В 2026 году в России действует закон, позволяющий работникам полностью отказаться от традиционной бумажной трудовой книжки и перейти на электронный вариант. Однако отказ требует оформления соответствующего заявления и соблюдения определённых процедур. В этой статье подробно разберём, как правильно составить заявление, какие формы используют, какие нюансы следует учитывать, а также где можно скачать готовые образцы.

Нормативно-правовая база

Основным документом, регулирующим вопросы ведения и передачи трудовой документации, является Федеральный закон № 439‑ФЗ от «Об электронном документообороте в сфере труда и занятости». В нём указано, что:

• Ведение бумажной трудовой книжки необязательно, если работник не выразил желания её использовать.
• Работник имеет право полностью отказаться от бумажной формы и перейти на электронную.
• Отказ от бумажной формы оформляется отдельным заявлением, которое подаётся работодателю.

Кроме того, в Трудовом кодексе РФ (ст. 66.1) закреплено, что работодатель обязан вести учёт трудовых отношений в электронном виде, если работник этого запросил.

Когда и почему стоит отказаться от бумажной трудовой книжки?

Отказ от бумажной формы может быть обусловлен рядом причин:

1. Удобство. Электронный документ доступен в любой момент, не требует физического хранения.
2. Безопасность. Меньше риска потери, порчи или украденного документа.
3. Современные требования. Многие компании уже перешли на электронный документооборот.
4. Сокращение бюрократии. Упрощённая процедура оформления и передачи данных.

Как правильно оформить заявление об отказе от бумажной трудовой книжки?

Заявление должно содержать несколько обязательных элементов. Ниже – пошаговая инструкция и пример готового текста.

Структура заявления

• Шапка – наименование организации, реквизиты (ИНН, ОГРН), адрес.
• Дата – указание даты составления заявления.
• Кому адресовано – обычно «На имя руководителя» или «Руководителю организации».
• Текст заявления – чёткое изложение причины отказа и просьба о переходе на электронную форму.
• Подпись работника – подпись и расшифровка.

Пример готового заявления

ООО «Примерный Холдинг»
ИНН 1234567890, ОГРН 1122334455
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1

«__» _______ 2026 г.

Наименование: Заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки

Уважаемый(ая) _______________________!

Я, ________________________ (ФИО), занимающую(ий) позицию _______________________,
прошу отменить ведение бумажной трудовой книжки и перевести мой трудовой
документ в электронный формат, в соответствии с Федеральным законом № 439‑ФЗ
от .
Прошу оформить соответствующую запись в системе электронного учёта
трудовой деятельности и направить мне подтверждение о переходе на
электронную форму.
С уважением,
_______________________
(подпись)
ФИО

Готовый шаблон можно скачать в форматах Word и PDF по ссылкам:

• Образец заявления (PDF)
• Образец заявления (DOCX)

Что делать после подачи заявления?

После того как работник подал заявление, работодатель обязан выполнить несколько действий:

1. Записать в учётной системе переход на электронную форму.
2. Сформировать акт об отказе от получения бумажной трудовой книжки.
3. Обеспечить работника доступом к электронному документу (например, через корпоративный портал или личный кабинет).
4. Сохранить копию заявления в личном деле сотрудника.

Для справки с примерами актов и форм можно посетить раздел КонсультантПлюс, где собраны:

• Акт об отказе работника от получения трудовой книжки (образцы 2024‑2026 годов).
• Заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки.
• Инструкцию по переходу на электронную форму.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно пользоваться бумажной и электронной трудовой книжкой?

Нет. По закону, если работник не написал заявление об отказе от бумажной формы, обе формы могут использоваться одновременно. Однако после подачи заявления бумажная запись считается прекращённой.

Что делать, если работодатель отказывается оформить электронную форму?

В этом случае работник может обратиться в Трудовую инспекцию или в суд. Закон поддерживает право сотрудника на электронный документооборот.

Как оформить запись в трудовой книжке при отказе от бумажной формы?

В электронной системе в графу 13 вносится запись: «Выдана на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (часть 2 ст. 2 Федерального закона № 439‑ФЗ)».

Есть ли сроки подачи заявления?

Заявление может быть подано в любой момент в течение действия трудового договора. Однако для корректного перехода рекомендуется подать его за не менее 10 календарных дней до желаемой даты перехода.

Где скачать готовые формы и образцы?

Ниже перечислены основные ресурсы, где можно бесплатно загрузить актуальные документы:

• КонсультантПлюс – umfangленная библиотека актов, заявлений и форм (2024‑2026 гг.).
• Моё дело – портал с примерами актов об отказе от получения трудовой книжки.
• SPOK.BY – международный сервис, содержащий образцы актов и заявлений.
• Группа Компаний «Москворецкий Дом Аудита» – типовые документы для юридических лиц.

https://example.com/akt_otkaza_trudovoy_kнижки_2026.pdf

Отказ от бумажной трудовой книжки – это законный и всё более популярный способ упрощения работы с персональными документами. Главное – правильно оформить заявление, соблюсти сроки и убедиться, что работодатель оформил акт перехода на электронную форму. При правильном подходе процесс будет прозрачным, а трудовые отношения – более гибкими.

Если у вас возникнут вопросы по оформлению заявления или вам нужна помощь в подборе подходящего образца, оставляйте комментарий ниже или обращайтесь к специалистам в разделе КонсультантПлюс.

Автор статьи: служба поддержки юридических информационных ресурсов.