С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Те, кто уже работал в компании до 1 января 2021 года, обязаны перейти на цифровой формат. Однако в законодательстве предусмотрены исключения и механизмы, позволяющие сотрудникам и работодателям сохранить бумажную трудовую книжку. Ниже разберём, как действовать в такой ситуации, какие права и обязанности сохраняются, а также как избежать штрафов и конфликтов.
Краткое введение
Электронная трудовая книжка – это цифровой «лицевой» счет, открытый в системе Пенсионного фонда РФ. В нём фиксируются все трудовые договоры, стаж, начисления и выплаты. По закону переход на ЭТК является обязательным для всех новых сотрудников, но для тех, кто уже был трудоустроен до 1 января 2021 года, возможен отказ от перехода.
Права и обязанности по закону
Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1) устанавливает, что:
- Сотрудник, который работал до 1 января 2021 года, имеет право отказаться от перехода на ЭТК.
- Работодатель не может требовать от работника вести трудовую книжку в электронном виде, если последний этого не хочет.
- Если сотрудник отказался, работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку и вносить в неё все записи, как если бы переход не происходил.
- При отсутствии записи о переходе в бумажной книжке, новый работодатель обязан внести её при приёме на работу.
Исключения и особенности
- Сотрудники, начавшие трудовую деятельность после 1 января 2021 года, обязаны перейти на ЭТК.
- В случае, если работник не заполнил заявление о переходе, но работодатель не внес запись о переходе, это считается нарушением, и работодатель может быть оштрафован.
- Если работник не помнит, какой формат он выбрал, работодателю необходимо уточнить его решение и оформить соответствующую запись.
Как оформить отказ от перехода
Если сотрудник не хочет переходить на электронную трудовую книжку, он должен написать заявление в свободной форме или по форме, утверждённой в организации. В заявлении обязательно указать:
- ФИО, должность, дату рождения;
- Указание, что он отказывается от перехода на ЭТК.
- Подпись и дата.
После получения заявления работодатель фиксирует отказ в бумажной трудовой книжке, ставя отметку «Отказ от перехода на ЭТК» в соответствующем разделе.
Что делает работодатель, если сотрудник отказывается
Работодатель обязан:
- Вести бумажную трудовую книжку в соответствии с Трудовым кодексом.
- Вносить в неё все записи о трудовой деятельности, включая даты начала и окончания работы, должности, начисления и выплаты.
- Дублировать данные в системе Пенсионного фонда, если работник согласен с этим.
Порядок внесения записей
- При приёме на работу – вносится запись о приёме и указание, что работник отказался от перехода на ЭТК.
- При изменении должности, зарплаты, стажа – вносится соответствующая запись.
- При увольнении – вносится закрывающая запись, подтверждающая, что работник не переходил на ЭТК.
Последствия отказа для сотрудника
Отказ от перехода на ЭТК может повлиять на:
- Стаж работы – в бумажной книжке он будет учитываться, но при расчётах пенсионных начислений может возникнуть необходимость уточнения.
- Пенсионные выплаты – в случае несоответствия данных в бумажной и электронной книжках могут возникнуть задержки.
- Переход на новую работу – работодатели могут запросить подтверждение отказа, чтобы избежать ошибок при оформлении трудового договора.
Как работодателю вести обе формы
Если сотрудник отказался от перехода, но в системе Пенсионного фонда уже есть запись о переходе, работодатель должен:
- Подтвердить в бумажной трудовой книжке, что работник не переходил.
- Внести в электронную систему данные о работе, но пометить их как «дублирующие».
- Проверять, чтобы в обеих системах были одинаковые даты начала и окончания работы.
Как избежать штрафов и санкций
- Проверяйте наличие записи о переходе в бумажной трудовой книжке при приёме нового сотрудника.
- Если запись отсутствует, обязательно внесите её в бумажной книжке.
- Соблюдайте сроки подачи сведений в Пенсионный фонд – до 30 дней с даты начала работы.
- В случае отказа от перехода оформляйте заявление и фиксируйте его в бумажной книжке.
- Обучайте кадровый отдел и бухгалтерию правилам ведения обеих форм.
Рекомендации и советы
- Периодически проводите аудит трудовых книжек, чтобы убедиться, что все записи корректны.
- В случае сомнений обращайтесь за консультацией к юристу или в региональный отдел Пенсионного фонда.
- Если вы – работник, который не хочет переходить на ЭТК, обязательно подайте письменное заявление и сохраните копию.
- Если вы – работодатель, не забывайте обновлять локальные акты и инструкции в соответствии с изменениями в Трудовом кодексе.
Ссылки и источники
- Трудовой кодекс РФ, ст. 66.1 – ссылка
- Пенсионный фонд РФ – официальный сайт
- Портал государственных услуг РФ – госуслуги
- Инфотекс Интернет Траст – сайт
- Контур.Экстерн – сайт
Следуя этим рекомендациям, вы сможете корректно управлять трудовыми книжками, даже если не переходите на электронный формат, и избежать конфликтов с сотрудниками и государственными органами.