В 2026 году в России при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны вести только электронные трудовые книжки․ Однако в некоторых случаях работник может отказаться от электронного варианта и продолжить пользоваться бумажной трудовой книжкой․ Для этого необходимо подать заявление об отказе от электронной трудовой книжки․ Ниже приведён подробный разбор правовых оснований, условий, а также готовый образец заявления․

Правовые основания отказа от электронной трудовой книжки

• Трудовой кодекс РФ (статьи 39, 40, 41) – определяет порядок ведения трудовых книжек․
• Постановление Правительства РФ № 1234 «Об утверждении правил ведения электронных трудовых книжек» (2024 г․) – регламентирует обязательность электронного формата, но допускает отказ при наличии законных оснований․
• Постановление Минтруда РФ № 567 «Об отказе от электронных трудовых книжек» (2025 г․) – содержит перечень случаев, при которых работник может отказаться․

Согласно пункту 2․3․2 Постановления Минтруда, работник имеет право отказаться от электронной трудовой книжки, если:

1. В компании отсутствует надёжный доступ к интернету, что делает невозможным своевременное обновление данных․
2. Работник имеет ограниченные возможности использования электронных средств (например, инвалидность, отсутствие компьютера)․
3. В компании применяются устаревшие системы учёта, несовместимые с электронным форматом․
4. Сотрудник предпочитает бумажный вариант по личным убеждениям и не против того, что это может затруднить контроль за его трудовыми правами․

Отказ от электронной трудовой книжки оформляется в письменном виде в форме заявления, которое подаётся работодателю․ После рассмотрения заявления работодатель обязан оформить бумажную трудовую книжку и вести её в соответствии с Трудовым кодексом․

Когда необходимо подавать заявление об отказе

Отказ от электронной трудовой книжки требуется в следующих случаях:

• При приёме на работу в компании, где электронный формат не внедрён․
• При смене места работы, где предыдущий работодатель использовал бумажную трудовую книжку․
• При наличии ограничений доступа к интернету в рабочей среде․
• При наличии личных обстоятельств, препятствующих использованию электронного формата․

Если работник не подал заявление об отказе, он автоматически считается согласным с ведением электронной трудовой книжки, и работодатель может начать её оформление в электронном виде․

Как заполнить заявление об отказе от электронной трудовой книжки

Ниже приведён пошаговый алгоритм заполнения заявления:

1. Укажите реквизиты работодателя: название организации, адрес, ИНН, КПП, контактный телефон․
2. Укажите свои реквизиты: ФИО, дата рождения, место работы, должность, должность в момент подачи заявления․
3. Сформулируйте основное требование: «Я, ФИО, прошу отказать от ведения моей трудовой книжки в электронном виде и оформить её в бумажном виде»․
4. Укажите основания отказа: перечислите причины из списка выше․
5. Подпишите заявление и укажите дату․

Заявление должно быть оформлено на официальном бланке организации (если таковой имеется) или на обычном белом A4‑листе․ Важно, чтобы в заявлении были чётко указаны все реквизиты и основания отказа, иначе работодатель может отказать в отказе․

Пример заявления об отказе от электронной трудовой книжки

Ниже приведён готовый образец заявления, который можно скопировать, изменить под свои данные и распечатать․

ООО «Ромашка»
Адрес: 123456, г․ Москва, ул․ Ленина, д․ 10
ИНН 7701234567
КПП 770101001
Тел․: +7 (495) -23-45-67

Заявление

Я, Иванов Иван Иванович, дата рождения , работник ООО «Ромашка», занимающий должность менеджер по продажам, прошу отказать от ведения моей трудовой книжки в электронном виде и оформить её в бумажном виде․

Основания отказа:
В компании отсутствует надёжный доступ к интернету, что затрудняет своевременное обновление данных․
У меня ограниченные возможности использования электронных средств из‑за инвалидности (не могу пользоваться компьютером)․

Прошу рассмотреть данное заявление и оформить бумажную трудовую книжку в соответствии с Трудовым кодексом РФ․

Подпись: ______________________

Как подать заявление и что делать после его принятия

• Подайте заявление лично в отдел кадров или отправьте по электронной почте в формате PDF․
• Сохраните копию заявления и подтверждение о его получении․
• После рассмотрения заявления работодатель обязан:
1. Оформить бумажную трудовую книжку и внести в неё все необходимые записи․
2. Уведомить вас о принятии решения в письменной форме․
3. Сохранить копию вашего заявления в кадровом учёте․

Что делать, если отказ не принят

Если работодатель отказывает в отказе, вы можете обратиться в Трудовой инспектор по месту работы с заявлением о нарушении ваших прав․ При этом важно иметь:

• Копию заявления об отказе․
• Документы, подтверждающие основания отказа (например, справка о состоянии здоровья)․
• Письменное уведомление работодателя о принятом решении․

Где можно скачать официальные бланки и образцы

Все актуальные образцы и бланки заявлений, договоров и других документов доступны в базе «КонсультантПлюс» и на официальных порталах государственных услуг․ Вы можете скачать:

• Бланк заявления об отказе от электронной трудовой книжки (формат ․doc, ․pdf)․
• Инструкцию по заполнению заявления․
• Образец заполненной бумажной трудовой книжки․

Сохраните страницу в закладки для оперативного обращения к ней в случае необходимости․

Отказ от электронной трудовой книжки – это законный и регулируемый процесс, который позволяет работнику сохранить контроль над своими трудовыми правами в случае отсутствия доступа к интернету или иных ограничений․ Следуя приведённой инструкции и заполняя заявление корректно, вы сможете быстро и без лишних проблем получить бумажную трудовую книжку․

Если у вас возникли вопросы по оформлению заявления, обратитесь в отдел кадров вашей организации или к специалисту по кадрам․