В последние годы в России активно внедряется электронный формат трудовой книжки. Законодательство позволяет работнику отказаться от бумажного документа и перейти на электронный вариант. Однако при таком отказе работодателю необходимо выполнить ряд формальных действий и внести определённые записи в трудовую книжку. Ниже приведён подробный разбор всех нюансов.
Правовая база отказа от бумажной трудовой книжки
- Федеральный закон № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 г. «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» – основной нормативный акт, регулирующий переход на электронный формат.
- Согласно ст. 66.1 Трудового кодекса РФ, работник имеет право отказаться от ведения бумажной трудовой книжки и перейти на электронный вариант.
- Обязанность выбора за работником до 31 декабря 2020 г. включительно, но в 2025‑2026 г; эта дата уже истекла, и теперь выбор осуществляется при каждом новом трудоустройстве.
Что делает работник при отказе?
- Подготавливает письменное заявление о отказе от бумажной трудовой книжки.
- Подписывает заявление и передаёт его работодателю.
- Получает от работодателя подтверждение о переходе на электронный вариант (обычно в виде справки).
Что должен сделать работодатель?
- Принимает заявление и фиксирует его в учете движения трудовых книжек (если работник ранее имел бумажную книгу).
- Внесёт в трудовую книжку запись о выдаче трудовой книжки и о переходе на электронный вариант.
- Обеспечивает работника доступом к электронной трудовой книжке (системы «Электронный персональный кабинет» и т.д.).
- Соблюдает требования по хранению и защите персональных данных.
Записи, которые необходимо внести в трудовую книжку
- Запись о выдаче трудовой книжки (если ранее работник не имел бумажной книги).
- Запись о переходе на электронный вариант (если работник ранее имел бумажную книгу).
- Если работник отказался от бумажной книги, запись о переходе на электронный вариант должна быть сделана в том же месте, где бы в случае отказа от бумажной книги была сделана запись о выдаче.
Формы и образцы заявлений
Ниже приведён пример шаблона заявления, который можно использовать в любой компании.
Заявление о отказе от ведения бумажной трудовой книжки Я, ФИО работника, прошу отказаться от ведения бумажной трудовой книжки и перейти на электронный вариант сведений о трудовой деятельности. Подпись: __________________
Образцы форм можно найти в следующих источниках:
- «Консультант Плюс» – раздел «Акты, образцы, формы»
- «Гарант.РУ» – публикации о 439‑ФЗ
- Сайт Минтруда РФ – официальные инструкции по оформлению электронных трудовых книжек
Как проверить правильность оформления?
- Проверьте, что в трудовой книжке есть запись о выдаче (если ранее работник не имел книги).
- Проверьте наличие записи о переходе на электронный вариант.
- Убедитесь, что в учете движения трудовых книжек учтено заявление об отказе.
- Проверьте, что работник получил доступ к электронному персональному кабинету и может просматривать свои сведения.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки, если я уже работал в компании раньше? – Да, при каждом новом трудоустройстве вы можете сделать выбор. В этом случае в трудовой книжке будет запись о переходе на электронный вариант.
- Что если работодатель не согласится с отказом? – Закон не обязывает работодателя принимать отказ. Однако отказ от бумажной книги не освобождает работника от обязательного предоставления сведений о трудовой деятельности.
- Нужно ли хранить бумажную копию? – Нет, в соответствии с 439‑ФЗ, при переходе на электронный вариант бумажная книга не требуется.
- Какие документы нужны для перехода? – Письменное заявление о отказе, справка о переходе на электронный формат (выдаётся работодателем).
Практический пример оформления записи в трудовой книжке
Предположим, Иванов Иван Иванович, ранее имел бумажную трудовую книжку, но теперь хочет перейти на электронный вариант. В его трудовой книжке будут две записи:
- Запись № 1: «Выдана трудовая книжка» – дата выдачи.
- Запись № 2: «Переход на электронный вариант сведений о трудовой деятельности» – дата перехода.
Если Иванов ранее не имел бумажной книги, в трудовой книжке будет только запись № 1 (выдача) и запись № 2 (переход).
- Отказ от бумажной трудовой книжки – законный и удобный вариант, особенно для новых сотрудников.
- Работодатель обязан оформить запись о переходе и обеспечить доступ к электронному персональному кабинету.
- Соблюдайте требования законодательства, чтобы избежать конфликтов и штрафов.
- Используйте готовые шаблоны заявлений и руководства, чтобы процесс прошёл без ошибок.
Таким образом, отказ от бумажной трудовой книжки – это не только удобство, но и соблюдение законных процедур. Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете правильно оформить все необходимые записи и избежать возможных недоразумений.