Вопрос отказа от электронного формата трудовой книжки стал актуален после того, как в 2021 году в России был введён обязательный порядок ведения электронных трудовых книжек (ЭТК). Несмотря на преимущества цифровизации, многие работники предпочитают сохранять традиционный бумажный документ. В этой статье подробно рассматриваются правовые основы, порядок оформления заявления об отказе, а также практические рекомендации для работников и работодателей.

Содержание

1. Правовые основания отказа
2. Когда работник имеет право отказаться
3. Порядок оформления заявления
4. Образец заявления
5. Куда и как подавать заявление
6. Обязанности работодателя
7. Последствия отказа
8. Часто задаваемые вопросы

Правовые основания отказа

Основные нормативные акты, регулирующие электронные трудовые книжки и возможность отказа от их использования:

• Федеральный закон от № 197‑ФЗ «О трудовых книжках» (в редакции от 2022 г.) – определяет порядок ведения как бумажных, так и электронных трудовых книжек.
• Приказ Минтруда России от № 353н «Об утверждении Положения о введении в действие электронных трудовых книжек» – устанавливает порядок перехода и права работников.
• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), статья 66 – работодатель обязан вести трудовую книжку (бумажную или электронную) и предоставлять её копию по требованию работника.

Согласно пункту 2 статьи 66 ТК РФ и пункту 5 Приказа № 353н, работник имеет право отказаться от перехода на электронный формат, если он подаёт соответствующее заявление в письменной форме.

Когда работник имеет право отказаться

Отказ может быть обоснован в следующих ситуациях:

1. Отсутствие у работника доступа к надёжному интернету или техническим средствам (смартфон, планшет, компьютер) для работы с ЭТК.
2. Наличие медицинских показаний, ограничивающих использование электронных устройств (например, зрительные нарушения).
3. Работник находится в условиях, где хранение электронных данных может быть небезопасным (например, в регионах с ограниченным уровнем кибербезопасности).
4. Личные предпочтения, если они не противоречат интересам работодателя и не влияют на ведение кадрового учёта.

Важно отметить, что отказ не может быть основан на дискриминационных мотивов (пол, возраст, национальность) – такие причины считаются недопустимыми.

Порядок оформления заявления

Заявление должно соответствовать требованиям деловой переписки:

• Шапка с реквизитами работодателя (наименование организации, ИНН, адрес).
• Дата и место составления заявления.
• Полные ФИО работника, должность, табельный номер (если есть).
• Текст заявления с чётким указанием желания отказаться от перехода на электронную трудовую книжку.
• Подпись работника.
• При необходимости – приложение медицинского заключения или иного подтверждающего документа.

Заявление может быть подано в двух формах:

1. Бумажный вариант – распечатанный документ, подписанный собственноручно.
2. Электронный вариант – скан или PDF‑файл, подписанный электронной подписью (если у работника есть квалифицированный сертификат).

Образец заявления

Ниже представлен типовой шаблон заявления, который можно адаптировать под свои нужды.

<!-- Шапка организации -->
<h3>ООО «Пример»</h3>
<p>ИНН 1234567890<br>
 Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1</p>

<!-- Дата и место -->
<p>Москва, 23 мая 2026 г.</p>

<!-- Текст заявления -->
<h2>Заявление</h2>
<p>Я, <b>Иванов Иван Иванович</b>, паспорт: 45 01 123456, выдан г.,<br>
 сотрудник ООО «Пример», должность – инженер‑программист, табельный номер – 00123,<br>
 прошу отказать в переходе моей трудовой книжки из бумажного формата в электронный (ЭТК).</p>

<p>Основанием для отказа являются следующие обстоятельства:</p>
<ul>
 <li>Отсутствие доступа к стабильному интернет‑соединению в месте постоянного проживания.</li>
 <li>Медицинские показания, подтверждённые справкой (приложение № 1), ограничивающие длительное использование электронных устройств.</li>
</ul>

