Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника. С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако работник по закону может отказаться от ведения бумажной трудовой книжки и получить сведения только в электронном виде. Ниже подробно разберём, какие правовые основания, как оформляется отказ и какие последствия для работника и работодателя.
Законодательная база
- Федеральный закон № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 г. «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» – основной нормативный акт, регулирующий отказ от бумажной трудовой книжки.
- Статья 66.1 Трудового кодекса РФ (после внесения изменений) – закрепляет право работника отказаться от ведения бумажной трудовой книжки в пользу электронных сведений.
- Пункт 2 статьи 2 закона 439-ФЗ: «Работник вправе отказаться от ведения обычной трудовой книжки на бумажном бланке».
- Письмо Минтруда от 13 марта 2020 г. № 142/В‑260 – разъяснения по оформлению отказа и выдаче дубликата трудовой книжки.
- Письмо Минтруда от 4 сентября 2024 г. № 14‑6/ООГ‑5261 – подтверждает, что после перехода на электронную трудовую книжку работник не может вернуться к бумажной.
Когда и как можно отказаться
Отказ от бумажной трудовой книжки возможен:
- При приёме на работу, если работник ранее не имел бумажной трудовой книжки.
- В любое время после 2020 г. (п. 6 ст. 2 закона 439-ФЗ) – работник может подать заявление о переходе на электронный формат.
- Если работник уже получил бумажную трудовую книжку, но хочет перейти на электронный формат, он может подать заявление об отказе от бумажной книжки.
Важно: работник не может отказаться от электронных сведений. После отказа от бумажной книжки он получает только электронный формат, и возвращение к бумажной невозможно.
Процедура оформления отказа
Оформление отказа – простая процедура, но требует соблюдения формальностей.
- Составьте заявление на имя руководителя организации (директора, начальника отдела кадров). В заявлении укажите:
- ФИО, дата рождения, место работы.
- Номер и дату выдачи бумажной трудовой книжки (если есть).
- Выражение желания отказаться от ведения бумажной трудовой книжки и перейти к электронному формату.
- Подпись работника.
- Подайте заявление в отдел кадров.
- Организация должна:
- Выдать работнику бумажную трудовую книжку (если она не была выдана ранее).
- Зарегистрировать отказ в книге учёта движения трудовых книжек (ст. 2 закона 439-ФЗ).
- Не вносить в бумажную трудовую книжку запись об увольнении (ст. 66.1 ТК РФ).
- Провести переход на электронный формат и предоставить работнику доступ к ЭТК.
- Сохраните копию заявления и подтверждение о переходе в личных документах.
Что происходит после отказа
- Работник получает только электронные сведения о трудовой деятельности.
- В бумажной трудовой книжке не будет записана информация о трудовом стаже и увольнении.
- При последующих трудоустройствах работник не может предъявить бумажную трудовую книжку – она будет недействительной.
- Работодатель обязан вести только электронный реестр и не хранить бумажную трудовую книжку, если работник отказался от неё.
- Если работник ранее отказался от бумажной книжки, при приёме на работу в другой компании он не обязан предъявлять эту книжку. Работодатель может отказать в приёме, если работник не предоставил бумажную трудовую книжку, но это не является нарушением закона.
Как работодателю реагировать
- Если работник подал заявление об отказе, не принимайте бумажную трудовую книжку – это нарушение закона.
- В случае, если работник уже имеет бумажную трудовую книжку, но отказался от неё, работодатель должен:
- Выдать дубликат трудовой книжки (если это необходимо).
- Записать отказ в книге учёта движения трудовых книжек.
- Переходить на электронный формат и не вносить в бумажную книжку запись об увольнении.
- Если работник не отказался, но не представил бумажную трудовую книжку, работодатель может:
- Попросить работника предоставить её.
- Если работник отказывается, но не подписал заявление, работодатель может отказать в приёме, но это не является обязательным.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли отказаться от электронных сведений? Нет. Закон позволяет отказать только от бумажной трудовой книжки.
- Что делать, если я уже получил бумажную трудовую книжку и хочу перейти на электронный формат? Подайте заявление об отказе от бумажной книжки в отдел кадров. После регистрации отказа вы получите доступ к ЭТК.
- Нужен ли мне дубликат трудовой книжки при переходе на электронный формат? Дубликат выдается только в случае, если работник ранее имел бумажную трудовую книжку и работодатель обязан выдать дубликат.
- Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку после отказа? Нет. После перехода на электронный формат возвращаться к бумажной невозможно.
- Какие документы нужны для оформления отказа? Само заявление, копия паспорта, возможно, копия предыдущей трудовой книжки (если есть).
Пример заявления об отказе от бумажной трудовой книжки
Ниже приведён шаблон заявления, который можно адаптировать под конкретную ситуацию.
[Наименование организации] [Адрес организации] [Телефон] Заявление Я, [ФИО работника], паспорт серии [серия] № [номер], выдан [дата выдачи], проживающий по адресу: [адрес], работаю в [название организации] с [дата начала работы]. Прошу отказаться от ведения обычной трудовой книжки на бумажном бланке и перейти к получению сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ЭТК). Подтверждаю, что ранее не имел бумажной трудовой книжки (или, если имел, согласен на переход). Подпись: _____________
Отказ от бумажной трудовой книжки – законный и удобный способ вести учёт трудовой деятельности в современном цифровом формате. Понимание правовых нюансов и правильное оформление документации поможет избежать конфликтов с работодателем и обеспечит сохранность ваших трудовых прав. Если у вас возникнут вопросы, всегда можно обратиться за консультацией к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации.