С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это событие вызывает много вопросов у работников, особенно тех, кто предпочитает традиционную бумажную форму. В этой статье мы подробно разберем, имеете ли вы право на отказ, как его оформить и какие последствия это может иметь.
Правовая основа: что говорит закон?
Основным документом является Федеральный закон № 125-ФЗ «Об электронных трудовых книжках». Согласно ему:
- С 1 января 2021 года работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде.
- С 1 января 2026 года ведение сведений только в электронном виде становится обязательным для всех работодателей.
- Работник имеет право на получение информации о своей трудовой деятельности в форме электронной или бумажной трудовой книжки.
Ключевой нюанс: право на бумажную книжку, а не на отказ от электронной
Закон не дает прямого права отказаться от ведения электронной записи. Вместо этого он гарантирует работнику право выбора формы документа, который он будет получать от работодателя:
- Электронная трудовая книжка (ЭТК), запись ведется только в реестре Социального фонда России (СФР).
- Бумажная трудовая книжка (БТК) — работодатель продолжает выдавать и проставлять в нее записи на бумажном носителе, одновременно передавая сведения в СФР в электронном виде.
Таким образом, вы не отказываетесь от электронной системы, а выбираете, какой физический документ будет у вас на руках.
Как оформить отказ от ЭТК и получение бумажной книжки?
Процедура регламентирована и требует от работника активных действий.
Шаг 1: Написание заявления
Вам необходимо написать заявление на имя руководителя работодателя. Образец может быть следующим:
Прошу вести сведения о моей трудовой деятельности и трудовом стаже в форме бумажной трудовой книжки и выдавать мне ее взамен ранее выданной электронной трудовой книжки (если была).
Дата, подпись, ФИО.
Шаг 2: Сроки и передача
Заявление подается в кадровую службу. Работодатель обязан:
- Принять заявление.
- В течение 5 рабочих дней с момента подачи заявления выдать вам бумажную трудовую книжку (или внести в нее записи, если она уже есть у вас).
- Обеспечить дальнейшее ведение записей в этой книжке при каждом изменении (прием, увольнение, перевод).
Шаг 3: Что происходит с электронной записью?
Важно понимать: даже если вы получили бумажную книжку, все сведения о вашей трудовой деятельности будут автоматически передаваться в СФР в электронном виде. Бумажная книжка — это лишь альтернативный лицевой счет для вас. В реестре СФР будет храниться единственный, полный и юридически значимый электронный аккаунт вашего стажа.
Аргументы «за» и «против» выбора бумажной книжки
Почему некоторые выбирают бумажную форму?
- Психологический комфорт: привычный материальный носитель, который можно потрогать.
- Контроль: видимость всех записей «здесь и сейчас» без необходимости заглядывать в личный кабинет на портале Госуслуг или сайте СФР.
- Отсутствие цифрового следа: для некоторых важно не заводить «цифрового двойника» в госсистемах (хотя законодательство делает это обязательным в любом случае).
Риски и недостатки бумажной книжки:
- Риск утери или порчи: заменить утерянную/испорченную бумажную книжку можно только через суд, что займет время и деньги. Электронная копия в СФР всегда доступна.
- Дополнительные издержки для работодателя: как отмечалось в источниках, ведение двух форм (электронной для СФР и бумажной для работника) создает для компаний дополнительные административные расходы.
- Возможные ошибки: при ручном внесении записей в бумажную книжку выше риск опечаток, которые потом сложно исправить.
- Несовременность: с 2027 года многие инстанции (ПФР, службы занятости) будут ориентироваться в первую очередь на данные из электронного реестра.
Что будет после 1 января 2027 года?
После завершения переходного периода (с ) работодатель не будет иметь права выдавать бумажные трудовые книжки. Все сведения будут вноситься только в электронный реестр СФР. У работника будет возможность:
- Получать выписку из электронной трудовой книжки в бумажном виде (по запросу).
- Иметь при себе электронную трудовую книжку в виде документа, подтвержденного усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), или в личном кабинете на портале Госуслуг.
Таким образом, отказ в классическом понимании («не хочу ЭТК») невозможен. С 2027 года система будет исключительно электронной. Выбор бумажной книжки — это временная мера, действующая только до конца 2026 года.
Практические рекомендации
Если вы решите получить бумажную книжку:
- Сделайте это до 31 декабря 2026 года. Подайте заявление как можно раньше.
- Храните бумажную книжку в надёжном месте. Рассмотрите возможность нотариального заверения копии или сканирования для архива.
- Регулярно проверяйте записи как в бумажной книжке, так и в личном кабинете на портале Госуслуг (раздел «Трудовая деятельность») или на сайте Социального фонда. Это поможет вовремя заметить ошибки;
- Помните, что для назначения пенсии и других социальных выплат основным источником данных станет электронный реестр СФР. Поэтому точность записей в нем критически важна.
Полный отказ от системы электронных трудовых книжек в современной России невозможен. Закон дает гражданам право выбора формы документа (бумажного или электронного) до конца 2026 года. После этой даты все записи будут вестись только в едином государственном электронном реестре.
Решение о получении бумажной книжки должно быть взвешенным. Оно дает тактильное ощущение контроля, но несет риски утери и не соответствует общему вектору цифровизации государственных услуг. В любом случае, независимо от выбора, ваш трудовой стаж будет защищен в электронной базе Социального фонда.
Информация в статье основана на данных на 23 мая 2026 года и действующем законодательстве РФ. Для получения персональной консультации обращайтесь в кадровую службу своего работодателя или в отделение Социального фонда.