Цифровизация трудовых отношений в России продолжается уже несколько лет․ С 2020 года в стране была внедрена система электронных трудовых книжек (ЭТК), которая к 2026 году стала основным способом учета трудового стажа․ Однако законодательство сохранило за работниками право выбора формата ведения этого документа․ В данной статье мы подробно разберем, кто может отказаться от «цифры», как правильно составить заявление и какие нюансы необходимо учитывать при подаче документа работодателю․
Актуальность вопроса в 2026 году
Несмотря на то, что с 1 января 2021 года на всех новых сотрудников заводится только электронная трудовая книжка, у многих граждан до сих пор остаются бумажные версии, заполненные ранее․ Согласно действующему законодательству, переход на ЭТК не является принудительным для тех, кто успел сделать выбор в пользу бумажного носителя до установленного срока или имеет на это право в силу переходных положений․
Важно понимать: если работник ранее не подавал заявление о переходе на электронную книжку и сохранил бумажный вариант, работодатель обязан вести его параллельно с электронным учетом (или только бумажный, в зависимости от конкретной даты и статуса сотрудника)․ Однако, если стоит вопрос о formalном подтверждении желания продолжать вести бумажную версию или, наоборот, отказе от нее в пользу полной цифровизации, правильное оформление документов критически важно․
Кто имеет право на бумажную трудовую книжку?
Право продолжать ведение бумажной трудовой книжки сохранилось за:
- Сотрудниками, которые подали соответствующее письменное заявление работодателю до 31 декабря 2020 года․
- Работниками, которые на 31 декабря 2020 года находились на больничном, в отпуске или были приостановлены в работе, и подали заявление в течение 30 дней после выхода․
Если вы относитесь к этой категории, но работодатель настаивает на полном переходе, или если вы хотите документально зафиксировать свой отказ от исключительно электронного формата (в случаях, когда это возможно по переходным правилам), вам потребуется грамотное заявление․
Как правильно составить заявление
Заявление на отказ от ведения исключительно электронной трудовой книжки (или подтверждение выбора бумажного формата) составляется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты․ Документ пишется на имя руководителя организации․
Структура документа:
- Шапка: В правом верхнем углу указывается должность, ФИО руководителя и название организации․ Ниже — данные заявителя (должность, ФИО)․
- По центру строки пишется слово «Заявление»․
- Основная часть: Текст должен четко выражать волю работника․ Необходимо указать ссылку на Федеральный закон № 439-ФЗ и выразить желание продолжать ведение бумажной трудовой книжки․
- Дата и подпись: Внизу слева ставится дата составления, справа — личная подпись работника с расшифровкой․
Важно: Заявление должно быть написано от руки или напечатано, но обязательно собственноручно подписано․ Использование электронной подписи для первичного выбора формата трудовой книжки, как правило, не предусмотрено, требуется живой подписанный оригинал․
Образец заявления
Ниже приведен примерный шаблон, который можно использовать в 2026 году:
Генеральному директору ООО «Пример»
Иванову И․И․
от менеджера Петрова П․П․
Заявление
Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе в соответствии с частью 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»․
Электронную трудовую книжку в отношении меня не вести (или вести параллельно, в зависимости от ситуации), так как мною ранее было подано заявление о сохранении бумажной трудовой книжки․
Подпись: ___________ /Петров П․П․/
Порядок подачи и регистрации
После составления документ необходимо передать в отдел кадров или непосредственно руководителю․ Рекомендуется подготовить два экземпляра: один передается работодателю, а на втором (вашем) секретарь или кадровик должен поставить отметку о входящем номере и дате принятия․ Это будет служить гарантией того, что ваше требование учтено․
Если работодатель отказывается принимать заявление, его можно отправить заказным письмом с уведомлением о вручении по юридическому адресу компании․
Что будет после подачи?
После регистрации заявления работодатель обязан:
- Продолжить заполнять бумажную трудовую книжку сотрудника в обычном режиме (вносить записи о приемах, переводах, увольнениях, награждениях)․
- Вести учет сведений в системе Социального фонда России (СФР) в электронном виде (так как отчетность сдается в любом случае)․
- Выдать бумажную трудовую книжку на руки при увольнении․
Частые ошибки и заблуждения
Многие граждане ошибочно полагают, что можно «отказаться» от электронной книжки в 2026 году, если они ранее уже выбрали электронный формат․ Это не так․ Закон предусматривает однократность выбора․ Если вы ранее написали заявление о переходе на ЭТК, обратного пути к бумажному варианту для новых записей нет․ Заявление об отказе актуально только для тех, кто сохранил право на бумажную книжку и хочет подтвердить этот статус․
Также стоит помнить, что с 2023 года бланки бумажных трудовых книжек нового образца, и все записи в них должны вноситься строго в соответствии с актуальными инструкциями․
Несмотря на активную цифровизацию, бумажная трудовая книжка в 2026 году все еще имеет юридическую силу для определенной категории граждан․ Грамотно составленное заявление поможет защитить ваши права и обеспечить корректный учет трудового стажа․ Всегда храните копию поданного заявления и следите за своевременностью внесения записей в ваш документ․
Помните: правильное оформление документов — залог спокойствия в трудовых отношениях․