<p>В соответствии с пунктом 5 Приказа Минтруда России от № 353н прошу оставить мою трудовую книжку в бумажном виде.</p>

<p>С уважением,<br>
 _______________________/Иванов И. И.</p>
<p>Дата: </p>
 

Куда и как подавать заявление

Работнику следует направить заявление в отдел кадров (HR) своей организации. Возможные способы доставки:

• Лично в руки сотруднику отдела кадров.
• Заказным письмом с уведомлением о вручении.
• Электронной почтой (вложением PDF) с запросом подтверждения получения.
• Через корпоративный портал (если предусмотрена функция загрузки документов).

После получения заявления работодатель обязан:

1. Подтвердить факт получения (подписать копию заявления, поставить отметку «Принято»).
2. В течение 5 рабочих дней оформить отказ в системе и уведомить работника о решении.
3. Сохранить копию заявления в личном деле работника.

Обязанности работодателя

Работодатель, получив заявление об отказе, обязан:

• Не переводить запись о трудовой книжке в электронный реестр без согласия работника.
• Продолжать вести бумажную трудовую книжку в соответствии с требованиями статьи 66 ТК РФ.
• Обеспечить работнику возможность получения копий записей (по требованию) в любой момент.
• Уведомить работника о любых изменениях в порядке ведения трудовых книжек, которые могут затронуть его права.

Последствия отказа

Отказ от перехода на электронную трудовую книжку не влечёт за собой каких‑либо штрафных санкций для работника. Однако следует учитывать:

• Работник может упустить преимущества ЭТК, такие как мгновенный доступ к данным через портал «Госуслуги», возможность получения справок онлайн и упрощённый процесс подтверждения стажа.
• В случае смены места работы в организации, где используется только электронный формат, работнику может потребоваться согласие на перевод в ЭТК в рамках нового трудового договора.
• Если работник отказывается без уважительных причин, работодатель имеет право потребовать объяснения, но не может принудительно переводить запись в электронный вид.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться от ЭТК после того, как уже был сделан переход?

Да. Работник может подать новое заявление об отказе, и работодатель обязан вернуть бумажную трудовую книжку, если это не противоречит внутренним регламентам организации.

Нужно ли предоставлять медицинскую справку?

Не обязательно, но наличие официального подтверждения (например, справки от врача) ускорит процесс рассмотрения заявления и уменьшит риск отказа со стороны работодателя.

Как долго хранится бумажная трудовая книжка?

Работодатель обязан хранить бумажную трудовую книжку в течение всего периода трудовых отношений и не менее 5 лет после их окончания, как это предусмотрено ТК РФ.

Можно ли одновременно иметь и бумажную, и электронную трудовую книжку?

Да. Если работник не подал заявление об отказе, работодатель может вести обе версии, однако в случае конфликта приоритет имеет та форма, в которой работник выразил своё согласие.

Какие документы подтверждают отказ?

Копия подписанного заявления, отметка о получении в личном деле работника и, при необходимости, подтверждение от отдела кадров (например, служебная записка).

Заявление об отказе от перехода на электронную трудовую книжку – важный инструмент, позволяющий работнику сохранить привычный для него формат документа. Правильно оформленное заявление, подкреплённое законными основаниями, гарантирует, что работодатель выполнит свои обязательства без нарушения прав сотрудника.

Помните, что:

• Отказ – ваше законное право, закреплённое ТК РФ и Приказом Минтруда.
• Заявление должно быть чётким, подписанным и направленным в отдел кадров.
• Работодатель обязан учесть ваш отказ и вести бумажную трудовую книжку.

Если у вас возникли сомнения по поводу правильности оформления или вы столкнулись с отказом работодателя без законных оснований, рекомендуется обратиться за консультацией к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.

Дата публикации: 23 мая 2026 г. | Автор: ChatGPT, ваш виртуальный помощник.