовые книжки.
• Сохранность трудовых книжек.
• Соблюдение требований законодательства в области ведения и хранения трудовых книжек.
• Конфиденциальность информации о сотрудниках.

Порядок ведения учета трудовых книжек

Ведение учета трудовых книжек осуществляется в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и приказом Минтруда России от N 320н. Основные этапы ведения учета:
Оформление трудовой книжки при приеме на работу.
Внесение записей в трудовую книжку.
Хранение трудовой книжки.
Предоставление выписок из трудовой книжки.
Архивирование трудовой книжки.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 1 января 2020 года действует Федеральный закон, предусматривающий введение электронных трудовых книжек (ЭТК). ЭТК – это электронный документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника.

Преимущества ЭТК:

• Удобство: ЭТК доступны в любое время и в любом месте.
• Безопасность: ЭТК защищены от подделок и несанкционированного доступа.
• Экономия: ЭТК позволяют сократить затраты на хранение и обработку бумажных трудовых книжек.
• Доступность: Сотрудники могут самостоятельно получать выписки из ЭТК через портал Госуслуг или другие сервисы.

Оформление ЭТК:

Оформление ЭТК осуществляется работодателем в электронном виде. Сотрудник должен дать согласие на ведение его трудовой книжки в электронном виде.

Хранение ЭТК:

Электронные трудовые книжки хранятся в личном кабинете сотрудника на портале Госуслуг или в системе социального страхования.

Предоставление выписок из ЭТК:

Выписку из ЭТК можно заказать через портал Госуслуг или другие сервисы;

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним является обязательным документом для организаций, ведущих учет трудовых книжек. В ней фиксируются все операции с трудовыми книжками сотрудников.

В книге учета указываются следующие сведения:

• ФИО работника.
• Дата приема на работу.
• Номер и дата выдачи трудовой книжки.
• Основание для выдачи трудовой книжки.
• Дата и основание для внесения каждой записи в трудовую книжку.
• Дата и основание для сдачи трудовой книжки.

Ошибки при заполнении трудовых книжек

При заполнении трудовых книжек необходимо соблюдать определенные правила. Наиболее распространенные ошибки:

• Неправильное указание дат.
• Ошибки в написании ФИО.
• Неполные или неточные записи о трудовой деятельности.
• Использование нетипичных формулировок.
• Отсутствие подписи работодателя.

Отдел по учету трудовых книжек играет важную роль в обеспечении соблюдения трудового законодательства и защиты прав работников. В связи с переходом на электронные трудовые книжки, его функции претерпевают изменения, но его значение остается неизменным. Важно помнить о правилах ведения учета трудовых книжек и своевременно вносить в них необходимые записи. В случае возникновения вопросов, рекомендуется обращаться к специалистам отдела кадров или в юридическую службу организации.

Важно помнить:

• Ведение учета трудовых книжек – это зона ответственности как бухгалтерии, так и отдела кадров.
• Записи в трудовую книжку должны быть сделаны в установленные сроки.
• Трудовые книжки необходимо хранить в безопасном месте.
• Электронная трудовая книжка – это современный и удобный способ ведения учета трудовой деятельности.
• Необходимо регулярно проверять правильность заполнения трудовых книжек.