С 2021 года в России действует закон, позволяющий каждому работнику самостоятельно выбирать форму ведения трудовой деятельности – бумажную или электронную․ Эта возможность закреплена в Федеральном законе № 439‑ФЗ от 16 декабря 2019 г․ В статье ниже разберём, как правильно оформить отказ от бумажной трудовой книжки, какие документы требуются и какие последствия это может иметь для обеих сторон․
Правовая основа
Что говорит закон?
Согласно п․ 2 ст․ 65 ТК РФ, работник имеет право:
- перейти на электронную форму сведений о трудовой деятельности;
- полностью отказаться от ведения бумажной трудовой книжки;
- получить на руки трудовую книжку и быть освобождённым от обязанности её вести․
Ключевые даты
- До 31 декабря 2020 г․ работодатель обязан был вести бумажную книжку․
- С 1 января 2021 г․ возможен переход на электронную форму, если работник подаст заявление․
- Все изменения в законодательстве проверялись актуальность 01 июня 2023 г․ и далее․
Как выглядит форма заявления?
Заявление о переходе на электронную форму может быть оформлено в любой удобной форме, но обычно используют следующий шаблон:
Заявление о переходе на электронное ведение трудовой деятельности Я, ______________________ (ФИО), паспорт: ____________, выдано ____________ (кем и когда), запрошу перевести моё трудовое положение на электронную форму ведения трудовой деятельности, в соответствии с п․ 2 ст․ 65 ТК РФ․
Эту форму можно адаптировать под нужды организации, но главное – указать желание отказаться от бумажной трудовой книжки;
Как оформить отказ от бумажной трудовой книжки?
Шаги для сотрудника
- Подготовьте письменное заявление (можно в электронном виде, но подпишите его)․
- Передайте заявление работодателю (в HR‑отдел или руководителю)․
- Работодатель обязан оформить запись об отказе в книге учёта движения трудовых книжек․
- Получите на руки бумажную трудовую книжку (если она уже оформлена) и подпишите акт приёма‑передачи․
- Работодатель выдаст вам электронные сведения о трудовой деятельности (через личный кабинет, электронную почту и т․д․)․
Что требуется от работодателя?
- Оформить запись об отказе в книге учёта движения трудовых книжек․
- Не вносить в бухгалтерию сведения о выдаче бумажной книжки, если сотрудник отказался от её ведения․
- Обеспечить сотрудника электронными данными о его трудовой деятельности (например, через личный кабинет на портале Гарант или КонсультантПлюс)․
- Сохранить копию заявления и акт приёма‑передачи в личном деле сотрудника․
Примеры актов и форм
В интернете доступны готовые образцы:
- Акт о переходе на электронную форму – форма, которую можно использовать при переходе․
- Заявление об отказе от бумажной трудовой книжки – шаблон, содержащий необходимые реквизиты․
- Документы 2026‑2025‑2024 годы – примеры, актуальные для текущего периода․
Последствия отказа от бумажной трудовой книжки
Для сотрудника
- Упрощение ведения трудовой деятельности (меньше бумаг, быстрый доступ к данным)․
- Отсутствие риска потери или порчи бумажной копии․
- Полный контроль над тем, какие сведения о трудовой деятельности будут опубликованы․
Для работодателя
- Сокращение административных расходов на хранение и обслуживание бумажных книжек․
- Уменьшение нагрузки на отдел кадров (меньше бумажной работы)․
- Необходимость обеспечить надёжный электронный канал для передачи данных․
Возможные риски
Если сотрудник отказывается от бумажной формы, но работодатель продолжает вести её в бумажном виде, это может привести к:
- Нарушению требований ТК РФ (штрафы, проверки)․
- Неправильному оформлению актов приёма‑передачи․
- Конфликтам при переходе на электронную форму без должного согласования․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1․ Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную форму?
Ответ: Нет․ По закону работник выбирает одну форму – либо бумажную, либо электронную․ Если он уже имеет бумажную, но желает перейти на электронную, необходимо оформить заявление об отказе от бумажной․
Вопрос 2․ Что делать, если работодатель отказывается принимать заявление?
Ответ: Заявление может быть подано в любой форме, но работодатель обязан рассмотреть его в течение 5 рабочих дней․ При отказе без веским основанием сотрудник может обратиться в прокуратуру или трудовую инспекцию․
Вопрос 3․ Как оформить запись в книге учёта движения трудовых книжек?
Ответ: В книгу вносят сведения о получении от сотрудника заявления об отказе и о выдаче ему бумажной трудовой книжки (если она была выдана)․ Затем в том же акте фиксируется переход на электронную форму․
Вопрос 4․ Может ли работник позже вернуться к бумажной форме?
Ответ: Да․ При желании сотрудник может подать новое заявление о возобновлении ведения бумажной трудовой книжки․ Работодатель обязан рассмотреть его и, при положительном решении, вновь оформить бумажную форму․
Практические рекомендации для HR‑специалистов
- Подготовьте шаблоны заявления и акта отказов, разместите их в корпоративном портале․
- Обучите сотрудников правам, закреплённым в ТК РФ, и процедуре перехода на электронную форму․
- Обеспечьте техническую инфраструктуру (электронный архив, защищённый доступ к персональным данным)․
- Ведите журнал учёта всех заявлений и актов – это упростит проверку при контроле․
- Консультируйтесь с юристом при возникновении спорных ситуаций (например, когда сотрудник отказывается от любой формы)․
Отказ от бумажной трудовой книжки – это законный и всё более популярный способ упрощения кадрового сопровождения․ Главное условие – письменное заявление сотрудника и правильное оформление записи в книге учёта․ При соблюдении всех требований обе стороны получают прозрачные и надёжные условия ведения трудовых отношений, а административная нагрузка существенно снижается․
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению заявления или оформлению актов, обратитесь к специалистам‑консультантам или воспользуйтесь готовыми образцами, размещёнными на официальных ресурсах (Гарант, КонсультантПлюс, официальном сайте Министерства труда)․
Автор статьи: кадровый аналитик, 23 мая 2026 г․