В 2026 году институт трудовых книжек в России претерпел окончательную трансформацию, однако вопросы, связанные с отказом от бумажного документа или нюансами ведения электронных сведений, остаются одними из самых обсуждаемых в кадровой практике․ Многие путают понятия «отказ от электронной трудовой» и «отказ от бумажной книжки», что приводит к ошибкам при приеме на работу и увольнении․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно действовать работодателю, если работник отказывается предоставлять бумажную трудовую книжку, и что делать, если сотрудник не желает знакомиться с документами при увольнении․
Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?
Самый важный вопрос, который необходимо прояснить сразу: отказаться от ведения электронной трудовой книжки (ЭТК) в 2026 году невозможно; В действующем законодательстве РФ не существует механизма, позволяющего работнику или работодателю игнорировать формирование электронных сведений о трудовой деятельности․
Информация о работе каждого сотрудника автоматически передается в Социальный фонд России (СФР) через форму ЕФС-1․ Это обязательное требование закона․ Даже если работник категорически против «цифровизации» своего стажа, работодатель обязан ежемесячно (или при кадровых изменениях) передавать данные в СФР․
Что происходит с бумажной трудовой книжкой?
Ситуация с бумажным документом зависит от даты, когда работник впервые поступил на работу:
- Работники, принятые до 1 января 2021 года: Они имели право выбрать, вести ли им бумажную трудовую книжку параллельно с электронной․ Если работник подал заявление об отказе от бумажной книжки, работодатель больше не ведет ее, а только вносит запись о подаче такого заявления․ Если заявление не подавалось, бумажная книжка ведется по старым правилам․
- Работники, принятые после 1 января 2021 года: Бумажные трудовые книжки для них не заводятся․ Их трудовая деятельность фиксируется исключительно в электронном виде․ При приеме на работу они предоставляют сведения о трудовой деятельности (форма СТД-ПФР или СТД-Р с предыдущего места)․
Сценарий 1: Работник отказывается предоставлять бумажную трудовую книжку при приеме на работу
Часто возникает ситуация, когда соискатель, имеющий право на ведение бумажной трудовой (принят до 2021 года), отказывается нести ее работодателю, предоставляя вместо этого выписку СТД-ПФР․
Алгоритм действий работодателя:
- Не отказывайте в приеме на работу․ Отсутствие бумажной книжки в руках работника не является основанием для отказа, если он может подтвердить стаж электронными сведениями․
- Если работник сообщает, что хочет отказаться от дальнейшего ведения бумажной книжки, он должен написать соответствующее заявление об отказе от бумажной трудовой книжки․
- На основании этого заявления вы вносите запись в имеющуюся у работника бумажную трудовую (если она у него на руках) о том, что он подал заявление о переходе на электронную форму․ После этого бумажная книжка возвращается владельцу, и больше записей в нее не вносится;
- Если бумажная книжка осталась у предыдущего работодателя или утеряна, а работник пишет заявление об отказе от нее, работодатель фиксирует этот факт в локальных актах и продолжает вести только электронный учет․
Важно: Если соискатель, отказавшийся от бумажной трудовой, предоставляет форму СТД-ПФР, где отражен его полный стаж, этого документа вполне достаточно для оформления приема на работу (ст․ 65 ТК РФ)․
Сценарий 2: Проблемы при увольнении и отказе от получения документов
Одна из самых сложных ситуаций в кадровой практике 2026 года — это отказ работника от ознакомления с приказом об увольнении и получения трудовой книжки (или формы СТД-Р) в день увольнения․
Ситуация: Работник утверждает, что СТД-Р заполнена неправильно
Бывают случаи, когда в день увольнения работник отказывается получать форму СТД-Р, мотивируя это тем, что в ней не указан прием на работу, а только перевод и увольнение․ Что делать?
- Проверьте данные в форме ЕФС-1, которые были отправлены в СФР․ Ошибка могла возникнуть на этапе передачи данных․
- Если ошибка подтверждена, необходимо оперативно внести исправления в отчетность и сформировать корректную форму СТД-Р․
- Если же работник просто субъективно не согласен с форматом, но данные верны, работодатель обязан выдать документ, зафиксировав факт отказа работника в специальном акте․
Оформление Акта об отказе
Если работник не приходит за трудовой книжкой или отказывается ее подписывать и получать, работодатель должен обезопасить себя от претензий․ Для этого составляется Акт об отказе работника от ознакомления с документами и получения трудовой книжки․
Что должно быть в Акте:
- Дата и место составления․
- ФИО работника и должность․
- Констатация факта: «Работник отказался получить трудовую книжку / форму СТД-Р и ознакомиться с приказом об увольнении»․
- Причина отказа (со слов работника), если она была озвучена (например, «считает записи неверными»)․
- Подписи минимум двух свидетелей (обычно коллег работника или представителей отдела кадров)․
После составления акта работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку по почте․ С 2026 года практика показывает, что наличие такого акта является ключевым доказательством в суде при спорах о задержке выдачи документов․
Нужно ли вносить записи, если работник «отказался» от книжки?
Важно различать два понятия:
- Отказ от бумажного формата: Если работник подал заявление о переходе на ЭТК, записи в бумажную книжку не вносятся (за исключением записи о самом заявлении, если книжка была у работодателя)․
- Отказ предоставлять книжку: Если работник обязан иметь бумажную книжку (не подавал заявление об отказе ранее), но просто не несет ее на работу, работодатель не может вносить туда записи физически․ Однако работодатель обязан вести учет трудовой деятельности такого сотрудника в электронном виде и передавать данные в СФР․ В бумажную книжку (когда она появится) записи будут вноситься по месту хранения книжки или последующим работодателем на основании документов․
Резюме для кадровика
В 2026 году приоритет отдается электронным сведениям․ «Отказаться» от электронной трудовой нельзя — это государственный реестр․ Бумажная же книжка становится все более факультативным документом для тех, кто не успел от нее отказаться в переходный период․
Главные правила:
- Всегда требуйте от новых сотрудников сведения о трудовой деятельности (СТД-ПФР), если нет бумажной книжки․
- Фиксируйте любой отказ работника от получения документов или ознакомления с ними Актом с подписями свидетелей․
- Не забывайте передавать данные в СФР через форму ЕФС-1 независимо от желания работника․
- При ошибках в СТД-Р оперативно исправляйте данные, так как это влияет на пенсионные права гражданина․
Грамотное оформление отказа или перехода на электронные рельсы — залог отсутствия проблем с трудовой инспекцией и судами в будущем․